浅析企业办公系统信息化管理
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【摘 要】随着现代社会经济的快速发展以及信息技术的深入推进，企业的经营与发展也越来越离不开信息技术的运用。当前许多企业已经探索或者尝试使用办公系统，统筹负责企业内部事务的协调管理，有效提升了管理质量和效率，但同时也存在着一些问题和不足。本文拟针对企业在办公系统进行信息化管理的工作实际，研究分析其中的优点及不足，以期为改进和完善企业办公系统提供有价值的参考。
【关键词】企业管理；办公系统；信息化管理
近些年来，世界经济形势发生了明显的变化，信息技术取得了飞速的发展，信息化进程正在不断地改变着各行各业的工作和管理模式。在企业管理领域，信息化业已渗入到企业管理的方方面面，特别是以OA为代表的办公系统，凭借着其更加稳定、安全、便捷和人性化的特点，迅速在我国企业中普及开来，成为我国企业管理的重要方式。对于现代企业来说，如何更好地利用到信息数据技术，使办公系统更好地为企业经营发展服务，是企业管理层的重要关注点，对于企业的长远发展有着十分重要的意义。因此，企业必须要深入研究分析办公系统的工作原理与理念，着力推动企业信息化管理的创新发展，从而有效提升企业的市场竞争力。
一、企业信息化的基本理论与优点
企业信息化，是计算机网络和移动通信终端发展成熟的当下，信息技术在企业管理和运营中的重要体现。企业借助现代信息技术，对企业现有的资源进行开发利用，协助企业管理人员进行企业生产、经营、规划、管理、决策等各项工作，有效提高企业各项工作能力和水平。这种信息化，主要表现为对企业现有的零散信息进行合理整合，使各种信息形成信息链，更好地发挥信息资源的作用，同时有助于企业对自身的生产经营状态以及人员情况、市场环境等进行综合了解，更好地进行企业管理和经营决策，从而提升企业的市场竞争力。对于现代企业来说，信息化管理主要有以下优点：
（一）有助于企业信息的有效整合
对于企业来说，信息和人才是最为重要的两项因素。企业的信息，既包含了企业的内部信息，如生产运营、产品销售、人员配置、设备购买等，也包含了企业的外部信息，如市场需求、销售反馈、劳动力市场调整等，内容多且繁杂，对于企业的管理层来说很难对所有信息进行一一梳理。在传统的企业管理工作中，企业对于海量信息的处理往往是采取两种方式，一种是只关注重要信息，对于其他信息予以忽略，另一种是下设专门机构，负责对各类信息的收集和筛选。这两种方式，有的企业只采用其中一种，有的企业则是将两种方式并行使用，但都存在着一定的缺陷。前者容易使企业无视表面无用的信息，事实上有许多信息可能存在一些潜在价值，但从表面上是很难察觉的；后者额外增加了企业的负担，并且对于信息管理机构的人员要求较高，导致相关人才不足。而企业的信息化管理，可以有效处理企业中的海量信息，使企业内外相关的信息形成一个完整的体系，有助于企业的资源共享。
（二）有助于企业资源的合理利用
第一，可以实现企业内部信息的顺畅流通，实现企业信息资源的最大限度共享，增强企业员工的自主学习意识和协作配合能力，提高企业的内部凝聚力。对于企业来说，人才的流失是不可避免的，而一旦精英员工选择离职，很容易出现企业相关业务的断层，对企业造成无法挽回的损失。而信息化管理的方式，可以使企业各岗位的工作信息得以共享，使其他员工可以较为顺利地接手离职员工任务，从而保障企业生产经营秩序的有序进行。
第二，可以实现企业重要信息的快速传递，通过办公系统的信息化管理模式，推动企业内部文件和政策流转的自动化操作，减少传统公文流转时因人工传递所造成的工作延误和时间浪费，从而保障企业各项工作能够快捷、有序地推进。与此同时，信息的快速传递还可以大幅降低企业的办公支出，节约纸张、电话费、传真等客观费用消耗，并且有效提升工作效率，减少多人传递所可能产生的差错，使企业管理工作更加顺畅。
第三，可以实现企业日常管理的远程操作，使企业管理人员和工作人员仅凭一台连接网络的电脑或手机，就可以随时随地进行远程办公，不再受到企业办公地点的限制，工作范围更加灵活。
