机关单位公文管理工作相关业务简述

　　党志燕 魏建霞 迟富丽
　　【摘要】公文管理是保障机关单位各项工作顺利开展的基础，是机关单位日常工作的重要组成部分;本文从公文的发文处理、收文处理、公文的归档和销毁以及公文的电子化管理等几个方面介绍机关单位公文管理工作;公文的电子化可以作为公文管理的发展方向研究。
　　【关键词】公文管理;业务;简述
　　公文是党政机关、企事业单位，法定团体等组织实施领导、履行职能和处理公务时使用的具有特定效力和规范体式的文体。公文的作用包括：准确及时地传达、贯彻党和国家的方针政策;公布法规和规章;落实上级单位的工作及要求;向上级机关请示、汇报工作;答复问题、通报和交流情况;对机关单位内部部门进行领导、指导、管理、布置工作;与外单位协调沟通和商洽事宜等。
　　公文管理工作是指公文拟制、办理、管理、处置等一系列相互关联、衔接有序的工作，机关单位的公文管理工作是保障单位各项工作顺利开展的基础，是日常工作的重要组成部分，因此应当确定归口部门管理，并由专人负责，以此来提高公文管理工作的质量和效率。本文主要通过公文的发文处理、收文处理、公文的归档和销毁以及公文的电子化管理等具体业务介绍公文管理工作。
　　一、公文的发文处理
　　公文具有较强的严肃性和权威性，它的质量影响着公文涉及业务工作的效力和效果。公文的形成是一项需要工作人员共同参与的创作性工作，主要包括拟稿、核稿、签发、核发、印制和发放等环节。
　　（一）公文的拟稿。公文是机关单位承上启下和内外沟通的重要工具，所表达的意图要清晰准确，避免产生歧义。收文单位是在正确理解公文内容的基础上去执行的，因此在拟稿时应站在收文单位的角度考虑，让收文单位收到公文之后能明白公文的要求，利于开展工作。公文的拟稿主要从两方面着手，一是应在拟稿前确定公文的种类，二是要掌握一些基本要求。1.公文种类的确定。目前通用的党政机关公文种类有15种，在拟稿前应明确拟使用的公文种类，明白起草公文的目的，现将使用比较频繁的通知、报告和请示等文种简单介绍如下：（1）通知。属于下行文，也叫平行文，是运用广泛的知照性公文，用于发布本单位规章制度;要求下级机关办理某项事务;转发上级机关公文;向同级机关和不同隶属机关发送公文等。适用范围是上级机关对下级机关或者平行机关之间。（2）报告。属于上行文，是向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问所使用的文种，报告可以是例行报告、综合报告，专题报告等。具体应用时原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关;并不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项;不可越级或跨级别使用。（3）请示。属于上行文，是向上级单位请求指示、批准的文种。使用时应当将请示的原因及目的说明，并提出倾向性意见、解决问题的建议或方案。注意主送机关应当是一个，不能是多头请示;应当一文一事，即请示一件事的同时不可夹带其他事项;同样不可越级或跨级别使用。
　　2.拟稿的基本要求。公文的内容是公文的主体，也是公文的灵魂，拟稿时应按照结构严谨、条理清楚、主题突出、内容简洁、表达准确，格式正确等基本要求起草;同时应符合党和国家方针政策、国家法律、法规以及属地市委、市政府的有关规定;引用人名、地名、单位名称、时间，代号时要准确无误;引用文件时应核对原文，避免出错;要避免出现明显的文字、标点、数字、缺行、漏句、重句和缺页等错误。
　　（二）公文的核稿。公文拟稿完成之后，由部门负责人或经验丰富的文秘人员对文稿的内容进行审核和检查：核实文中提到的政策是否符合相关规定，提出的措施是否可行;核查公文内容的衔接性和完整性是否良好，对不恰当的地方提出意见并改正;检查文稿内容、结构、主题、文字是否正确，保证公文的严肃性。
