信息化背景下如何加强数字档案管理探究

　　【摘要】数字档案虽然解决了传统档案管理中容易破损、检索困难的问题，但是受当前技术的影响，数字档案信息不安全、数字化覆盖率低、缺乏数据共享等问题没有及时得到解决。因此，必须要探究加强数字档案管理的可行性措施，从而提高档案的管理和服务水平。
　　【关键词】信息化；数字档案；存在问题；管理措施
　　数字档案又称电子档案，是信息化背景下的产物，数字档案以二进制数据的形式在计算机中存储，并借助于互联网实现传输和共享。与传统的档案管理方式相比，档案管理人员只需要通过操作计算机，就能够完成档案的分类、检索、借阅等工作，一方面能够减轻工作压力，另一方面也可以提高数字档案管理的质量和效率。但是在实际的工作中发现，由于硬件设备不兼容、管理技术不过关、网络环境不安全等因素的影响，数字档案管理面临诸多问题。如果不能及时分析问题成因并提出有效的防范对策，不仅会给当前数字管理工作造成影响，也不利于数字档案的长远发展。
　　一、数字档案的特点
　　（一）便于存储。纸质档案在保存过程中，需要占用较大的空间，并且随着档案数量的逐渐增加，还需要修建新的档案管理室。同时，纸质档案对档案管理室内部的环境要求也较为严格，例如要保证档案管理室具有较好的通风条件，保证空气干燥，避免档案潮湿、发霉。而对于一些年代久远的档案来说，在档案借阅和搬运过程中，容易出现破损问题，尤其是一些具有珍贵价值的档案，一旦出现损害，将会造成不可逆的损失，档案的利用价值也会受到影响。而数字档案则不需要考虑上述问题：首先，数字档案以数据形式保存在计算机中，一台普通计算机的内存在200G以上，其储存的数字档案数量甚至比一座标准化的档案管理室还多，这也就意味这数字档案的保存不需要占用太多的空间。其次，数字档案可以被多次复制和拷贝，并且通过异地备份的形式，将档案资料分开保存，即便是发生不可抗拒的影响因素（例如设备突然断电、非法网络攻击等），也能够保证备份资料的安全。
　　（二）资源共享。信息和资源共享是互联网最显著的应用特点。而借助于计算机和互联网发展而来的数字档案管理，则继承了这一特点。人们在查询、借阅、归还档案资料时，不需要通过档案室的前台服务人员，而是在各种服务端设备上自行完成上述工作，极大地提高了档案管理的效率。同时，人们可以在网络平台上分享这些公共的档案资料，确保档案的价值得到充分体现。利用互联网将多个数字档案室连接起来，还能够实现相互之间的信息沟通，一方面能够实现优势互补，弥补了单个数字档案馆存在的信息缺陷；另一方面也能够分享管理经验，对于全面提升数字档案管理水平有一定作用。
　　二、数字档案管理的作用
　　（一）管理数字化。档案形式发生变化后，为了适应档案管理工作的需要，档案管理模式也必须要与时俱进进行变革。由传统的人工式管理转向数字化管理，不仅确保了档案管理效率的提升，而且也降低了人工管理压力。可以预见的是，随着信息技术的成熟发展，数字档案的应用范围也会越来越广。只有充分掌握数字档案的特点，认识到数字档案管理的重要性，才能推动数字档案管理工作的稳定开展。
　　（二）资源扩展智能化。档案管理是一项动态的工作，由于档案数量的不断增加，档案管理工作的压力也会相应增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不仅档案管理效率极低，而且很难体现出档案管理的服务职能，也就不能为用户提供完善的档案借阅体验。因此，档案管理部门需要集中有限的人力、物力和财力资源，实现档案信息资源的优化和开发，在保证发挥档案管理应有功能的基础上，不断降低管理成本。
　　三、数字档案管理存在的问题
　　（一）数字档案本身的安全性不高。数字档案是以数字化信息的方式储存，而这种储存方式具有一定的安全隐患，因其储存需要考虑到介质的质量与磁场等，如果达不到要求，档案会很容易丢失，数字档案丢失后比较难以找回。除此之外，数字档案具有容易转移的特点，这里就存在着一定的安全隐患，数字档案容易转移，那么数字档案在进行转移的过程中就有可能出现因为转移过程中的某些问题，造成原档案的丢失。
　　（二）互联网给数字档案带来的不安全性。互联网作为一个完全开放的环境，本身具有一定的不安全因素。近年来，因为遭受网络黑客攻击而导致商业信息泄露或档案资料丢失的新闻屡见不鲜，如何保障信息化背景下数字档案的安全，成为现阶段档案管理人员需要重点解决的问题。除了网络黑客的非法攻击外，网络系统不稳定、突然断电或人为操作不当等因素，也有可能给数字档案的管理造成负面影响。
　　（三）人带来的不安全因素。人为影响因素又可分为主观因素和客观因素。主观因素就是部分不法分子出于某种目的，人为破坏、损毁或是偷盗某些具有重要参考价值的档案；客观因素就是档案管理人员由于业务技能不熟练，或是操作失误，导致数字档案被误删。与其他问题相比，只要加强数字档案的管理工作，就可以极大程度上避免类似问题的出现。
　　四、信息技术在数字档案管理中的改进
　　（一）加强硬件设施的管理。硬件设施的质量不过关，或是相互之间的兼容性不好，就会影响数字档案的管理质量。例如，硬件设备运行稳定性不好，（下转第179页）（上接第169页）在文件传输或保存过程中出现问题，就会导致数字档案受损，甚至是丢失。因此，必须要及时更新硬件设施，并且定期开展系统检测工作，确保硬件设施的安全运行。另外，对于重要的档案资料，还要做好异地备份，即在不同的硬件设备上分别进行复制和保存，从而提高了档案资料的存储安全。
　　（二）提高数字档案信息的安全性。一是要从外部着手，构建安全的网络环境，杜绝不法分子利用网络漏洞和攻击手段窃取档案资料。近年来，市场上各种网络杀毒和保护软件层出不穷，档案管理人员可以根据实际需要，安装一些网络杀毒软件，避免木马、病毒破坏数字档案管理系统，造成档案资料的泄露。
　　（三）提高档案信息数字化的覆盖率。数字档案作为一种新型的档案管理模式，在实际运用中体现出了较好的应用优势。但是我们也应当看到，受技术条件、管理理念等因素的限制，现阶段档案数字化管理的覆盖率还相对较低。因此，需要通过投入一定的人力、物力和财力资源，推广数字档案管理理念，建立数字档案管理库，利用网络实现多个数字档案库之间的信息交流和资源共享，为用户提供更加完善的档案查找和借阅服务。
　　（四）满足用户的多元化需求。服务性是数字档案管理工作的基本属性之一，满足用户多元化的需求，也是加强数字档案管理工作的重要内容。数据库开发人员提高专业素质，不断地补充完善数据库功能，建立特色的、专业的、系统的信息数据库。档案管理员要具备相关专业知识，熟悉管理系统的功能，了解档案管理、信息技术等综合知识，具有良好的全面分析能力、数据处理能力以及较好的沟通交流能力。同时，相关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强對档案管理信息化的理解和实施，充分发挥信息技术的作用，提高员工的整体专业素质、道德水平，从而提高档案的管理水平和服务水平。
　　五、结语
　　数字档案相对于传统档案来说，呈现了很多新的特点，这些特点在给数字档案管理带来方便的同时，也带来了不小的麻烦。虽然目前我国的数字档案管理存在着一定的问题，但是相信经过研究人员的努力，这些问题一定会迎刃而解，从而促进数字档案管理的发展和进步。
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