基于大数据的高校内部控制研究
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孙于岚+李晶+孙思惟
中图分类号：F233 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2017）14-0050-03
摘要：基于近年来大数据的兴起以及信息化管理的深入，高校利用互联网和大数据强化内部控制势在必行。文章从大数据的定义和高校内部控制的现状入手，分析了大数据对高校内部控制的影响，阐述其在供应商管理、试剂耗材集中化管理、科研管理和薪酬管理等方面的具体应用；并提出树立大数据意识、加强硬软件系统建设、健全监督机制等应对大数据风险的对策建议。
关键词：内部控制 大数据 信息化 高校
一、大数据时代的内涵与特征
（一）大数据的概念
近年来，在互联网、物联网、云计算的共同作用下，IT与通信技术迅猛发展，数据的指数式增长促使现代社会进入了大数据时代。大数据不仅改变着人们的生活与工作方式，还引发了单位内部治理的变革。当前对大数据仍无公认的统一定义，不同的机构对其认识各不相同，但均强调了数据的庞大和复杂。2011年麦肯锡咨询公司在发表的报告中指出，大数据是指数据容量的大小超出了传统的数据库软件在合理的时间内所能够采集、获取、管理和分析的能力。国内学者李国杰等（2012）认为，大数据是指传统数据库技术难以处理的数据集合。
本文将大数据的概念归纳为三个方面：其一，大数据具备较大的数据体量，能够满足用户各方面的要求；其二，大数据处理过程繁杂，需要运用数据仓库等信息技术；其三，通过大数据分析所得出的结论具有普遍性，能够反映实际状况，进而做出最优决策。
（二）大数据的发展趋势
根据工信部数据显示，2015年我国大数据产业市场规模已达1 105.6亿元，较2014年增长44%。在未来5年，我国大数据产业规模平均增长率将超过50%，预计到2020年中国将成为全球数据中心。随着大数据产业的发展，数据分析、数据源、数据安全环节也在协同发展。当前我国的数据应用已经在金融、电信、政务、医疗、新能源等多个行业逐渐拓展。
对于高校而言，大数据的发展使高校内部控制逐渐实现信息化、系统化。运用数据库、云计算等计算机信息技术，构建更加智能高效的内部控制信息处理系统，在基础核算过程、财务优化过程以及管理决策过程均实现了数据的信息化。基于大数据的时代背景，高校将其逐步融入内部控制是发展的必然趋势。
二、高校内部控制存在的问题
（一）内部控制意识淡薄
高校领导层往往会将重点放在教学、科研等业务上，尚未意识到滞后的内部控制导致的风险极易影响各项业务的开展，只是简单地将内部控制与审计混为一谈，亦或认为内部控制是财务审计等部门的工作，未认识到内部控制的作用是根源性的。由于领导层重视不够，在高校尚未建立起全员内部控制意识，最终导致内部控制效果不佳。
（二）内部控制缺乏有效监督
监督可分为社会监督、内部监督等。对于社会公众而言，一方面高校财务信息不及时完整地向外界披露，另一方面公众信息反馈渠道受阻，导致无法形成一个良好的监督体系。而对于财务审计等部门而言，由于没有实际的经济责任，缺乏独立的监督机制，使得财务人员难以开展内部控制相关活动，内部监督也失去了其应有的效力。
（三）信息利用率低
高校拥有海量的数据资源可供相关人员进行分析、决策，而完整、准确的数据资源能够大大提高决策效率与管理质量。但是这些资源要么是停留在传统的记录方式上，要么仅仅形成单一的数据库，导致信息资源利用率较低。
（四）信息沟通机制不完善
高校职能部门各自运转，缺乏良好的横向、纵向沟通机制，使得决策出现重复、相互矛盾或是任务空白等情况。这在一定程度上影响了高校正常活动的有效执行，同时也给贪污舞弊滋生了土壤。
三、大数据对高校内部控制的影响
内部控制作为高校治理必不可少的手段，需要顺应时代的发展趋势，不断进行自我完善。大数据时代的海量数据能够为高校内部控制提供多方面服务，基于大数据分析而做出的决策，有利于高校制定正确的发展计划以及合理的决策路径。
（一）职能转变
大数据时代下，高校内部控制逐渐由经验管理向科学管理转变。传统的内部控制所基于的数据信息比较有限，高校面临着信息不对称的窘境，所作出的决策往往依赖于经验借鉴。而随着大数据技术的发展，高校可通过云端上的数据获取动态信息，并根据数据分析的结果制定精准化的管理对策。可以说，大数据使高校内部控制成为可计算、可预测、可控制的领域，在此基础上的管理更加智能化。
