存货内部控制环节的优化措施探讨
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摘要：存货是企业在生产经营过程中为生产或销售而储备的物资，是企业流动资产中所占比重最大的一部分。企业存货利用程度的好坏对财务状况影响很大，因此，加强存货管理，降低存货成本，便成为财务管理的一项重要内容。文章分析了创维集团彩电事业部的存货构成及特征，指出了其在存货内部控制环节，尤其是在仓储环节、销售环节、退货环节中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的解决对策。
关键词：存货 采购环节 存货管理
存货是指企业在生产经营过程中持有待售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务过程的材料或物料等，包括库存、加工中和在途的各类物料、低值易耗品、委托加工物资、商品、在产品、半成品。存货管理的好坏直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。
创维目前阶段的年销售额在200亿港币以上，其自定的发展目标是进入世界前10强。但随着国产家电业的发展逐步规模化，家电市场由过去的群雄齐进变为如今的几大国产家电巨头龙争虎斗，再加上外国家电行业的＂热情加盟＂，家电行业的竞争呈现白热化趋势。此外，由于受到家电产业原材料价格上涨的影响，创维的利润率正在逐步受到侵占，利润额也越来越小。如何建立有效的存货管理控制制度，降低存货管理成本已经成为了创维的当务之急。笔者根据在创维集团彩电事业部地方分公司的调研情况，拟就创维集团彩电事业部存货管理中存在的问题进行分析，并提出改进措施。
一、创维集团彩电事业部的存货特征分析
（一）存货数量多。创维彩电产品分为3个阶段，即：CRT阶段、LCD阶段、LED阶段，产品涵盖80多个品种，主要产品型号大小从6寸至55寸不等。彩电产品的多样性决定了原料的多元性，创维彩电的原料来源广，其原料品种达到130多个。同时，创维的赠品及其他物料更是数量繁多且品种各异。
（二）存货分布广。作为彩电制造业厂商，创维集团的销售遍布整个中国大陆及港台地区，在新加坡、越南、马来西亚、印度尼西亚也设有分部。而在国内，创维集团彩电事业部分别在各省省会城市及部分重点城市成立了彩电事业部分公司。以江苏省为例，创维电视在江苏省成立了3家分公司，分别为：南京分公司、苏南分公司、苏北分公司。在这些分公司的营销区域内的地级市成立了创维彩电办事处。纵观这个营销网络，交错纵横，而创维彩电的存货分布也是根据这些营销网络点来布置的。
二、存货内部控制环节存在的问题
（一）仓储环节过于依赖专业的仓管公司。对于创维彩电事业部总部来说，其旗下分公司办事处数量太多，且遍布大陆地区，再者由于创维销售和售后的特殊性，在每个分公司和办事处设置了多个存货点，如：中心库、物流库、维修间、周转库等，这导致存货地点不易管理，在管理上存在许多漏洞。鉴于存货管理困难，创维委托专业的仓管公司负责存货管理，但外面的仓管公司只负责产成品这一块，俗称＂大库＂的管理，而对其他＂小库＂，如物流库、维修间、周转库，仓管公司则无权限管辖。这致使创维整个销售系统内部没有一套完整的存货监控制度和内部牵制制度，对存货的数据基本源于仓管公司，而创维内部只是大略地对一下总账，无法保证存货的安全性和完整性。小库管理过程中的主要问题表现在以下几点：
1.大库与小库之间互相调货、串货现象严重。由于销售的特殊性，大库和小库之间可以互相通货，但是由于小库监管控制薄弱，业务人员往往可以借调货的名义，不用办任何手续就可以通过小库把大库的货调出来。如何杜绝其中的弊病和保证存货的完整性是储存保管环节所要解决的重要问题之一。
