模式下项目档案分阶段验收实施方法探究

　　【摘要】本文通过根据EPC（Engineering Procurement Construction）模式下项目档案管理工作的特点，分析了EPC模式下档案验收面临的问题，针对存在的问题提出了EPC模式下项目档案分阶段验收实施过程中可行的实施方法，便于EPC模式下项目档案验收工作顺利完成。
　　【关键词】EPC模式;项目档案;验收
　　在EPC模式下项目建设期间档案管理工作的主体发生变化，总包方负责制定有关文件编制、审查、批准、发布、修改和程序，建立记录制度并做好归档工作。EPC项目管理模式之下项目期间档案管理主体发生变化，由业主单位转变为总包单位;项目档案质量控制体系层级加深，业主-总包-分包或更深层级;项目参建单位多、文档内容多、范围广、数量大;工程项目周期长，在周期内档案管理理论不断演进，档案管理能力需要不断提升。
　　一、项目档案分阶段验收分析确认
　　（一）文档管控工作中各单位的责任与指导关系。EPC模式之下各参建单位之间需理顺档案管理的责任、明确档案管理活动的指导关系。业主单位应发挥档案业务总体把控的作用，业主单位制定的文档管理制度应作为各参建单位文档管理工作的依据性文件，各单位文档管理程序可在业主单位程序的基础上进行扩展，但不能发生冲突，若发生冲突则以业主单位管理程序为准。通过自上而下的指导关系，将业主单位的管理思路融入项目档案全周期之中。
　　（二）预估文档管理中可能存在的风险。业主单位是项目档案最终使用方，需联合参建单位对项目档案管理可能存在的风险进行预估。预估的范围应包括项目档案形成、收集、整理、移交归档的全过程。如未中标投标文件的归档问题;设备制造监造计划、方案等归档归属问题等。罗列潜在风险作为项目档案管控、验收活动中的重点关注项。
　　（三）依据风险评估，分阶段验收。建设项目由于周期长，人员调整频繁，若风险积压则整改困难。由此应依照风险点分析评估，采用项目文档分阶段验收的方式，在各阶段通过文档验收活动将问题提前暴露、及时整改，减少档案最终验收时的压力。
　　二、分阶段验收多种方式的应用
　　（一）档案验收的多种方法。档案分阶段验收的方式众多，如内部监察、外部监察、同行评估、专项验收、总体验收等。文档管理人员需能够熟练应用这些验收方法，可先易后难、逐步训练并提高分阶段验收能力。
　　（二）多种验收方法的组合应用。内部监察、外部监察针对性较强可以用于专项领域档案验收。同行评估、专项验收、总体验收涉及的领域则较多，能够发现档案收集的完整性，系统性方面不足之处。验收活动中可以联合应用不同的验收手段，达到精准与全面并存的档案检查效果。
　　（三）对验收方法达到的效果评估。分阶段实行档案验收的目标是提早发现问题，提早解决问题，避免后续阶段重复发生。因此需要对采用的验收方法的成果进行评估。通过专家问题收集汇总，统计问题所在的领域、性质与总量，对比分析确认采用的验收手段的合理性。
　　三、合理划分阶段验收时间节点
　　（一）工程节点作为验收阶段划分依据。档案分阶段验收工作是体现工程项目阶段性文档收集整理的全貌。因此档案分阶段验收时间点应依照工程项目进度节点来选取。
　　（二）依照档案收集整理特性挑选项目节点。应选取项目中具有代表性节点：土建竣工节点、安装竣工节点、调试完成节点、商运节点等。这些节点重点项目文档收集具有针对性，档案分阶段验收工作具有代表性。
　　（三）各阶段之间预留足够时间整改。档案验收工作的目标是发现并纠正档案工作中的偏差。档案管理部门应对验收发现的问题进行整改达到国家与行业标准的要求，并形成经验反馈避免同质问题发生。整改活动应考虑合理的整改周期（如设备制造文件的整改工作，需要设备制造厂家配合周期较长）。分阶段验收后档案整改的预估周期可设置为9-12个月，以确保在下阶段验收之前需整改问题全部整改完毕。