第四，可以实现企业不同机构的明确分工，通过办公系统对企业工作岗位与职责的划分，使每一位员工都能够明晰自身的职能定位，避免相互扯皮和推诿，更加严格规范地按照既定的企业操作流程开展各项工作。
二、企业办公系统信息化的构建与实施
（一）企業办公系统信息化的理念构建
一个企业要开展信息化工作，首先应该有自己企业信息的定位与发展方向即企业信息化规划，这样才能切合实际的发挥信息化的优势或者价值。企业信息化规划主要包括：信息化领导小组的成立、分析编制系统实施方案、拟定信息技术标注、制定企业信息化总体规划、研究分析企业发展战略、分析评估企业现状、梳理优化现状、梳理优化企业业务流程、调查分析企业信息化需求。
企业信息化工作开展的好不好，首先决定于高层对本企业的信息化系统的确定。不是说信息化，就要将企业的各个涉及的体系都融合到系统中去，其核心的体系在于授权体系和业务体系。只要是能产生效益的就是好的体系，并非面面俱到。二是，我们要有自己的思想定位。给自己的企业信息化，定位在那个层级，向那个方向前进。三是，定管理模式、业务模式。就是我们企业采用什么手段去实现我们要达到的信息化，实现它的价值。四是定流程。就是如何在流程中实现企业的管理理念。
（二）企业办公系统信息化的组织构建
企业办公系统信息化建设，必须要有明确的组织构建，通过专门的办公系统管理机构来负责企业信息化的管理工作，才能保障企业办公系统信息化管理的正常运行和合理利用。对于企业的管理层来说，企业领导不可能做到事必躬亲，也不需要对办公系统信息化的相关理论和专业知识进行学习了解，真正重要的是选派具有信息技术和管理能力的人才，专门负责信息化的组织管理。可以说，企业办公系统信息化管理机构的能力好坏，以及相关管理人员的配备，直接关系到企业办公系统信息化建设和运行的成败。
企业办公系统信息化组织主要有以下职责：负责信息化建设全面领导工作，组织协调、监督检查局属各部门、各单位、各项目部信息化建设工作；负责贯彻国家有关信息化建设的法律、行政法规和方针政策；审定公司信息化工作有关技术标准、规范和管理办法；负责审定公司信息化建设发展规划及分阶段实施方案，并负责监督、检查规划和方案的实施情况；负责研究决定公司建设及运行管理期间重大信息工程项目的立项、可行性研究和开工建设，并对实施过程中的重大问题进行决策；负责建立信息化工作激励机制。
（三）OA办公系统的实践运用及成效
当前，我国企业办公系统信息化管理实践中，OA办公系统是许多企业都在尝试使用的一套办公系统，对于现代企业的信息化管理发展起到了重要的推动作用。OA办公系统，是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合国内企业信息化需求而设计的协同管理系统。通过实施OA办公系统，企业可制订数据编码规则，确定各类数据的数据结构，建立完整、统一的企业数据库。该系统实现了对公司办公流程、角色、动作、权限的灵活配置，满足现代办公对组织行为的多种实际管理应用需求，并以图示化的＂流程+表单＂方式展现，形象、直观、易学、易用。通过实践可以发现，OA办公系统的使用，主要取得了三种功效。
第一，提高了企业管理工作的规范化程度和工作效率。OA办公系统的应用，使企业内部的协作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企业办公过程中，采用集中式信息处理机制，协同工作以＂流程+表单＂方式发起，以＂人＂为中心，通过办公通系统把日常管理中的事务、事件按＂角色驱动，流程引导、表单展现、集中共享＂的方式协同关联起来，应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中，改变工作质量，有效提升传统办公管理手段，提高了工作效率。
第二，实现了数据共享，可以提供实时、动态的数据信息查询。OA办公系统的实施，可实现对企业最重要资产——知识的高效管理、积累、沉淀、传播、应用，摆脱人员流动造成的知识的流失；建立动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，使得企业各种资源能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理，从而形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。
