档案人员从业务到专业还有多远

　　【摘要】本文参照国家《职业分类大典》，根据档案人员从＂业务＂转＂专业＂的需求，分析单位档案专业技术人员评聘现状及分流原因，提出稳定档案专业人才队伍的一些建议。
　　【关键词】档案专业；技术人才；队伍
　　笔者从2011年9月调入档案室，不经意间，从事档案业务管理工作6年多了，从初识档案到熟练承担单位档案管理工作，经历了多个项目档案验收＂考验＂，通过＂副研究馆员＂资格评审，逐渐成为单位的＂档案专家＂。很久以来，就想结合个人经验写一篇关于＂档案人员如何提升业务能力＂的文章，也收集了好些资料，同院内各级档案的同行们也进行过或深或浅的多次交流。但是每次面对项目档案上存在的重复归档、复印件等系统性问题，面对规范化、质量、保密、安全等从收集、编研、借阅诸多环节的诸多要求，却又常常觉得无从下笔，究竟如何改进才能尽快提升档案人员的业务能力呢？
　　近期，阅读中央办公厅副主任陈世炬2016年12月26日在全国档案局馆长会议上的讲话，在明确＂档案人才工作要有新进步＂＂档案人才是国家人才队伍不可或缺的组成部分＂时提及国家最新颁布的《职业分类大典》首次将档案＂业务＂人员更名为档案＂专业＂人员，＂这一新定位，体现了国家对档案专业化的强调和考量＂，要求各级档案部门应加强档案人才队伍的建设。仔细体会，＂业务＂和＂专业＂一字之差，却包含了极大的变化，就我院状况，档案人员从＂业务＂转变到＂专业＂还有多远？
　　一、档案岗位类型及专业技术人员评聘现状
　　档案人员岗位类型主要有三种：档案行政人员、档案馆人员、科研所及相关单位内部档案室工作人员，根据情况走＂公务员＂和＂档案系列＂技术人员两种方式管理。＂档案系列＂技术人员设有＂研究馆员＂＂副研究馆员＂＂馆员＂＂助理馆员＂＂管理员＂等任职条件，对专业知识、外语、计算机均有明确要求。档案专业人员职务实行评审和聘用分离制度，评审工作由国家、省、院各级＂职称改革工作领导小组办公室＂组织进行，资格通过后，聘用由用人单位自行制定。
　　就我院具体情况而言，中级以下资格指标由用人单位确定，无指标限制，通过即可聘用，中级以上采用评聘分离制度。院只具备馆员（中级）任职资格评审委员会，不具备成立高级资格评审委员会条件。档案人员要参加高级资格（副高、正高）评审的，需各科研所档案人员通过摸底量化分值、再由院组织初评，通过后委托四川省档案局或国家档案局评审。高级资格聘用时，指标由院人事教育处统一下达，各所组织同＂研究＂和＂工程＂系列专业人员共同竞争指标方式择优聘用。在聘人员按年限进行晋级评审或同级量化认定，资格通过后，参加同级指标竞聘上岗。
　　2009年实行档案专业技术职称改革以来，我院在聘在岗档案高级职称专业人员仅5～8人（一半以上在院），多个所就没有在岗在聘的档案高级职称人员。根据以上流程，档案专业资格评审材料一般在当年7至8月开始填报，第二年1至2月份下发评审意见。正常情况下，与院内＂研究＂和＂工程＂系列比较，有一年的延后期，加上申报过程中＂婆婆＂多，要求不同，往往延后的情况多有发生。院＂研究＂和＂工程＂专业资格评审在当年8至9月，结果评审会议现场即可认定，两种方式的时间差也延长了档案专业人员的成长周期。单位聘用通常在年底进行，档案专业人员与＂研究＂和＂工程＂系列竞争指标，聘用率低。近年来，院档案馆、各所陆续引进十多各档案专业（硕士、本科）人才，到2017年，还在档案馆（室）从事专业的不足一半，大部分分流到机关行政管理或者科研室从事文件收集等＂业务＂性管理工作。多年的结果显示，档案人员以＂专业＂方式与其他专业竞争指标，明显处于劣势，以至于好不容易评上的资格过期了可能也聘不上，或者聘用后4年晋升或者认定不通过降回下级资格，在工作中难以产生荣誉感和自豪感，在一定程度上，影响了档案人员从＂业务＂转＂专业＂的积极性。
　　二、专业结合实践，引导年轻人才成长
　　与其他专业相比，高校毕业生主要是选择政府机关党委从事文秘和档案行政，在职业策划中就有行政和专业两种分化。滿足我院入院条件的只有人民大学、四川大学、武汉大学、吉林大学等几所高校。每年培养的档案专业人员有限（200～300人），与院内主流专业工作有明显区别，毕业生除去国家、省市党政机关外，可供分配到科研院所的已经屈指可数了。个人认为，能够选择档案这一职业的＂科班＂人员对工作本身是有基础和热情的，专业能够结合实践，将基层业务人员的培养成专业骨干，给予相应的职称待遇，对于稳定档案人才队伍也有积极作用。
