避开误区合法制定员工手册

　　在国内，稍成规模的企业都有属于自己的一本员工手册。对于广大企业来说，是否需要制定员工手册、如何合法合规地制定员工手册等相关问题却长期困扰着他们。根据笔者的经验，管理者在员工手册制定方面长期存在较多的认知误区，直接导致企业费尽心力制定的员工手册无法作为企业员工管理的有力依据，在某些情形下对企业的组织文化带来较大的伤害，甚至为劳动争议埋下了隐患。误区一：员工手册可有可无
　　最近特斯拉公司的一本《反对员工手册的手册》备受关注。
　　该手册开篇就指出＂如果你在找一本传统的员工手册，里面都是政策和规则，那你在这里是找不到的。政策和规则会告诉你底线在哪里——它们告诉你，在你被扫地出门之前，你的行为有多糟糕。但这并不是我们的员工手册要做的事。＂
　　该手册对涉及违纪辞退的内容是这样描述的，＂如果你在公司犯了错误，根据情节轻重你可能会受到批评教育和有一次改正的机会，也可能被要求离开公司。公司需要处理诸多重要事宜，所以不会浪费太多的时间去处理这些本不该发生的错误。如果你需要了解细节，请参见以下的一些愚蠢错误：
　　偷窃或故意损坏公司财产；泄露公司机密信息；骚扰或欺凌他人；人身伤害或暴力威胁；持有非法药物；持有易燃易爆物品、武器或枪支。＂
　　笔者并不反对该反员工手册的手册所传递的相互尊重、积极沟通的价值观，但如果国内企业试图以特斯拉的员工手册中的条款去解雇员工的话，则很可能以败诉而告终。实际上，像网飞、特斯拉这些重在鼓励创新的企业，往往在规章制度中弱化管制、流程审批等内容，以更好发挥员工的创造力，而且大众所不知道的是，这些企业让员工离职，即使没有理由，也会支付一大笔遣散费。试问，有多少企业在让员工离开的时候愿意支付远高于法定标准的补偿金？因此，如果并非极度鼓励创新的企业，特别是那些把合规、安全生产作为主要价值观的企业，员工手册不仅不可或缺，而且是减少企业成本、降低企业风险的最重要的工具之一。
　　此外，网飞、特斯拉等创新型的企业，雇佣的是最高标准的人才，相对而言其责任感、自主性远高于普通劳动者，管理难度显著降低，其缺失员工手册并不会导致极为负面的后果。相反，大多数企业的人才良莠不齐，自我驱动的员工仍然占少数，这也是企业必须制定规则、政策和流程的原因。误区二：只有员工责任，没有主管责任
　　除录用通知、劳动合同以外，员工手册通常被认为是界定员工与企业之间权利义务的依据之一，企业除了通过员工手册宣传文化和价值观以外，还会规定员工入职程序、上下班时间、请假制度、培训与发展、绩效评估、岗位异动、商业行为准则、纪律处分条例、离职管理等内容，以此解决员工心中的诸多疑惑，包括＂公司能为我提供怎样的工作环境＂＂我应当遵守哪些规章制度＂＂若是努力工作，将会获得怎样的发展或者提升＂＂公司是如何开展绩效评估的＂等等。但制定员工手册除了规范员工的权利义务以外，还需要考虑如何有效促进员工管理、降低管理成本、提升管理效率。
　　現实当中，很多企业的员工手册通篇都是员工应履行的责任和义务，只字未提管理者的责任。根据笔者的观察，劳动争议的发生固然与部分员工未能履行职责、未能遵循企业规则相关，但管理者未能正确行使管理权也是导致劳动争议产生的最主要原因。如员工迟到早退，管理者没有任何督促提醒，突然有一天主管认为员工绩效不令自己满意，于是要求HR查考勤，发现大量的迟到早退记录，由此因解雇发生争议。而在裁判机关看来，在员工发生迟到行为后，管理者不仅没有及时处理、督促或提醒，反而放任该行为一直持续，采取直接解除劳动合同的措施于法有悖，最终会判决企业败诉。这样的案例究竟是谁的责任呢？主管可能反驳，员工手册又没规定迟到早退我要及时处理。
　　因此，对于一些高频的业务场景，如入职、试用期管理、调岗调薪、休假管理、劳动合同解除终止等，员工手册不仅要规定员工应该怎么做，而且还要分配管理者应尽的＂责任＂，如在员工手册中规定，＂对于员工的迟到、早退、旷工等问题，直属上级应及时发现并在一个考勤周期内通报人力资源部门，以便于人力资源部门及时核对并作出响应处理，如因此导致企业蒙受损失，直属上级应及时赔偿＂。故此，员工手册不仅要约束员工，更要约束主管，否则避免劳动争议就会成为一句空话。误区三：只有条文规定，没有原因逻辑