（二）信息沟通
传统的数据沟通是建立在双方沟通的基础上，信息沟通会受到时间、地点、信息传递双方、中介者等因素的影响。而今，随着跨系统、跨平台技术的发展，校内各部门之间，学校之间，学校与政府部门之间都能建立起有效的沟通渠道，打破传统＂数据孤岛＂和＂数据烟囱＂的局面，實现数据共享。高校可通过接入数据专网及时获取多方动态数据，从而降低了信息沟通的成本，避免在信息沟通过程中出现人为的误差，实现高校内部控制工作的提质增效。
（三）数据处理
数据处理包括数据收集、数据导入、数据分析三个阶段。在数据处理的过程中，各种相互独立的数据资源通过协同组织进行整合，从而形成一种整体性的比较优势。信息使用者可以将集中存储的数据根据不同需求进行分类筛选或精准筛选，实现数据的批量获取或处理。通过数据的互通互联，对高校供应商管理、试剂耗材集中化管理、科研管理、薪酬管理等都起到了一定的协助作用。通过建成高校内部控制数据平台，可以为高校管理层在财务风险把控、重大事项处理等方面提供参考依据和决策支持。
四、大数据的具体应用
（一）采购管理
1.建立供应商诚信档案。对供应商的考量是采购管理中一个至关重要的环节，也是实现采购目标的基础。在大数据背景下，高校利用所获取的数据资源，建立起一个完整的供应商数据库，便于加强对供应商的选择和考核管理。在此基础上建立供应商诚信档案，记录供应商在招投标中的一系列行为活动，例如是否按要求及时签约合同，是否认真履行合同条款，是否在规定时间内提供来源合法、质量合格的设备等。这些都作为评价供应商优良的标准记录在案。endprint
2.建立一体化采购数据库。大数据下的采购管理以供应商诚信档案中的各类数据为起点，在数据挖掘的基础上统一数据规范，建立起一体化数据库系统。部门与部门之间通过对不同的数据信息进行及时整合，降低＂信息孤岛＂带来的消极影响。高校与高校之间亦可联合开发数据库，不仅能够降低成本，还实现了数据信息的充分互动与共享，提升数据流动的速度，让数据真正＂活起来＂。
数据库系统应对采购过程中的采购论证、立项、招投标、评审专家、供应商信息、合同等设立关键字码，管理人员可从不同关键字码的数据库中直接调出符合要求的优质供应商。通过大数据技术与互联网平台的结合，可以实时监督采购管理流程，使得采购管理更加透明、高效。
（二）试剂耗材管理
1.试剂耗材管理特点。高校实验室对试剂耗材类别、质量的要求愈来愈高，试剂耗材本身也呈现出品种规格繁多、划分精细、不便保管、安全要求高等特点。因此，高校应结合自身实际情况，根据国家相应的命名规则，应用大数据分析技术，对危险、有毒、易燃易爆化学品以及普通化学试剂进行分门别类，按照相应要求记录在试剂耗材集中采购目录中。
2.建立试剂耗材管理信息库。高校采购管理部门应在每年年初就确定相应的采购目录，明确试剂耗材各详细内容，经下属各学院、科研实验室确认后，由管理部门按要求进行招投标，建立完整的试剂耗材采购信息数据库，其中包括所需实际耗材的品种、厂家、规格、数量等信息，以及使用过程中的耗材领取、退还数据。运用大数据分析选择信誉好、售后服务好的供应商，确定试剂耗材定点送货。
3.集中试剂采购管理系统。实现高效试剂耗材集中化管理还通过建设采购管理系统实现，系统功能包括用户注册、试剂耗材供应商管理以及一般管理功能。用户功能包含注册、删改、报账、评价；供应商模块包括基本信息、价格、供货状况等；一般管理则包括输入、查询、审计等板块。
（三）科研管理
1.方便课题选取，助力科研创新。高校是我国科研力量的主力军，每年承接国家七成以上的项目，科研管理任务繁重。在大数据浪潮下，信息技术有助于科研管理及风险防范。
在科研管理的过程中，高校常出现重复申请类似项目的情况。一是同一申请人使用同一（或相似）科研课题获得国家级、省部级、市厅级或校级等多个级别或多类基金的资助。根据刘荫明等对2008年国家自然科学基金资助的部分调查结果发现，同一项目中60%有2—4项基金自助。二是当出现某一热门话题时，众多学者蜂拥而上，导致各类各级基金针对类似项目资助的总量过于庞大。
