关于公文流转工作的几点思考

　　【摘要】只要有公文的地方，就有流转。对于公文的流转，各个单位都有自己的一套管理办法。笔者结合多年工作实践，从公文流转的特点、公文流转易出现的几个问题以及对公文流转工作的几点建议阐述了自己的看法。
　　【关键词】公文流转;OA系统;涉密文件
　　公文流转是指机关文秘部门按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关部室会签和有关领导审批的过程，它是公文办理工作中非常重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。此项工作看似简单，实则不然，如果出现纰漏，会对机关工作，尤其是机关办公室工作带来不良影响。下面笔者结合近几年来的工作实践，谈谈公文流转的几点体会。
　　一、公文流转的特点
　　（一）及时性。公文流转讲究效率，不宜多个公文积压在一起流转，如果公文推迟数日传阅，被传阅对象已经通过其他渠道获知此事并已完成相关任务，或者已经超过所要求的执行时间，那么公文流转就失去了意义，办公室的工作也就被动了。
　　（二）不可替代性。随着信息化的飞速发展，很多企事业单位都用办公自动化系统取代了纸质文件流转，公文处理全程网上运转，高效而便捷。但纸质公文的流转还是具有不可替代性，我们可以设想一下，如果电脑软件升级或者系统不兼容，或者版本不匹配，都会导致过去的资料很难保存下来，所以纸质公文流转在一段时间内还是不可替代的，因为它可以全程留痕。现在有很多单位采取了纸质和电子公文流转相结合的方法，例如上下级单位之间交换的非涉密公文直接通过OA系统传递，然后各自的OA文秘打印成纸质件完成流转的全程，这样既高效又安全，不失为一个好的途径。
　　（三）有序性。公文流转的顺序是很重要的，如果是只需阅知的公文，则按照行政级别排序传阅即可;如果是需要办理的公文，一般流转顺序是办公室批示传阅范围→主办部门意见→会签部门意见→分管领导意见→其他领导意见→单位主要负责人意见，公文流转到这里最后还有非常重要的一个闭环，在阅办单最下面有一栏＂处理意见＂，这时文秘需要把领导批示过的阅办单拿给主办部门签字，让其知晓所有领导批示，然后存档，此时这个公文才算完成流转。
　　（四）安全性。无论是涉密公文还是非涉密公文，文秘人员在流转的过程中一定要时刻绷紧安全这根弦，时刻掌握文件的流通去向，流转的每个环节做好记录。尤其是涉密文，要特别重视，如果在流转的过程中丢失或泄密，则后果不堪设想。所以，安全性是公文流转工作的政治性体现，文秘人员要全面掌握流转信息，确保文件安全保密。
　　二、公文流转易出现的几个问题
　　（一）出现漏传、横传现象。当流转文件较多的时候，有时既要呈单位领导，又要求送相关部门，而公文所载事务的办理还有时限要求，如果流转的某些环节不严谨，查看也不及时，则很容易出现漏传或横传现象，导致公文丢失或办理延误，从而降低公文处理的效率，给工作带来不利影响。
　　（二）文件随意复印。在公文流转的过程中，有的领导看见自己感兴趣的文件，不管是不是涉密文件，都要求文秘人员给他复印一份，这时文秘人员一定要坚持原则，按照公文管理相关规定，履行好审批和登记手续，要守住底线。
　　（三）公文催還不及时。当公文流转到某个领导或部门时，存在归还不及时或多次催交才归还的个别现象，这会直接影响公文的流转效率。个中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看或部门工作未办毕而暂不归还等客观因素，也有因催还对象是领导而不予催还或不敢催还等主观原因。这里暴露出的是公文流转缺乏限时归还的规定或有规定却执行不到位等问题。
　　（四）缺乏督办机制。当单位领导签批了落实的具体意见，承办部门领导阅知签字后，公文即可归档，文件的运转告一段落。但是由于缺乏相应的规范，甚至因为多一事不如少一事的不负责任态度，对于批示意见是否落实到位，承办是否完成或办理进度如何等，往往无人跟踪督办，造成办文与办事的脱节。
　　三、对公文流转工作的几点建议
　　公文流转是办公室的一项日常工作，看似简单，实则不然，需要我们耐心、细心和用心。下面结合笔者工作实践总结出了几个小技巧，即＂勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注＂。
　　（一）勤登记。一般接收到公文后，第一件事是登记，签收登记务必完整详细，需要记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。
　　（二）细分类。文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，可以给不同类型、不同领导传阅的文件配备专用文件夹，这样就可以有效提高文件传阅的速度和质量，同时也方便查阅文件的去向。如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。
　　（三）巧变通。对文件传阅，各单位都有一套标准和固定的流程，但是对一些急件、领导批示件，要做到急事急办，以免误事。例如，对一些急件，可以跟领导或领导秘书联系后，及时将文件送达约定位置给领导阅签，或者通过工作QQ、微信及时传给领导（限于非涉密件），或者由领导指定其他领导代为阅签。
　　（四）知内容。做好文件流转工作，不论是否需要提出拟办意见，都需要认真学习所流转的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急，需要优先处理。简言之，就是通过学习文件，从而更准确地对文件进行分类。这比机械的用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议，也能有的放矢。
　　（五）常备注。作为办文人员，在处理文件过程中，要及时在文件签批处理单上的合适位置备注文件的处理情况，以免日后忘记。例如领导在文件上批示＂复印一份给我＂，如复印后已送领导，应在处理单上及时备注＂已复印送某领导＂。又如有的文件很紧急，通过电话告知领导后，也应及时在文件处理单上备注＂已于××日××时电话告知某领导＂，如领导有指示，也应一并备注。在文件处理单上备注文件处理的情况，既便于自己记录，也便于后面阅文的领导了解文件的有关处理情况，签批时心中有数。
　　【参考文献】
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