第三，实现了物流、资金流、信息流的集成。公司采购、物管、销售等部门管理业务数据，可以通过ERP系统与财务软件进行收集和处理。目前，很多企业的月底库存结账余额结果可直接传递到财务部门，产品销售、采购的财务结算业务也直接通过系统的应收应付模块完成，销售发票和应收账款数据的共享，改变了以前的财务和销售部门两套帐的现状，从而初步实现了物流与资金流的集成。而OA办公系统可以和ERP、财务软件进行整合，实现企业资源的整体安排与管理，根据实际业务管理和办公需要灵活调整企业资源的分配，顺利实现物流、资金流和信息流的集成，从而进一步提高企业资源的利用率。
三、企业办公系统信息化管理的不足及改进措施
（一）企业办公系统信息化管理存在的问题
在我国，企业办公系统信息化尚处于探索和起步阶段，许多企业已经引进了相关办公系统软件进行内部管理，但大部分企业特别是人员少、资源缺的中小企业和民营企业，信息化程度比较低，相关工作推进十分缓慢。而在部分大型企业中，企业管理层的思想和观念仍然比较守旧，不愿意接纳＂互联网+＂和大数据、信息化的新理念、新模式，在信息化管理方面存在为了信息化而信息化的形式主义误区，对于企业发展纵深战略理解领会不足。在企业管理方面，仍然依赖于人治而不是规范化管理，在人员调整、岗位职责分配等方面倾向于＂一言堂＂，不愿意受到办公系统的束缚。在企业信息化建设上，人员配置仍然不足，信息化建设的政策和企业规章不能及时跟进，企业的文化培养也比较滞后，导致信息化管理工作举步维艰。
（二）企业办公系统信息化管理的改进措施
一方面，要切实做好企业办公系统信息化管理的相关规划与制度建设。正所谓，万事开头难。企业要实现办公系统信息化管理，首先要从办公系统的架构规划入手，建设科学合理、符合企业生产经营实际情况的办公系统，并制定相应的规章制度，使企业办公系统信息化管理有章可循，从而保障企业信息化的持续健康发展。办公系统信息化管理，着眼点和落脚点应当放在办公系统的构建上，通过计算机网络软硬件系统来实现企业标准化管理，因此必须要紧密结合企业的实际运行情况，开发好最为适宜的办公软件系统。办公系统必须与企业运行紧密地结合起来，寻找到两者的契合点，才能够真正达到企业办公系统信息化管理的最终目的。对于企业管理层来说，切不可按图索骥，盲目地引进软件公司制作的大众化办公系统软件，或者直接借用其他企业运行较好的办公系统软件，造成办公系统水土不服问题。企业应当培养或者聘请既懂得企业业务、又擅长信息技术的专门人才，负责对接软件公司共同承担办公系统信息化管理软件的开发工作，使其与企业的实际运行状况相匹配，从而有效提升办公系统的实行效果，进而发挥企业员工对于办公系统信息化管理的认可度，实现办公系统与企业运营相辅相成的作用。
另一方面，要引导员工切实养成规范履职的良好习惯。办公系统信息化管理，是对企业人事管理和日常工作监督的重大突破，对于企业员工的工作能力与状态提出了更高的要求。但与此同时，办公系统的信息化管理，离不开企业领导人员的表率作用和每一位员工的自觉遵守，否则信息化管理就是空谈。因此，企业的全体人员都需要切实改进工作作风，履行好个人岗位上的职责。面对竞争日益激烈、变化日趋迅猛的今天，企业员工必然要及时转变理念，切实跟进现代企业信息化管理的新模式、新要求，努力提高创新和应变能力，从而共同促进企业的深入健康发展。
四、结束语
企业办公系统的信息化管理，是新时代企业经营与发展的重要方向，对于企业能否适应信息技术时代的新形势、新要求，在创新发展的浪潮中砥砺前行，有着非常重要的意义。企业管理层和员工都需要充分认识到，企业办公系统信息化管理已经是当前企业发展壮大的必由之路，对于企业管理水平的有效提升具有划时代的意义，切不可逆流而行。要自觉主动地做有利于企业信息化管理，实现企业办公协作配合，形成企业管理合力，从而推进企业信息化管理更快、更好的发展。
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