　　（四）档案最终验收时间点安排。档案最终验收工作是上级部门对整个工程项目文档工作的全面检验。档案最终验收是工程项目全面验收工作完成条件之一。因此档案最终验收时间点选择需考虑预留档案最终验收后问题整改时间。建议依照工程总体验收时间点倒推6-9个月，作为档案最终验收时间节点。
　　四、阶段验收支持性材料的准备
　　（一）根据项目阶段特点准备。档案分阶段验收应针对不同阶段准备验收材料。如土建完工阶段，应针对该阶段准备施工文件、竣工文件、施工监理文件、质量记录等。验收支持性材料还应包括该阶段的工作程序、文件传递清单、文档审查记录等能够反映档案管理活动过程的各种佐证材料。
　　（二）验收支持材料准备。在档案验收工作中各参建方文档管理的成果也作为检验项目之一。依照管理责任总包与分包方档案工作日常记录也应当作为备检材料。各参建单位需负责保证项目阶段中形成的档案＂四性＂。例如各参建单位所形成的档案编制档案清单，与业主单位的档案清单相互佐证与支持。作为被检验各方还应将项目阶段期间形成的各项编研材料一并加以准备，体现档案管理工作中的编研能力。
　　（三）评估验收支持材料。实施档案验收之前需对验收支持材料进行评估。首先，进行完整性评估，重点评估文档控制工作记录的完整性，例如日常文件的审批、移交、整改记录等。其次，进行准确性评估，是否符合文档控制流程无误、签署完整等。第三，进行系统性评估，是否进行了系统性整理，避免各单位之间文档交叉不成体系、组织凌乱。第四，检查各方材料是否在内容上有冲突矛盾，例如，各方汇报材料的数据是否更新等。
　　（四）配备专业技术人员现场答疑。档案验收实施中，需联系各单位专业技术人员做好迎接验收的准备，依照验收支持材料回答专家的提问。在档案验收活动中，技术人员负责解答专家提出的技术内容提问，文档管理人员负责对档案整理组卷方法、组卷质量方面问题进行解答。专业技术人员与文档管理人员之间相互配合顺利完成各阶段档案验收工作。
　　五、验收后整改工作应方向正确切实可行
　　（一）验收之后应形成整改清单并报备。在各阶段档案验收结束之后，文档管理部门应及时将专家提出的问题进行汇总。其中包括正式验收意见、专家提问单、专家现场提问记录。同时调卷数据应一并整理，作为需整改问题的佐证材料。文档管理部门应对收集的问题汇总讨论制定整改计划。整改计划应包括：整改范围、整改完成时间、拟采用的整改方法。整改计划编制完成后需向上级单位报备，以便上级单位对整改范围、整改周期有所了解，并从行业法规政策的层面检查整改方法是否与验收意见有偏差，避免整改方法的偏離。
　　（二）评估整改方向与方式。整改工作进入实施阶段，可组织整改工作专家评审会，请上级主管单位与专家参会，对整改工作的具体方法加以研讨，吸收同行或跨行业的成熟经验、良好方案。对于整改工作中实际操作的偏差之处，请上级主管单位形成指导性纠正意见，以此保证整改工作切实可行，能得到各方认可，避免二次整改。
　　（三）整改进程中二次沟通。整改工作需避免在工作推进中由于信息传递不准确，整改实践操作发生变形，导致整改工作方向偏离。因此在每一项整改行动的起始阶段，应做出整改样板，请专家对整改样板进行二次确认。得到认可之后，依照整改样板继续实施，则可确保整改工作质量。
　　【参考文献】
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　　[2]黄齐明，刘勇.电力工程总承包项目档案的管理[J].电力勘测设计，2009（2）：75-77.