理论经验篇四象限时间管理打造自己的

　　第一篇文章，选择比较好入手的＂时间管理＂方面的内容来写。
　　从第一次接触时间管理的相关内容，到现在一直在使用的，就是这个方法＂四象限时间管理＂，我一直在使用的一个时间管理方法，也许有些人已经熟知并且正在使用中，或者有比这个更好的方法。在这里就稍微抛砖引玉得分享一下。
　　俗话说，一寸光阴一寸金，一天就只有24个小时，除去每个人正常的必不可少的休息时间之外，24小时之中耗费时间最长的无外乎就是我们在上班工作。也许每天的工作内容都非常多，一会儿需要开会、一会儿需要写报告、一会儿还有突发的事情需要进行处理，每一天都像救火队员一样，不断的冲锋进入每一个火场，扑灭了火之后，连口水都没得喝，就要冲进了下一个火场之中。在我看来，这种情况除了是突发情况，例如本来计划是如此如此，突然上级领导来了，拉着你倒腾了一整天，等你摆脱了领导之后已经到了下班时间了，但是还有一份大报告要赶或者是还有N件事情需要忙活的时候，这个时候的救火队员是可以原谅的之外。其他非突发情况下的天天救火队员，说实话就是自己给自己找事情做。
　　上述的救火队员的出现，说到底就是个人对时间的管理上出了问题了。而对于时间管理的方法，目前流行的有多种多样，有什么日清表、时间表、四象限、番茄工作法之类的，目前欢迎度最高的应该就是番茄工作法。不过我在这里分享的不是番茄工作法，而是四象限工作法，一个比较传统的方法，基于的理念就是＂事有轻重缓急＂六个字。
　　四象限的基础为两条相互垂直的直线分割的四个区域，横轴为紧急与否，竖轴为重要与否。第一象限是重要又急迫的事，第二个区域为不紧急但重要的事，第三个区域为不紧急不重要的事，第四个区域为紧急但不重要的事情。
　　[图1：四象限时间管理示意图]
　　上述都是理论化的东西，只要看官只要上网百度一下就知道是什么内容了，我在这里分享的是怎样将自己准备要干或者未来要干的事情划归到这个四个区域之中，以及对他们粉分别采用什么样子的原则。
　　1.事件的范围
　　对于四象限的使用，很多人都会有一个疑问，我到底要用它来规划多长的时间里面的事情，是一天的？还是一个星期的？或者说是一个月的？
　　[图2-问号图片]
　　我的的经验显示四象限时间管理工具比较适用于一个星期的，对于一天的时间规划，在我看来，既然都规定了今天必须完成的事情了，那还不如时间表的方法来的干脆；对于一个月的事情，因为一个月平均有30天，每周还隔着两个休息日，用四象限来规划一个月的时间，需要经常对四象限进行调整，这样子又需要重新规划，虽然最后事情是完成了，但是体验效果不好，而且看着四象限的图没有成就感。而一个星期的时间，在这个短短的五个工作日内，工作内容是既定的，接下来发生什么事情，参加什么会议也是规定的，短期内突然挤入的额外的事情也是有限的，因此对一个星期的时间，采用四象限的法则是最为有效的，至少我的实践经验是这么说的。
　　2.事件归类
　　曾经刚开始使用这个四象限的时候，怎么用都用不好，原因就是把即将要处理或者跟进的事情都列出来了，但是怎样把这些事情放进这个四象限里面，一直没有一个得当的方法。经过了差不多半年坚持不断的使用，慢慢的摸索到一些门路，到现在基本上可以是得心应手了，我大概给四象限的划分定了几个标准：
　　（1）第一象限的划分标准是马上行动的事情，而且这个事情是需要自己耗费精力去处理的。如果处理不好的话，可能受到上级的批评或者是丢了工作，甚至造成一些不必要的麻烦或者纠纷的。
　　——属于重要且紧急的事情
　　（2）第二象限的划分标准是规划类的事情或者是有明确时间计划的事情，例如计划周五拜访领导、参加预定时间的会议等等，这类事情主要有两个标准，个人衡量的重要以及有明确时间表计划的，或者是虽无明确时间表但是有弥补空间的事情。
　　——属于重要但不紧急的事情
　　（3）第三象限的划分标准是在没有完成第一、第二、第四象限的事情的时候可以选择丢弃的，例如看小说、追电视剧、听音乐等等。当然，这并不代表说就彻底放弃了听音乐、看电影、聚会这些事情了，而是他是一个候补工作内容，同时这个也与个人重视程度有关系，如果这个看电影是为了追女生的，而又非这个女生不娶的，那这类事情就不应该划入到第三象限中来。
　　——属于不重要且不紧急的事情
　　（4）第四象限的划分标准是紧急但不重要的事情，这类事情一般属于突发的，但是又不影响自身的一些安排的。例如，临时接入的询问问题的电话、突然下发的通知邮件。对于这个象限的划分，在很多时候会给人造成误解，认为都很紧急了，为什么还是不重要的呢？从我的实践来看，这类事情属于可以拒绝的，能够处理更好，但是不能够处理，也不会对你的工作造成麻烦的。例如，临时帮同事顶岗的，如果在第一象限的事情没有处理完，我完全可以拒绝，而让他寻找其他人进行替班的。
　　——属于紧急但不重要的事情
　　3.处理原则
　　很多时候，我们能够如愿的划分了四象限内的事情，但是实际忙活了两三天，突然转头发现，原本在第二象限的事情变得紧急且重要了。有时候又像是无头苍蝇一样，不知道如何着手。
　　鉴于这种情况，我在划分完四象限上的每一件事情规定了deadline，并且制定了相应的处理原则，即保证完成第一象限中的最近两天和第二象限中的最近三天的事情，在有余力的情况下，完成第三、第四象限中的当天的事情。如果在时间上不允许完成第一象限和第二象限的预定计划，那么对第一、第二象限的事情，即采用二八原则，完成第一象限的当天事项，然后完成第二象限的今明两天的事情，避免因为贪图过高的完成率而导致原本处于第二象限的事情转变为第一象限的事情，导致第一象限时间无法当天完成的死循环。
　　最终形成的一个既带有四象限时间管理+deadline的功能图标：
　　[图3-升级版四象限]
　　[划重点]第一篇文章就到这里了。
　　现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和第四象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第四象限。