通过数据挖掘技术，科研人员能够直截了当地洞察当前热点问题、国内外研究现状等，从中获取更有针对性的课题。寻找到真正的社会痛点问题，减少闭门造车、泛泛而谈的科研课题，大数据为科研选题提供了技术基础。
2.加强经费管理，防止课题套现。随着高校对科研重视程度的加深，科研经费的投入也逐年上涨。但在高校科研管理中，科研人员通过课题项目套现、骗取报销资金的现象屡见不鲜。部分学者利用课题发家致富，科研经费成为个人＂提款机＂的事件层出不穷。据中国科协的一次调查显示，我国科研基金仅有四成用于研究，一半以上的资金在项目之外的活动中流失。审计署曾公布2010年我国99个支撑计划在研项目中存在的经费管理问题，涉案资金数额庞大。
针对科研经费套现这一问题，可利用大数据构建科研经费系统，实现公开透明化的网上报账。根据不同的科研经费来源渠道进行分类，例如通过填写开支范围来设置会计科目，控制每类预算额度。科研人员通过开放的科研经费报销系统填写报账信息，系统可自动识别其报销金额是否在对应项目预算控制额度内。财务人员在获取报账信息后进行原始凭证的核对，实现科研经费使用过程的精细化管理。
3.校企合作共享大数据。收集并管理海量数据需要大量技术与资金的投入，而互联网和云计算让共享技术、减少重复成为可能。通过校企合作模式可使合理配置资源达到双边共赢的效果。例如，斯坦福大学与亚马逊云服务展开合作，亚马逊为美国大学提供廉价的云计算资源及可供分析的数据资源，减轻校方巨量投入的负担，同时也使得亚马逊积累的海量数据能够得到更好的利用。
（四）薪酬管理
随着我国高校人数规模的不断扩大，为校内教职工、学生和外聘专家发放薪酬、福利津贴等的需求也相应攀升，传统人工或简单利用互联网的薪酬发放方式已然无法满足目前的内部控制现状。
1.建立网络薪酬数据库。在大数据技术的引领下，网上薪酬数据库应运而生，大数据技术使网络薪酬发放更加便捷高效。通过大数据对信息准确性、合法性的检验，在避免人工检验冗杂的同时，也保证了申报数据的完整性。网上薪酬数据库连接网络应用服务器与账务服务器，账务服务器又连接着网络薪酬数据库。学生、教师只要登录网络，直接访问薪酬申报数据库，便可获取基本信息。此外，数据库直接将信息共享至云计算平台，便于再次使用。
网络薪酬数据库还可以根据类别选择学生、校内人员或是校外专家的劳务发放。提交申请后系统自行录入，成功后交由相关人员审核，即可生成带有二维码和单号的申报单，由申报人员打印后按照流程进行签字审批。带有数字化的申报单代替了传统的劳务费发放表，减轻申报人员手工录入的工作量。
2.薪酬管理的在线预测。信息化时代，高校面向其利益相关者，建立涵盖所有薪酬劳务福利项目的网络薪酬数据库，提高信息化应用水平。应用大数据，不仅能够实现实时监测，也能在重点审核发放薪酬项目时，实现对数额、薪酬人员的类别划分以及规范化作用。分管领导能够随时登录系统，监督日常管理状况，保证薪酬劳务数据的准确性和全面性。
五、完善高校内部控制的建议
基于大数据的时代背景，高校必须顺应大数据的发展趋势，充分挖掘和利用大数据的价值，为管理工作提供支持，从而推动高校内部控制的数据化、科学化、理性化。
其一，树立大数据意识。高校的管理者要合理利用大数据资源，提高数据敏感度。根据大数据所提供的信息对高校日常事务进行有效管理，融入到采购管理、试剂耗材管理、科研管理、薪酬管理等日常管理工作中。
其二，加强硬软件系统建设。高校要加强与内部控制体系相适应的硬软件系统建设，建立一个拥有充足的运行空间、高效的处理速度、精准的分析能力的硬软件系统。在此基础上搭建一个大数据平台，并对平台进行模块细分，实现平台间的互联互通。
其三，健全监督机制。完善数据管理制度，加强系统日常操作管理控制、系统维护控制、网络安全控制等。建立健全数据信息安全保护制度，明确数据使用的权限和范围，防止出现徇私舞弊、以权谋私等行为，并对失职者予以惩戒。
使拥有一个完善的管理信息系统和管理制度并不代表＂拥抱大数据＂，唯有通过建立起信息化、大数据化的高校执行文化才能更好地发挥大数据技术与高校内部控制的作用。
参考文献：
[1]高海建.基于大數据视角的电子商务产业研究[D].首都经济贸易大学，2015.
[2]陈楚宣.高校内部控制制度建设研究——以J大学为例[D].暨南大学，2015.
[3]董礼.基于信息化背景的高校财务内部控制建设研究[J].商业会计2016，（11）：71-72.