　　（三）公文的签发。签发是核稿之后由机关单位负责人、法定代表人或单位分管领导对公文进行签字发行的阶段，即对審核的文稿进行最后的审定、签署，确定公文有效、是否可以正式发文的决定性阶段。
　　（四）公文的核发。公文的核发是秘书部门在公文正式印制发放前，对公文的审批手续、内容、文种和格式等进行再次复核、并确定公文文号的工作。
　　（五）公文的印制和发放。公文的制作应当按照准确、及时、安全、规范、保密的原则进行，在制作时版面布局、要素编排，印刷装订和加盖印章等具体环节都应符合特定的国家标准。通常由文秘室根据领导签批的份数、审批的内容按照规定格式制作，印制装订完成的公文，根据审批的知悉范围进行发放并做好记录，便于日后查询。
　　二、公文的收文处理
　　公文的收文处理是指对来自单位外部公文的办理、管理的过程，包括签收、登记、承办、传阅和催办等环节。
　　（一）公文的签收和登记。公文具有很强的时效性，在特定的时间内产生效用，收到公文要及时办理，不要延误、积压文件，签收时应履行清点、签署姓名和日期的手续。登记时要将涉密公文和非涉密公文分别登记，以便从源头上控制公文的流向和流转范围，保证公文的安全保密性;应将公文的文件编号、来文单位、收文日期、份数，页数以及涉密公文的密级和保密期限逐项登记清楚。
　　（二）公文的承办、传阅和催办。承办、传阅和催办工作是规范管理和有效利用公文的重要环节，应当严谨细致，准确周密、迅速及时，并注意安全保密。1.承办。公文的承办要讲究规范和及时，承办时可以根据公文的轻、重、缓、急程度采用不同颜色的文件夹加以区分，达到分类处理，提高承办质量与速度的目的;承办时承办人应按照公文内容，提出初始的意见或建议，报由上一级领导审批，领导可以根据承办人的建议作出批复，或者根据公文内容召集会议，经讨论研究作出具体的决定。2.传阅。公文的传阅是公文内容上传下达的重要环节，同样要注意文件的时效性，传阅时要遵循＂工作需要知悉＂的原则进行，不随意扩大知悉范围，以防文件的敏感内容被他人知悉，造成不良影响，甚至发生泄密事件。3.催办。在传阅公文时，注意敦促文件传递的速度，随时掌握文件的去向，提高工作效率，保证文件的安全性，并在文件要求的时间范围内办结。
　　三、公文的归档和销毁
　　公文使用完毕后应将材料收集齐全，整理归档，便于日后使用，确无存档价值的应当办理销毁。
　　（一）公文的归档。归档整理工作需要有较强的责任心和认真细致的工作态度，在公文处理阶段就为归档做好准备，将公文处理与归档立卷有效结合，能减少重复工作、为日后查阅利用公文档案起到积极的作用。其中公文发文的归档材料应包含拟稿、核稿、核发的审批页及公文底稿和一份正式公文;公文收文的归档应将原件及承办过程页一并存档，存档时可以按文件内容分类整理立卷，有条件的可以建立电子公文档案库，提高档案查询使用率。
　　（二）公文的销毁。不满足存档条件和无保存利用价值的公文，例如未形成最终稿的公文和重复多份的公文（尤其是涉密公文），个人不可持有，应按相关规定作销毁处理;销毁前应当履行登记、造册、清点、核对，审批的手续，销毁记录应保存备查。
　　四、公文的电子化管理
　　公文的电子化管理对提高公文利用效率有重大意义。电子公文与纸质公文特点对比如下：
　　（一）纸质公文。纸质公文有稳定性高、安全性好的优势，是目前主要的载体形式，但在发文、收文、归档和销毁工作的各环节需要人工配合和操作，效率低、查找时间长，不能直观反映公文当前的位置，且归档后保存需要较大的存储空间和条件较高的存储环境。
　　（二）电子公文。公文的电子化节省纸张，低碳环保，减少了信息的重复录入，起到资源共享、提高办公效率、减少流转時间的作用;传输签收过程可以追溯查询、永久保存、查询方便。但公文的电子化存在不稳定因素，对网络安全的依赖性强。
　　随着信息化水平的进一步提高，纸质公文逐渐过渡到电子公文将是大趋势。在目前的实际管理中应做好纸质管理，不断发展电子管理手段，使公文的管理工作更科学规范。
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