2.小库材料领用随意。小库材料的领料批准手续比较简单，没有明确而规范的操作程序。业务人员只是简单地通过口头或电话、qq等通讯设备通知物料保管部门即可顺利领料，至于领料单往往事后填写。由于未经管理人员的书面授权，领料过程过于简单，贵重材料的安全性很难得到保证。
3.生产领用过程中的浪费现象极其严重。生产过程中生产员工秉着方便的原则，一般都选择整袋或整箱的材料领用，而对小部分零散的材料则搁置在一边。对剩余的材料也都随地处理，没有专业的制度规定如何处置多余材料，也没有专门人员对这些多余的材料进行回收储存管理。
（二）销售环节的赠品物料管理薄弱。彩电在销售环节中通常伴有推广促销活动。客户在购买彩电时，创维集团通常会赠送赠品，这些赠品都隶属于公司的物料赠品存货行列，但由于其分布范圍较广，而且价值相对较低，因此赠品的成本与损耗控制往往受到厂家的忽视。在创维的营销系统内，至今还没有物料及赠品的相关记录和管理。管理部门只是着重于对销售产品的规划计量，对赠品和物料的管理却处于空白状态，没有人员对赠品的领购进行专门管理。再加上这些物料赠品的来源也是单独进货或自己生产，跟产品生产之间没有明确的数额或比例关系，因此赠品在销售过程中，极易被商场导购员、业务员甚至仓库管理人员所侵占。
（三）退货环节的退回物资浪费严重。企业售出的商品可能由于质量问题或其他问题发生销售退回，退回的商品应有相应的财务记录并及时验收入库。而创维集团彩电事业部对退回彩电的再循环利用控制薄弱，对于退回的机器缺乏后期有效管理。后期彩电产品的监管不力可能造成地方办事处变相扣留公司产品，为自己获得利益。
三、存货内部控制环节优化措施探讨
（一）存储、保管环节。创维彩电事业部把自己的彩电产成品完全交给仓管公司管理可以大大降低公司的管理成本，但是对于物流库、维修间、周转库这些小库存货则缺乏强有力的控制。管理人员对小库存货的具体情况经常辨别不清，控制不力。为了加强对小库存货的保管监督，创维彩电事业部对于小库存货应建立保管监控制度，该制度至少包括以下措施：
1.采取措施制止大库与小库之间互相调货、串货。首先创维彩电事业部应在相关的存货保管监控制度中作出明文规定，明令禁止大库与小库之间私自调货、串货的行为。其次，对由于销售、修理、借用等情况确实需要在库与库之间调货、串货的，要事前由分公司或办事处经理及销售经理签字同意，并书面报告给彩电事业部存货管理部门，经准许后将有关批准文件交与各相关仓库管理部门，方可进行调货、串货。对需要归还的产成品在用完之后应当及时归还，避免长时间遗忘造成损失。
2.加强材料领用管理。创维彩电事业部对小库材料领用也有规定的程序，但由于员工对材料领用的认识不够深刻，往往使得领料程序流于形式。为了保证材料的安全，材料领用应严格按照领料人填写领料单、部门负责人签字审核、行政负责人签字审批、仓库发料的顺序操作。这其中有两个关键的内部控制点，一是审批，二是核发。为了保证材料的安全性，材料领用一定要在有关授权下进行，而仓储人员在核发材料时，也一定要查验领料手续完备后方可点发材料。严禁未经授权直接发料，对违反制度者要给予严惩。
3.设置专人负责零散材料物资管理。零散材料物资作为创维存货物资的一部分，其管理的好坏必然会影响到企业的存货成本。设置专人负责零散材料物资的管理可以有效减少材料的浪费及偷窃现象。对于现有存放的闲置零散物资，要进行详细造册登记，并建立材料领用和使用登记台账，由专人负责详细记录，注明材料领用日期、使用用途、领料人、发料人等相关信息，并由领料人亲笔在登记表上签字以示负责。同时，零散材料物资管理人员还应监督零散材料物资的来源。领用材料应随用随领，车间不得存放过多的材料，对于不根据生产计划合理领取材料，造成材料囤积浪费的部门，应及时向上级报告反映。
此外，为了保证小库存货的安全性，创维彩电事业部还应加强生产车间的文化素质教育，加强对员工的道德素质管理。教育员工努力学习生产流程的规章制度，对公司物品材料不拿不偷，主动协助对生产过程中多余材料的回收管理，形成积极向上的生产氛围。同时，公司在对人才进行吸收扩招时，除了要注重员工的基本技能，也要注重员工的道德素质修养，做到＂唯才是举，德才兼备＂。
