你的待辦事項變成願望清單紅帽的高效

　　編譯?整理 / 王紫炘
　　很喜歡Inc的專欄作家Jeff Haden這樣的說法：「無論你是做哪一行，我們的一天都是相同的。」老天很公平的給了每個人一天24小時的時間，無論你是小職員或大老闆，「你怎麼運用這些時間，就造就了你和其他人的差異。」
　　所以，就讓來我們看看大老闆運用時間的方式吧。Jeff整理了紅帽公司（Red Hat：全球最大、最成功的開放軟體供應商）總裁兼CEO 吉姆?懷特赫斯特（Jim Whitehurst）的10個高效工作術。這些方法其實很簡單，只是真的是要下定決心來實踐啊，不然這真的就是大老闆或小職員的差異了。
　　1. 在星期天晚上，就把下週計畫好
　　吉姆一到星期天晚上，就會坐在家中檢視公司的年度、各月的重要目標。他認為，雖然公司的長期目標不是緊急的事，但絕對很重要，若沒做好規劃，很容易一不小心，就為了緊急的事，而耽誤了重要的事。所以，他是這麼做的：
　　「我會先查看一週的行事曆，先知道哪些時間被排定了會議，然後檢視我想完成的工作，將這些事項填入我的待辦清單中。」
　　關鍵是為一週的工作建立架構與原則，不然一忙，你就會忽略了去做那些重要、但不緊急的事。
　　2. 把時間空出來，留給重要工作
　　和別人有約、或是訂下會議時間之前，先在行事曆為自己保留一些時段，填上預定的工作項目，如：寫新提案、檢核行銷素材等，以完成特定的工作。若是不這樣做，你的時間很容易悄悄溜走、或被人打斷，無法專心完成重要的工作。
　　3. 請遵守「真正」的待辦清單（to do list）
　　你曾經列出一堆to do list，但根本沒時間完成嗎？吉姆也是，清單上的項目永遠做不完，結果，to do list變成了願望清單（wish list）。如果你一天要開6小時的會議，但你還規劃八小時的工作，那這些工作能完成才真是見鬼了。
　　吉姆說：「用真正的時間來做分配，會強迫你排定優先順序，讓你專心。當你知道你只有30分鐘做完一件事，你會更積極的防止分心。」
　　4. 將會議時間預設為30分鐘
　　以1小時為單位的行事曆軟體，究竟是誰發明的？吉姆怒喊，這讓人浪費了幾百萬個小時啊。他認為，大部分的討論可以在30分鐘內結束，甚至15分鐘就可結束，特別是當大家都知道，老闆只有15分鐘可以開會的時候。
　　5. 不要一次做很多事 （multitasking）
　　特別是在冗長的會議中，很容易想要做一些不用大腦的工作，像是清理電子郵件信箱？但這都會讓你的會議變得沒效率，就算你做的是不用腦的事，你還是分心了。他認為，不要去嘗試一次做好兩件事，一次真正做好一件事就夠了。
　　6. 好好利用邊緣時間（edge time）
　　「我最多的邊緣時間，是平日開車上下班、還有在機場的時候。」吉姆是這樣運用時間的，他載小孩去上學，然後在固定的時間送他們下車，接著他就在開車的時候，約莫是早上8點到8點半，按計畫打電話給需要聯絡的人
　　7. 追蹤你的時間
　　當你開始追蹤你的時間，你會驚覺自己花了多少時間在做沒效率的事。你不用算得太準確，但是這些時間的記錄，會給你改善的方向。吉姆說：「我最近才開始追蹤我的時間，結果令我大開眼界，而且真的能讓我專心。」
　　8. 用心經營午餐時光
　　你要吃1小時、30分鐘、或是10分鐘的午餐都行。但不管吃多久，你都要用心想想，這段時間對你產生了怎樣的幫助。因為你每天花1小時用餐，一週就用掉了5個小時，若能在午休時間，可以同時休息放鬆、順便社交、建立企業文化，不是更有生產力嗎？但前提是，你不能每天都跟相同的人一起吃午餐，建議規劃一周兩次，和不那麼熟的人一起午餐、或是外出走走。
　　9. 全力經營家庭時光
　　吉姆承認自己是個工作狂，所以夜晚更要用心經營。「當我晚上離開工作回到家，就是家庭時間，我們像一家人一樣晚餐，和孩子一起做作業，我把整個人關機。沒有電話、不看email。」他說，他5點或5點半放心下班回家，專心陪伴孩子，然後在8到9點孩子入睡後，又切換成工作模式。
　　吉姆認為，如果不主動將時間空出來，一回家就會又想開始工作，果然是工作狂啊。他說：「不要只是人在那裡，而是要和家人在一起。」
　　10. 讓一天正確的開始
　　和許多成功的CEO一樣，他早上起床的第一件事就是運動。不但能產生滿滿能量，也能幫助自己在接下來的12小時維持好心情。「我早起慢跑，回來閱讀新聞讓自己冷卻一下，然後下樓和孩子們一起吃早餐。」吉姆建議，在一天的開始，就將自己設定在最有生產力的狀態，那麼，接下來的一整天也都會很有生產力。
　　資料來源 / Inc.
　　圖片來源 / Alex Dunne via Flickr，CC Licensed