新形势下提升会议效率的措施探析

　　陶婧 郭羽
　　【摘要】务实高效的会议既可以将工作充分部署布置下去，又可以节约时间、释放精力，成为确保工作落实的＂助推器＂。原先以会议落实会议的工作套路必须改变，面对新时代要有新气象新作为，只有主动适应新形势下的任务要求，才能不断提升企业管理水平，确保各项工作部署得以落实。
　　【关键词】会议效率;问题分析;规范管理;实效性措施
　　会议是确保将工作落实的重要手段，是企业管理过程中进行问题沟通和解决的重要途径。通过会议进行部署、协调工作更是一种领导方法。有效的会议管理有助于使会议更加高效，激发出员工的积极性，达到集体决策的目的，推动企业向前发展。新形势下的会议管理，给办会人员提出了更高要求，探索分析其中存在的深层次潜藏问题，不断总结内在规律，实现会风真正积极转变，才能推动中心工作顺畅开展。
　　一、会议的概念
　　会议就是企业集体议事，＂会＂就是集会，＂议＂就是商议，是组织集中起来共同探讨某项工作的方式。会议能够称其为会议，需要具备三个基本要素：首先是要有组织，活动的召集者要有，活动的参与者也是必不可少。其次要有集中主题，就是需要有共同探讨协商的事项。最后，参加会议的人员必须是两人以上。
　　二、会议中存在的问题分析
　　（一）会议数量较多。召开会议是实现科学决策的一种重要方式，但是很多企业目前只会借助这一种手段，造成了会议数量越来越多，存在为了开会而开会，需要集体研究的事情要开会，不需要集体决策的事情也要开会，＂会海＂现象很普遍。会议召开名目较多，大大小小各类会议都有，开会的频率很高，参会人员尚未从一个会议中出来，就可能进入了下个会议中去，造成了人力、物力和财力的浪费。
　　（二）会议效果不理想。会议效果很多时候不是召开会议的关注点，而是把开会的重点放在了只追求会议规模大不大、规格高不高，范围广不广，领导到不到场等方面。会议中有没有人真正参与进来，是不是存在出去＂放放风＂＂聊聊天＂等不遵守会风会议纪律的现象，没有充分重视起来。有些会议的召开，没有做到很好地推动一项工作的进行，而是简单实现传达到了，让有关人员知晓了，做到有痕迹、有记录，这样不仅解决不了根本性问题，还有可能会带来新的问题。
　　（三）陪会人员过多。现在很多会议都追求面面俱到，陪会人员过多，邀请了与工作所有相关人员参加，本身就存在推卸工作责任和＂不作为＂的嫌疑。实际上很多参会人员与会议的议题本身关联度不大，甚至有些可能是临时被拉过来进行参会，这样也就造成了参会者无法提出一些有建设性的意见和建议。
　　（四）会后落实无人跟踪。会议召开之后，会上达成的共识和需要待办的事项，明确了责任人和责任部门，却没有具体考核措施，完成与否、落到到位与否还是个未知数，就没有真正达到会议召开的目的，没有将工作延伸到＂最后一公里＂，这样就造成了整个工作的＂头重脚轻＂。
　　（五）决策链路过长。在会议数量无法有效减少和会议效果不佳的背后，折射出的是企业深层次管理问题。决策事项方式只能是通过层层召开会议的方式加以解决，会议中存在＂推诿扯皮＂的现象，一个事项的解决需要召开很多次会才能协调顺畅，甚至在多次协调之后还没有真正解决问题，侧面说明企业部门权责关系不明确，业务条线比较多，沟通协调不顺畅的现状。
　　三、提升会议效率策略探析
　　（一）制定会议制度。从源头上杜绝＂会多＂的办法就是严格会议的审批，制定会议的管理制度。能够通过文件、电话、视频、传真等其它方式解决问题的，就不要召开会议。会议的审批可以实行分级分类审批，对于申请各类型会议的数量加以严格控制。同时，会议召开需本着＂规范简朴、务实高效＂的原则，严格控制会议时间和参会人员范围。制定会议的管理制度之后，确保将制度执行到位，可以更好实现会议效率大幅提升，实现企业的规范管理。
　　（二）会前做好策划。不开无准备之会。既然决定召开会议，就要明确会议的主题，召开的目的，想要达成的目标等基本事项，会议召开的成不成功，会前的准备很关键。中央＂八项规定＂中明确提出了精简会议活动的要求，对于会议召开的必要性进行了规定，要从根本上切实减少各类会议活动，就是要求会议召开的主题要明确，不召开仅仅是泛泛部署和提要求的会议，而是要召开＂货真价实＂的会。会议的议题需提前发给参会人员，以提前让大家做好准备，有针对性准备会上发言材料，增强会议实际效果。会前准备事项可以采用清单式，列出需要准备的事项、处理方式、联系人、备注等信息。如遇到重要的会议，可以提前到会场进行彩排，按照会议的流程预演，以提早发现和处理可能存在的问题，确保会议正常召开。
　　（三）会中工作要到位。会议已经开始了，主要领导和参会人员已经落座，要将会议开到位、说到位，会中控制很关键。首先，要把得住方向，控制好全局。根据会议主题进行，此次会议是贯彻学习上级文件精神的，就要将文件精神传达到位，重点是文件精神的解读和学习;会议是讨论生产线的建设方案，那就要让参与此项建设的相关部门都能够清楚职责分工，领着任务回去。其次，会议的议程应当清晰明确，会议的时间尽量缩短。少说空话和套话，多说实际有用的话，不说废话，这样才能带动会风积极转变。
　　（四）会议总结要充分。会议召开之后，总结必不可少。会议记录人员应及时形成会议纪要，将会中内容翔实准确记录下来，并于第一时间转发给相关人员阅处，同时要做好会议中有关的文件资料整理和归档工作。会议简报的编写也要及时，借助信息手段来将会议精神传达落实。会议事项的落实催办工作要跟踪和督促，在会上落实好牵头部门，做到及时反馈工作进展情况。会后收尾工作也包含了办会的总结，这次会议在哪些细节问题的处理上还显得不足，还有哪些方面是可以提升的，可以充分总结经验，为下一次的办会提供参考和依据。
　　（五）加强企业内部管理。通过科学界定各部门职责，厘清权责关系，及时纠正部门存在的缺位、越位现象。健全部门履职冲突协调的机制，明确职责划分，更好发挥出资源有效配置的效益，这样可以从一定程度上杜绝需要利用开会手段来协调问题的现象。只有在企业内部管理流程顺畅了，管理机制相对健全，职责界面清晰，才是保证工作良性运作的基础和根本。
　　四、结束语
　　通过会议这种形式，员工可以了解条线和中心工作开展情况，有效参与到企业管理中来，从而促进企業良性发展。面对发展的新形势、新要求，深入剖析会议效率不高的深层次问题，探究实现高效办会的手段是很有必要的。通过优化流程、源头控制、明确主题、充分总结等措施，可以确保提升会议质量，提高会议精细化管理水平。
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