知识管理与档案信息管理

　　【摘要】本文从知识管理的角度探讨档案信息资源建设的若干理论与实践问题。论述了知识管理与档案信息管理的关系，研究二者融合的必要性与可行性。
　　【关键词】信息；档案管理；知识管理
　　信息是现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。对于政府部门来说，信息是一种可以为社会公众服务的公益性信息资源；对于公司企业来说，信息是可以为其业务持续发展提供支持和保障的重要资产。21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。本文从知识管理的角度探讨档案信息资源建设的若干理论与实践问题。
　　一、知识管理与档案信息资源建设的融合
　　（一）知识管理是适应经济发展的必然选择。＂知识管理＂是运用信息技术，通过对知识的取得、整合、转换、分享、应用与创新等一系列活动，使知识不断产生、累积与升华，以便更有系统、更有效地运用知识去创新管理。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高競争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立＂知识型＂企业和各类＂知识型＂组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。
　　（二）档案信息资源建设应被赋予新的内涵。档案信息资源建设的真正含义是什么？它的实际工作内容义是什么？想同答这两个问题，首先需要对建设的对象——档案信息资源有个准确把握。档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人类的参与而获取的可利用的档案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、积累性和内向性。＂建设＂一词具有创立、建立、增加之意。档案信息资源建设含义可以表述为：档案部门对本区域、本领域、本单位的档案信息资源进行合理配置、分析研究，最终建立档案信息资源库的一系列活动的总称，属于档案管理工作的范畴。我国的档案管理工作，在过去很长一个时期，人们都认为有6个环节：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。后来，逐渐把编目与检索、编辑与研究也列入档案管理工作的基本内容，从6个环节增加到8个环节。随着信息时代的发展，档案管理的传统理论迎来了变革和创新，档案信息资源建设的工作内容也随之丰富起来。笔者认为档案信息资源建设应该包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编辑与研究7个环节，与提供利用共同构成档案管理工作整体。档案信息资源建设按照档案信息的加工处理程度划分为两个阶段：实体收藏（收集、整理、鉴定、保管、统计）和档案信息资源开发（编目与检索、编辑与研究）。实体收藏是档案信息资源开发的基础，其成果是收集齐全、整理有序的档案实体。档案信息资源开发是围绕社会需要，利用专业方法和现代技术，从收藏实体中发掘有用的信息材料进行编辑和研究，强调档案信息的加工处理，是档案信息资源建设的高级阶段，其成果是配置合理、高度整合的档案信息资源库。
　　（三）在知识管理下的档案信息资源建设是时代发展的要求。当前，档案信息资源的作用日益凸现，档案管理工作的内容不断升华。有人认为：＂档案馆作为档案集中保管与利用基地，具有应用档案信息资源为现实服务、替未来着想的独特作用＂，并指出：＂要把档案馆建成思想库，更好地发挥档案资政襄政作用。＂有人明确指出：＂在知识经济时代的档案管理将成为知识管理，档案服务成为知识服务，档案机构的核心功能将是档案服务与开发能力。＂这些论述体现了档案界对档案信息资源进行了重新定位，对利用知识管理的理念和方法把档案信息资源建设成为知识型、思想型资源已有了明确的认识。档案信息虽不等同于知识，但档案信息包含着知识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略资源，其重要性很大程度上体现在档案信息能够转化为知识，能够服务于生产力的发展和社会的进步。档案信息资源建设与知识管理有着密不可分的联系，基于知识管理的档案信息资源建设是新时期档案馆履行其文化使命的必然选择。档案工作者必须对知识管理理论有清晰的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大的作用。
　　二、知识管理视角下档案信息资源建设的策略
　　知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴，还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。利用知识管理的理念和方法开展档案信息资源建设，是档案适应时代要求的理性选择。
　　（一）发挥专业优势，优化档案信息资源结构。收集本区域、本领域、本单位的档案是档案部门的职能使命。档案工作者在长期的工作实践中积累了这方面的经验，具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。如今，档案不仅是组织内本源性的＂历史记录＂，而且是重要的战略资源，除了发挥档案的凭证价值外，更要注重档案参考价值的开发。笔者认为，在实体收藏阶段，特别是档案收集、鉴定过程中就当注入知识管理的理念，不仅要收集正式文件，而且要加强相关文件和外部信息的收集，这样建立的档案信息资源体系才有利于档案信息连续性管理和隐性知识的挖掘。另外，收集归档要坚持数量与质量并重的原则。档案工作者充分认识到：利用需求的不断增长与馆藏数量有限、结构单一之间的矛盾日益突出，对丰富馆藏、优化结构已达成广泛共识。然而，实际工作中不能将其等同于盲目地扩大收集归档范围，造成进馆数据急剧膨胀、档案信息组织无从下手的尴尬局面。因此，归档范围的扩大是有限的扩大，是以挖掘隐性知识为目的的扩大。确定归档范围和鉴别进馆是一个知识评价的理性过程，是优化档案信息资源结构的关键所在。
　　（二）更新管理理念，注重隐性信息的挖掘。目前，档案部门还存在注重档案保管与实体控制而轻视档案资源开发利用、注重显性信息的获取而轻视隐性信息挖掘的现象，在实际管理中具有严格制度化、程序化、规范化的特点。正如有些学者指出：＂由于档案实体排放具有单向线性存放特点，建立在这种基础结构上的档案信息资源开发，无论是在用户需求的适应性，还是档案信息内容的利用上都受到一些限制，客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用＂。因此，档案的保管不能拘泥于历史记录的保管，而应组织其内容信息并融入价值创造过程中为现实服务，充分发挥档案的情报价值。充分运用知识管理理念，有利于档案信息的组织。
　　（三）摒弃保守观念，促进知识的流转与互动。档案信息资源建设要以社会需求为驱动力，以服务利用、实现档案信息价值为最终目的。因此，档案信息资源建设不是一个孤立的、封闭的过程，而是与服务利用紧密联系、相互促进的过程。档案信息资源建设是服务利用工作的基础，其建设水平的高低决定着服务利用的效果；而服务利用的需求和效果又反馈于档案信息资源建设，指导着建设的方向和步骤。在档案信息资源建设过程中，应该摒弃传统的保守观念，在兼顾保密性要求和所有权限制的基础上，最大限度地提高档案信息资源共享水平，疏通利用需求的反馈渠道。
　　（四）加强环境建设，提高档案工作者的创造性。知识经济时代背景下的档案信息资源建设，需要具备一些必要的物质条件和组织氛围。只有组织成员都能站在共享知识、创造知识的高度，才能使处于分散状态的档案信息集中管理，处于隐性状态的信息物化归档，处于静止的档案信息流转互动为组织发展所必备的战略资源。档案信息资源是组织成员的共同财富。知识管理的理论为档案信息资源建设提供了许多有益的启示，但在实践环节还有待进一步摸索和总结，任重而道远。