　　员工手册制定出来以后，企业自然希望员工严格遵照执行，但有时部分条款规定很严格，员工的遵从度就很低，这是为何呢？除了员工手册培训缺失之外，很重要的原因就是条款制定只有条文，没有逻辑，员工无法理解为什么要这样规定。
　　比如，很多企业在信息安全制度中会规定＂未经授权严禁员工私自下载软件＂。很多员工会根据常识去理解，下载网上软件比如Windows、PDF转化器之类的太普遍了，有必要这么认真吗，大不了我自己承担责任。但如果能在条款中明示下载盗版软件可能会被理解为职务行为，对第三方侵权将导致企业产生巨大的侵权风险，甚至可能构成侵犯著作权罪，像这样明示条款制定的原因，解释其隐藏于背后的价值观，再辅以合适的培训，那么员工的遵循度会显著提升。
　　再比如，员工请假，很多企业都会规定＂未经批准不得休假，否则按旷工处理＂，但是员工的理解是我申请休假，比如年休假，直属上级为何不批？如果用人单位在员工手册中进一步规定，＂请注意不是每一位员工的休假申请都一定能实现。你的假期可能会因为与其他员工的休假时间相重合，或与关键交付截止日非常临近，而被中断或另行安排＂，员工就能更好地理解休假批准的逻辑。
　　因此，仅仅在员工手册中规定员工应该怎么做是远远不够的，企业还需要让员工通过手册中的条款，看清企业经营的全貌、管理的链条以及规章条文背后的管理逻辑。这样的条款本身带有更多的包容度，也会减少管理上的阻力。误区四：缺乏基本信任，管理成本过高
　　通常，互相信任是构建和谐员工关系的基础，一旦员工对主管和企业失去信任，那么企业所推行的管理举措将举步维艰。同时，信任的缺失会导致管理成本的显著增加。相对应地，实践中，也常常见到一些企业在员工手册中对员工＂处处设防＂，俨然是一开始就把员工设定为＂坏人＂，似乎不对员工严防死守，企业正常的生产经营秩序就无从谈起。
　　以请假为例，有些企业规定＂请假需要提供证明材料，比如丧假需要提供死亡证明＂。为什么要提供死亡证明？企业的理解就是请假的应有之义，但现实中有多少人会虚构亲属去世的事实呢？企业有必要因为个别不诚信的员工而选择不相信大多数员工吗？这种代价是否值得管理者的反思。
　　再如病假，有些企业为了防止员工＂泡病假＂，规定员工请休病假必须提供所有诊断证明材料，包括挂号凭证、病假单、诊断报告、化验单、购药清单、病历记录等，甚至还要求提供去医院的交通费用支付凭证——如此细致的规定真能防范员工＂泡病假＂吗？
　　从控制管理成本角度，笔者一般建议多少天以内的病假无需提供任何病假资料；但是企业保留事后行使监督、审查的权利，如被他人投诉＂泡病假＂，那么病假员工就需要按企业要求提供全套材料以供核实，也就是企业可以选择先充分相信员工不会滥用权利，但是员工辜负公司的信任，则将从严处理。误区五：抄袭法律条文，缺失必备条款
　　众所周知，劳动合同有必备条款，诸如劳动合同类型期限、劳动报酬、工作地点等都属于必备条款范畴。其实员工手册也应该有特定的必备条款，而不是简单地照抄法律条款，企业需要通过制度明确以下内容：
　　第一，个人信息处理条款。即在员工手册中明确个人信息的范围、公司的处理方式和保护手段等。依据是《民法典》第一千零三十五条：处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件……（二）公开处理信息的规则；（三）明示处理信息的目的、方式和范围。
　　第二，反性骚扰条款。即在员工手册中明确规定禁止性骚扰、性骚扰的投诉渠道和处理方式等。依据是《民法典》第一千零一十条：违背他人意愿，以言语、文字、图像、肢体行为等方式对他人实施性骚扰的，受害人有权依法请求行为人承担民事责任。机关、企业、学校等单位应当采取合理的预防、受理投诉、调查处置等措施，防止和制止利用职权、从属关系等实施性骚扰。
