电子办公系统的文件归档问题与建议

　　【摘要】在电子信息时代背景下，充分应用电子技术做好电子办公系统的文件归档，能够提高办公效率和管理水平，推进单位发展。本文分析了电子办公系统的文件归档问题，提出电子办公系统文件归档的建议。
　　【关键词】问题;建议;电子文件归档;电子办公系统
　　近年来，随着社会的进步与科学技术的快速发展，电子办公系统被广泛应用到我国政府机构、企事业单位以及社会组织等，逐渐取代了书写行文，降低了办公成本，提升了办公效率。电子办公系统中的电子文件归档是一个重要的环节，工作人员只有重视并做好电子文件归档工作，才能保障电子文件的真实性与有效性，促进电子档案价值的充分发挥。
　　一、电子办公系统的文件归档问题分析
　　（一）归档电子文件有效性与真实性难以保证。在过去的文件归档工作中，由于工作人员普遍使用的是纸质文件，导致工作人员在电子文件与纸质文件一起使用的体制下，通常会使用自己习惯的纸质文件，往往忽视电子文件的使用。长期以往，容易造成一些电子文件不及时归档，一直滞留在单位公文系统中，导致电子文件的形式和内容与纸质文件不一致，给归档鉴定工作造成了一定困难，难以保证电子文件的有效性与真实性。
　　（二）电子办公系统建设不统一。目前我国没还有统一使用的电子办公系统，单位在实际工作中普遍存在公文管理系统与电子办公系统脱节问题，电子办公系统电子文件归档自动化、信息化、标准化水平较低。单位的电子文件组卷、分类以及鉴定等难点工作仍旧沿用人工解决的方式。很多单位电子办公系统中的文件程序设计和工作流程都是简单模仿手工操作，没有充分发挥出电子办公系统优化文件归档工作流程、简化工作内容的作用。
　　（三）工作人员专业水平有待提升。大部分工作人员对电子文件归档的认识不够全面，没有正确认识到做好电子文档工作的重要性和必要性。同时受计算机专业知识缺乏、信息技术水平有限的影响，在开展电子文件归档工作过程中，无法熟练应用相关知识和技术解决问题，阻碍了电子文件归档工作的顺利进行。
　　二、电子办公系统文件归档的建议
　　（一）保证电子文件归档的完整与真实有效。工作人员在归档电子文件过程中，必须要保证电子文件齐全完成，确保电子文件的有效性与真实性，从而有效保障归档后的电子件所具备的价值不会减少。在这一问题上可以从以下几方面入手优化工作流程：第一，及时接收、登记办公系统中的电子文件，并且严格按照相关规定完成电子文件的签署审批。第二，积极承办电子文件，杜绝电子文件滞留在办公系统中无法归档的现象。第三，加强对电子文件的收集力度，促进单位电子文件的积累。第四，整合归档的电子文件，将文件按照规定编目和保存。第五，重视对归档后电子文件的鉴定工作，明确电子文件自身的档案属性。第六，及时检测已经归档的电子文件，结合单位档案编制规定编制电子档案的归档说明。第七，做好归档电子档案的备份工作。第八，明确归档后电子档案的载体标识。
　　（二）完善电子办公系统。单位要明确目前使用的电子办公系统中存在的问题，为了提高电子文件归档的效率和质量，积极完善电子办公系统。树立起文档一体化的文件管理理念，优化办公自动化系统，从根本上解决电子文件管理与文件管理脱节的问题。在管理电子文件过程中，结合单位实际情况，在电子办公系统中搭建一条电子文件可以直接转化成电子档案的＂高速通道＂，更新电子办公系统电子文件整理、分类、价值鉴定功能，确保不会出现重复劳动的现象，从而提高电子文件归档效率。同时单位要更新电子文件管理观念，完善电子文件归档系统流程，科学管理电子文件归档工作，不断提高电子文件归档质量，进而提升单位办公水平。
　　（三）加强对工作人员的培训。有关工作人员是开展电子文件归档工作的直接执行者，其专业水平和工作理念直接关系着电子文件归档的效果。因此，单位要加强对工作人员的全方位培训：一方面，通过思想教育培训，向工作人员传达先进的电子文件管理工作理念和电子文件归档相关规章、要求，让工作人员能够在科学理念下正确认识电子文件归档工作，从而更加积极推进电子文件的归档和应用。另一方面，通过专业知识培训和信息技术培训，丰富工作人员电子电子文件管理专业知识，让工作人员掌握利用信息技术归档、运用、管理电子文件，提升工作人员业务水平和素质，从而提高工作质量和效果。
　　三、结束语
　　综上所述，目前我国电子办公系统的文件归档工作中还存在一些问题，阻碍了电子文件归档工作的推进，影响了电子档案的真实有效性，没有充分保障电子文件的档案价值，不利于单位的发展。在新时代背景下，单位要更新电子文件归档工作的理念，充分应用先进信息技术，积极完善、优化电子文件的归档工作，保证电子档案的完整与真实有效，提升办公质量和效率，推进我国电子文件管理的发展。
　　【參考文献】
　　[1]何磊.电子文件归档新模式探究[J].赤子，2018（26）：161.
　　[2]郑缓.电子政务环境下文件归档问题研究综述[J].河南机电高等专科学校学报，2018（3）：77-80.
　　[3]孟召艳.电子文件归档过程中存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（16）：184.
　　[4]邰春兰.关于电子文件归档管理的研究[J].城建档案，2018（7）：66-67.