　　作为基层档案室工作人员，专业要求明显区别于档案行政人员和档案馆人员。档案业务工作主要是面向单位管理人员贯彻科研档案收集归档要求，保障通过项目档案单项验收；面向科研人员提供现行、半现行、永久保管档案的查阅利用服务，为审计、项目验收、维修维护等提供档案支撑；面向档案管理部门（档案馆），对档案室接收的档案进行编目、统计等专业基础管理上报工作。工作内容既有专业要求，又有行政管理性质。大数据时代之下，档案载体发生了变化，电子文件的产生模糊了文件和档案的界限，传统管理模式逐步发生着变化，档案行政管理工作也需要计算机、信息技术等专业技术人员的加盟。
　　对于档案专业人员而言，具备档案专业知识能够胜任归档文件的整理、编目录入，能使用检索工具快速查找档案，对利用者提供热情周到的服务，只能是具备了＂管理员＂和＂助理馆员＂初级要求。要管好档案，还需要系统策划、组织制定单位档案分类管理方案、文件材料归档范围及保管期限，编研库存档案专题目录，建立检索工具和数据库等等。需要根据不同来源，不同门类资料，制定归档制度，明确归档范围及整理要求，将具有归档价值的文件完整归档，系统管理。要做好这些工作，还需要了解行业动态，熟悉单位的工作流程，制度不完善或指导不到位，就会影响科研档案整理的系统性、规范性和完整性，给档案规范化管理、检索利用、统计上报等带来诸多的问题。实际问题的解决需要知识的经验积累，需要＂专业＂梯度队伍进行分级指导工作，以老带新，促进年轻的＂科班人员＂的成长。endprint
　　三、完善评聘制度，优化结构，提升综合管理水平
　　對照《职业分类大典》2015年版，档案在第二大类专业技术人员中单列一小类，定义为：＂从事档案接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、编研的专业人员，主要任务是接收或征集档案资料；进行档案登记造册、价值鉴定、确定保管期限；进行档案资料的分类编号和组卷；进行档案资料排架、入库及其登记、统计、清点、核对档案资料；进行档案库房日常管理和档案资料的安全监护，保护修复档案；编制检索工具，建立数据库；提供档案资料借阅和咨询服务；进行档案资料考证、研究和编纂。＂从这些概括性的语句中不难看出，档案人员专业工作可以从征集、登记、核对到价值鉴定、研究和编纂，工作内容和跨度较大。多年的实际工作中显示，基层档案室工作人员，长期处于繁忙的基础性业务工作中。一人多岗，各种工作同步进行，边收集边鉴定，边整理边著录，边验收边编研。在单位管理工作中无发言权，同行间的交流和培训的机会少，某种程度上是将＂专业＂做成了＂业务＂。
　　参加了多次档案管理业务培训，明显感知，航天、兵器系统档案专业人员都有相当水平，在军工行业具有较高的＂威信＂和＂发言权＂。从和同行们交流结果分析，影响我院档案人员分流的原因与职业前景发展有密切关系，根据现在的专业人员评聘制度，在机关从事＂业务＂性管理工作，只要保障年度考核合格，就可以按年度晋级，尽管缓慢，但省去了资格评审、认定等繁琐手续，也避免了＂评而不聘＂或者认定后打回＂中级＂资格的尴尬。现有制度对国家各级档案馆和档案行政管理人员有促进作用，在我院体制下，明显影响了档案专业化进程，一个单位＂专业＂岗位长期空缺，势必影响单位档案综合管理水平。
　　单位应进一步完善档案专业的聘用制度，让档案专业人员重拾自豪感。在资格评审和聘用人员时，院应参照其他专业比例制定＂档案专业指标＂聘用计划，指标可由院掌控，在各所调剂使用，避免与其他专业＂当年指标＂混用。档案专业人员能够按照单位的培训计划要求，达到胜任专业的能力，具备相应的工作业绩，通过资格评审，就可以按培养计划进行在岗聘用。对于分流人员和其他专业人员，应按新岗位的专业或技能要求聘用，不能占用在岗人员的＂专业指标＂。专业人员按计划发展，达到同等人员评审资格后按＂专业指标＂进行聘用。这种做法一方面可以稳定现有队伍，另一方面可以促进年轻的＂科班人员＂的成长，消化吸收部分相近专业的人才加盟，优化我院档案人才队伍结构，提升单位档案的综合管理能力。