（二）销售环节。创维应当提高对销售环节赠品物料的管理意识，明确赠品物料在存货管理中的重要性。对于赠品物料也应建立相应的管理制度。
1.对价值较高的赠品物资贴上条码，将其纳入企业ERP系统管理。赠品物资如果无法到达目标消费者手中，不仅赠品本身的价值难以实现，还会造成企业资源的浪费，增加企业的成本开支。价值较高的赠品物资，其流失和损耗风险也较大，创维可以对其贴上条码，并将这类物料和赠品的管理纳入企业ERP系统存货管理项目，对其出入库进行严格的控制。以高档赠品话筒为例，其条形码的管理作业流程如上页图1所示。 可以看出，赠品话筒从采购、领用到发放均通过条形码管理作业进行详细的数据录入，并且和顾客购买的彩电型号形成了勾稽对应关系。这样，创维不但可以随时了解赠品物资的状况，而且也能有效规避促销员虚报彩电销量，随意收发赠品物资的状况。
2.对价值较低的赠品物资，其赠送要走程序化路线。对价值较低的赠品物资，导购员也不能为了促进销售而随意赠送，只有对特定的产品或在特定的活动中，才可赠送相应的赠品。赠品的赠送过程需按照5W原则（When、Where、Who、What、Why）进行严格记录。即对＂什么时间发放的赠品＂＂什么地点发放的赠品＂＂哪位导购员发放给哪位顾客的赠品＂＂发放的哪种增品＂＂为何发放此赠品＂等问题均要求导购员在赠品登记簿上做好详细记录，并要求顾客签字确认且留下联系方式，便于公司有关部门备查。同时，为了避免导购员作假或贪污，所有的赠品均应放在卖场的服务总台由专门人员凭购物发票集中发放，而不能将赠品的发放权直接交由导购员处理。
（三）退货环节。创维彩电退货环节的退机，如果是正常换机退货，仓储部门根据销售部门填写的产品退货凭证处理退库手续，对拟入库的商品进行验收。若由于产品质量问题而退货，查明原因并分清责任归属，对劣质产品可选择修复、报废等处理方法，做好相关记录。
1.对于可以循环利用的彩电应作为正常存货管理。有些退机是由于客户不满意新买的电视型号而提出换机要求发生的，退回的机器本身是完好的，且不存在质量问题和美观问题，检修后可以继续转到大库用于销售。对于这些可以循环利用的彩电产品，售后管理部门一定要做到及时登记产品退回数量等情况，及时检修，及时处理，并按照规定程序在规定的时间里將产品返回大库，并做好相关书面登记工作，以备查账。
2.对于报废机、清理机应集中销毁处理。对于经过检修确定不能用于循环销售的报废机、清理机，应当在检修后出具质检报告，并上报本部领导和分公司上级领导。在获得上级审批同意后，在规定的期限内（一般可设为一个季度），由上一级存货管理部门领导、分公司财务经理、本级办事处经理以及本级售后主任在现场当面集中处理这些报废机，并拍下相关照片视频作为销毁的证据。对于集中报废处理的报废机型号、数量以及处理情况和结果应作出相应记录，有关人员在上面签名盖章，然后以邮件方式寄总部存货管理部门备查。
3.总部应适时派相关人员到基层抽查盘点。根据下面办事处或分公司的退机上报和处理情况，总部可适时派相关人员下到基层抽查盘点，保证产品数量没有误差。抽查退货处理流程中，可用于销售的产品数量以及报废清理的产品数量计算可参照图2所示。若总部和分公司向办事处下发了a台产品，办事处该季度初库存有b台产品，假设该季度初售后退机转销售的产品数量为c台，数据记录表明该办事处本季度销售g台，其中d台售后情况正常，而剩余的则发生销售退货。对于退回的产品，其中可再次转销售数量为e台，申请报废数量为f台，那么在本季度末创维该办事处可用于继续销售的产品数量为：（a+b+c-d-f）台。X
参考文献：
[1]任生明.存货管理的问题及对策[J].会计之友（下旬刊），2009，（10）.
[2]胡毅.企业存货管理现状与对策研究
——以广东美的公司为例[J].财经界（学术版），2016，（08）.