规范教务档案数字信息化管理的实践研究
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【摘要】本文将从当前教务档案管理的概况出发，对运用数字信息化规范教务档案管理的策略进行分析與探究，希望为相关人员提供一些帮助和建议，更好地管理教务档案。
【关键词】信息化;教务档案;档案管理
对教务进行管理能够确保教学机制运行正常，教务档案则在其中发挥着提供管理决策、统计分析、查证参考等重要的教育教学作用，提供给教学分析评估所需的重要评价依据和数据支撑。伴随教育事业飞速发展和办学规模扩大，当前教学模式得到了更新与丰富，而教务档案的作用也越来越大，应做好信息化管理。
一、当前教务档案管理的概况
在学校进行教育教学工作时，教务档案是不可或缺的工作资源。近年来，信息技术的普及使得教务档案管理向着数字信息化不断迈进，但是其信息化管理工作或多或少存在一些问题，妨碍了教务档案规范化、信息化的管理，具体表现为：第一，学校缺乏教务档案信息化平台，离开了平台，信息化管理便无从谈起。第二，学校教务档案安全性低，由于网络具有不安全性，因此信息化管理也存在不安全性。第三，信息化发展不全面，未对各种技术充分运用。第四，缺少信息化软件支持，导致教务档案降低了信息化管理的效果。
二、运用数字信息化规范教务档案管理的策略
（一）建立教务档案信息化平台。依托数字信息化的巨大优势，学校应建立一个教务档案信息化平台，用于共享档案中的信息资源，这样一来，既可以提供给教育教学所需的平台支持，还能提供学校领导层制定教务方案所需的依据与标准。从这里不难看出，建立教务档案信息化平台，能够让不同学校做到资源共享，让校内资源缺乏的现状得以改善。与此同时，教务管理部门需要和学校具体状况相结合，创建一个集教案管理、教学管理、课程管理于一体的规范化教务档案体系。依托信息化技术，促进不同学校间的教务往来及沟通，建立起跨地区的教务档案信息化平台，将其尽早列在学校发展日程中，从而让不同学校通过交流与沟通教务档案实现资源共享与取长补短。例如，某医学院校建立了＂班班通＂教务档案信息化平台，此平台能够发挥校内教师的集体智慧，全面提高教师备课效率与质量。进行课堂教学时，该校教师能够在多媒体设备中直接选取平台上的优质教学视频、课件等资源，让医学课程的教学趣味性大大提高。
（二）确保教务档案信息化安全。现阶段，教务档案信息化的系统有一定安全隐患存在，可能被他人破解、窃取密码与用户名。对于数字化档案、电子文件来讲，信息系统、存储器、计算机、网络是其重要的组成部分，与其安全性有着十分密切的关系，只有保证了系统与网络的安全，数字化档案、电子文件才能够更加安全，由于它们都存储在教务档案系统中，因此维护信息化系统安全成为安全建设的重点内容。这要求教务管理人员不断强化教务档案系统的定期更新和维护，发现系统漏洞应及时修补，实现信息化系统中具有完整齐全、真实准确的教务档案内容。
（三）加强教务档案信息化发展。现阶段，人们进入了信息化时代，运用信息技术后，各行各业都获得了不同程度的发展。因此，教务部门也要充分运用信息技术，加强教务档案信息化发展，在这一过程中，对教务档案进行网络化与数字化是首要环节。通过多媒体技术、数据库技术、扫描技术、计算机技术的全面支持，教务档案正在朝着信息管理的全新形态转变，把档案资源向数字档案进行转化并存储，然后以网络化方式连接各种档案信息的存储设备，借助计算机系统来开展统一管理的工作，让档案信息库更加规范，打破时间、空间等多种限制来共享教务档案资源。
（四）开发教务档案信息化软件。规范化、信息化发展教务档案过程中，应加强其信息化建设，软件则是信息化建设的基础与前提。为了有效开发教务档案信息化软件，需要教务管理人员对本校数据库的管理系统进行充分利用，建立一个教务档案信息化的数据库。学校在共享教务档案信息时需要通过网络检索来进行，这样才能更好地获取数据库中的教务档案信息。构建的数据库应包括全文信息、卷内文件、立案卷等目录数据库，这样有利于推动教务档案的一体化管理。与此同时，不同的教学档案种类会需要不同的著录项目，因此教务档案在构建数据库系统时，应加强其灵活性和可扩展性，从而符合当前教务管理的实际需要，让存储的数据得到标准管理与灵活访问。
三、结语
总而言之，研究运用数字信息化规范教务档案管理的策略具有十分重要的意义。相关人员应对当前教务档案管理的概况有一个全面了解，通过建立教务档案信息化平台、确保教务档案信息化安全、加强教务档案信息化发展、开发教务档案信息化软件等途径来做好教务信息化档案的相关管理工作，从而推动教育事业的长期、稳定发展。
【参考文献】
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