企业档案管理发展的信息化之路

　　【摘要】随着社会的快速发展，企业档案管理信息化已经成为当前企业管理的必然趋势，这也是社会发展的必然要求。企业只有不断完善档案管理模式，促进档案管理信息化建设，才能使其适应新时期的发展要求，发挥出更加积极的作用。
　　【关键词】企业；档案管理；信息化
　　在新时期的发展阶段，网络技术在各行各业都进一步实现了普及，将网络技术渗透到企业档案管理中已经成为企业发展必须重视的新要求。档案管理是企业日常管理中十分重要的组成部分，在互联网技术的迅速发展下，有关档案信息化的理念对传统档案管理进行了巨大的冲击。因此，企业发展想具有竞争力就必须分析影响企业档案管理信息化的基本要素，积极采取有力的措施，促进企业档案管理发展的信息化建设，这样才能促进企业管理工作的有序开展，从而促进企业稳定发展。
　　一、实现信息化对企业档案管理发展的意义
　　经济全球化已经成为全球发展的重要趋势，信息共享对企业发展有着十分重要的作用，而对于企业档案管理工作而言，信息化管理有着十分重要而深远的意义。以网络信息技术为依托，实现企业档案管理的规范化和信息化与传统档案管理相比有诸多方面的优势。
　　（一）企业档案信息化能提高工作效率。信息化使传统档案管理需要集中立卷的工作方式发生了彻底的变革，在实现微机处理之后，企业档案管理工作人员可以随时随地集中立卷，对各类档案文件进行及时的归档处理。还将原来集中的工作量变得分散，档案管理实现了随时更新，对完善档案信息有十分重要的意义，也为档案信息的搜索利用提供了便利。微机网络进行档案管理大大简化了工作的流程，也使相关工作人员的工作量减少了，提高了档案管理的质量和效率。
　　（二）档案管理信息化实现了分级管理。各种先进的设备被用于档案管理当中，比如利用扫描仪可以将档案文件瞬间转到相应的系统当中，方便对档案原文进行直观的查看。分级管理后，还对确保档案的保密性有十分重要的意义，这是因为分级管理会结合档案的实际情况，对调阅的权限进行设置，能够有效的保护档案信息。除此之外，还可以对档案的调阅记录进行具体记录，为保证责任倒查打下基础。
　　（三）档案管理信息化为档案的检索和查询提供了便利。例如模糊检索和高级检索等功能为提高档案管理、利用质量和效率的提高提供了基础。借助网络可以设置专用的VPN通道，这在很大程度上实现了档案的异地远程查询，克服了传统档案管理各方面的弊端，使档案发挥了更大的作用。
　　二、企业档案管理发展信息化建设的具体措施
　　（一）加大信息化基础设施的投入力度。企业在进行档案管理的信息化建设过程中，要为档案管理信息化发展注入相应的资金，将档案管理信息化放在管理的重要位置，加强相关设备的更新，使档案管理的设备符合实际需要。还要重点关注设备的检修和维护，对设备进行定期的维护，使设备使用的年限更长，为档案管理信息化提供资金保证。企业在进行基础设施建设中要从内部档案管理的实际情况入手，建立科学的档案管理系统，为档案管理信息化的建设提供物质保障。
　　（二）培养档案管理信息化人才。加强企业内部员工的培训，培养专业的档案信息化管理人才是企业档案管理信息化发展道路的重点。在日常工作中，企业要注意引进档案信息化管理的专业人才，优化档案管理人员的结构，为档案信息化管理提供人才基础。在这一情况下，企业要定期对档案管理人员进行系统的培训，使相关员工具备档案信息化管理的必备知识和其他需要的学科知识，提高档案管理人员的档案信息化管理能力。除此之外，还要重视档案管理信息化的宣传，使档案信息化管理的重要性深入人心，从而促进相关档案管理工作人员及时转变管理理念，加快档案管理信息化发展，使档案管理更好地顺应社会发展要求。
　　（三）提高档案管理的水平。新时期，企业档案管理方式要紧紧结合现代化发展的实际需求。各种新设备和新技术被用于各个行业中，档案管理的方式进行相应改革也必须提上日程。纸质档案主要依靠人工操作进行管理，档案管理的信息化则顺应了各种网络技术发展趋势，是对传统档案管理管理理念和管理方式的重大变革。因此，运用现代化和信息化的手段进行档案管理工作是十分重要的举措，要按照信息化管理的基本要求，以先进设备和新技术为依托，建设高素质的档案信息化管理人才，提高档案管理的水平，实现档案管理的信息化。
　　三、结束语
　　综上所述，企业档案管理信息化是一项十分艰巨的任务，也是社会发展的必然趋势。在新形势下，企业必须将档案管理信息化作为建设的中心，积极采取相应的措施完善企业的日常管理，以此促进企业管理水平的进一步提升，使档案管理更加符合社会发展要求，在企业发展中起到积极的作用。
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