　　第三，职业病防治条款。即在员工手册中明确规定职业病防护举措、体检、职业禁忌调岗等相关规定。依据是《职业病防治法》第二十四条：产生职业病危害的用人单位，应当在醒目位置设置公告栏，公布有关职业病防治的规章制度、操作规程、职业病危害事故应急救援措施和工作场所职业病危害因素检测结果。
　　第四，内部控制条款。即企业在内部治理、对外担保、关联交易、信息公开等领域制定明确的规范，以降低相关风险。依据是《企业内部控制基本规范》第六条：企业应当根据有关法律法规、本规范及其配套办法，制定本企业的内部控制制度并组织实施。
　　第五，其他行业特别监管规定。如商业银行应制定绩效薪酬延期追索、扣回规定，如在规定期限内其高级管理人员和相关员工职责内的风险损失超常暴露，商业银行有权将相应期限内已发放的绩效薪酬全部追回，并止付所有未支付部分。
　　当然，对于已有的法律条款，无论企业是否制定规章制度明确，均有义务遵循，并不提倡大量抄袭法律条款。误区六：只有HR主导，没有业务部门参与
　　員工手册通常会涉及企业中多种人力资源场景的处理规则。如果员工手册完全依赖于HR部门、法务部门或外部律师制定，则容易导致手册中相关规定水土不服的情况。企业不仅应当在法律上履行民主程序，更重要的是要能让业务部门参与进来，提高各级管理者的自主参与，特别是对于常见的违纪处理条款，宜根据具体业务场景，提炼、列举常见不当行为，以提高规章制度的匹配度。比如，有企业规定不得虚假报销或超标保险，那么人力资源部需要和财务部门确定具体的报销流程和报销标准，而后再设定相应的处罚措施。误区七：徒有实体规范，没有程序规则
　　完整的员工手册应既有权利规范，又有权利行使的程序规范，既有义务规范，又有违反义务的惩戒措置，如此才能具有较强的可操作性。
　　如，企业规定＂员工请病假应出示病假单＂，但究竟是出示给直线经理还是出示给HR未明确，导致员工忽而向主管请假，忽而向HR请假，甚至出现直接将病假单寄送给法定代表人的情况，这很容易造成管理秩序的混乱。又如，企业规定员工可以有10天婚假，但未规定权利行使期间，导致个别员工离职时再来申请婚假；再如，企业规定员工工龄每满1年增加1天的企业年假，但未明确法定年假和企业年假的休假顺序，导致事后员工主张先休的是企业年假，未休的是法定年假。员工手册条款如缺失完整性，不仅导致企业管理成本增加，而且也可能为劳动争议埋下隐患。
　　无论是员工享受权利，还是用人单位履行用工自主权，均需要同时匹配实体规范和程序规范，用人单位不仅要规定哪些行为不被提倡，还要规定发生行为的处理后果；不仅要规定哪些行为可能导致何种程度的处罚，还要兼顾调查程序、处罚程序、申诉程序的设置。误区八：只有制定过程，没有制定痕迹
　　根据《劳动合同法》的规定，员工手册由于大部分内容涉及员工切身利益，需要履行法定的民主程序和告知程序。有些用人单位在制定手册时确实履行了与员工协商、听取意见等程序，但是相关的工作过程并无证据固定，如通过邮件群发征求意见，涉案邮件未办理公证手续，而后又不能当庭演示，导致争议发生时无法充分举证。又如企业召开员工沟通会听取意见，但会议不安排签到，又无书面会议记录，导致员工事后否认参加会议。
　　从控制风险角度，用人单位宜在规章制度中明确规定履行民主程序和告知程序的具体方式，同时就相关程序的落地过程安排证据规定，如通过邮件方式通知员工开会，会议安排签到并填写会议记录等。
　　对于员工手册示范条款，企业可通过以下任意一种或多种方式履行民主程序或告知程序，包括但不限于以下几点：
　　1.将相关制度草案张贴于企业公告栏，员工可通过指定渠道反馈意见；
　　2.将相关制度草案通过群发邮件方式听取员工意见，员工在指定期限内反馈相关意见；
　　3.将相关制度草案放置于企业内部网络包括OA系统、公共盘、微信群组等，员工在指定期限内可反馈相关意见；
　　4.召开员工沟通会等方式宣读或传阅相关制度草案，现场听取员工意见；
　　5.员工应及时查阅上述渠道中企业已公示的政策信息，如无反馈意见则视为认可和接受。
　　用人单位设置员工手册签名页的，可在员工手册签阅表格中进一步注明，＂本人已确认本手册已经民主程序制定并已履行公示告知程序＂。
　　作者 上海市汇业律师事务所合伙人