高职院校机要文件保密工作的特点和提升路径

　　【摘要】做好新形势下高职院校保密工作，对于学院做好党建、行政和教育教学工作具有至关重要的意义。近年来，高职院校保密工作面临着一系列的新情况和新问题，本文在研究机要文件管理工作四个特点的基础上，从建立和落实责任制和责任追究制、提高广大教职工和学生们的保密意识、加强机要人员培训、完善机要文件管理机制、规范办文流程、加强涉密载体的管理六个方面探究加强和改进做好高职院校保密工作的路径。
　　【关键词】高职院校;机要文件;保密
　　一、研究背景
　　党的十九大将＂坚持国家总体安全观＂作为新时代坚持和发展中国特色社会主义的基本方略之一，对维护国家安全作出一系列重要部署。保密工作与维护国家安全息息相关。高职院校是国家行政事业单位的重要组成部分，肩负着人才的培养、高新技术的研发和创新、文化的传承和保护等工作。高职院校每天都会接收到来自中央、自治区党委和政府、自治区教育厅和其他机构的不同级别的机要密件，因此高校是接收和存储机要文件的重要机构。随着改革开放的不断深入，特别是信息化建设的加快，国内各高校的跨区域交流、校企合作更加广泛，同时也增加了更多的失密、泄密的可能性。以此同时，当前国际形势纷繁复杂，一些西方敌对势力千方百计打探高校教育和管理中所谓的＂负面信息＂，借机炒作、攻击、抹黑中国，使高校的保密工作面临非常严峻的挑战。因此，在新的历史条件下，如何切实做好高校的机要工作，提高学校安全意识和维护校园的安全与和谐稳定，这是值得深入研究的问题。
　　二、机要文件管理工作的特点
　　（一）重要性。机要文件有限定的保密时间和限定的知悉范围，具有很强的严肃性和政治性，在未获得批准时，任何人不能私自將知悉范围随意扩大。机要文件是高职院校贯彻和落实国家方针政策和精神的重要支撑依据，是部署学院各项工作，制定各项规章制度的指南针，是传递上级文件精神的桥梁，文件内容能否及时和准确传阅关系到各项规章制度的实施。
　　（二）保密性。保守秘密是机要秘书工作的重要原则，需要时刻铭记并保持高度的保密意识。对于不应该在保密场所以外的地方，对于机要文件知悉范围之外的人，需要做的严守机要秘密，不随意传播其内容。
　　（三）规范性。机要文件管理工作有其规范的一套流程，包括机要文件的接收、签领、登记、审批、传阅等，对流程都有严格的要求，应严格按照规定执行，维护机要文件的权威性，保障机要文件管理工作的科学化和规范化。
　　（四）时效性。有很大一部分机要文件存在办理期限要求，应尽快办理。因为机要文件中的内容不仅涉及高职院校需要落实的工作，同时对高职院校做好党建、行政和教育教学工作有指导性的作用，所以必须高效率传递上级单位的精神，及时向学院领导汇报工作情况。
　　三、提升高职院校机要文件保密工作的路径
　　高职院校承载着文化发展传播的重要作用，涉密的文件资料众多，高职院校做好保密工作，可以从以下几方面进行：
　　（一）加强领导，建立和落实责任制和责任追究制。要强化领导，落实责任主体，签订保密承诺书和责任书，层层分解任务和责任，进一步完善保密工作领导小组职责，研究部署保密工作，形成＂主要领导总负责，分管领导亲自抓，各部门共同参与＂的局面，保密工作与学院年度重点工作任务同计划、同部署、同检查、同考核。
　　（二）广泛宣传，提高广大教职工和学生们的保密意识。高职院校要结合实际工作情况，善于利用宣传媒介，利用学院官网、微信公众号、橱窗、LED屏幕等多渠道加强《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《国家安全法》等保密法规的宣传力度，进一步贯彻总体国家安全观，全面落实党的十九大对国家安全宣传教育工作的重要部署和要求，普及保密知识，树立国家安全意识，自觉关心、维护国家安全。
　　（三）加强机要人员培训，提高业务能力。一是要求机要领导干部、机要员、以及各部门负责机要工作的联络员加强对政策法规的学习，不断提高政治理论素养，保持政治敏锐性。二是具体负责机要工作的人员要不断加强业务学习，熟练掌握机要文件管理工作中的各项环节，以精益求精的工作态度和扎实的工作作风做好机要文件管理工作。三是要增强机要人员的责任心和保密意识，在机要文件管理各个环节中发挥积极作用。
　　（四）建章立制，完善机要文件管理机制。针对学院工作实际，制定《机要文件收文登记制度》《机要文件传阅制度》等系列制度，设置机要文件接收登记本、借阅登记本、传阅处理笺等。通过建章立制，规范机要文件传阅、存放、借阅等环节。
　　（五）注重细节，规范机要文件办文流程。1.做好机要文件的签收。机要人员到交换站时，要检查文件是否密封，有无启封、拆取文件的痕迹。核对无误后才可签字。2.做好机要文件的登记。要注意核对机要文件所登记的来文单位、日期、标题、文号、密级、紧急程度、文件分数是否一致。3.做好呈批。仔细填写机要文件处理笺，按照要求先呈办公室主任阅示，接着呈分管院领导审批。4.做好传阅。按照学院规定，学院分管领导实行送阅，主办和会办部门阅件人员需要到机要室进行文件阅读。5.做好借阅。严格按照文件借阅制度执行借阅流程，由申请借阅部门提供具有部门领导签字的纸质材料，并填写借阅登记本，做到谁签字借阅，谁负责归还。6.做好清理、存档及销毁。定期对机要文件进行清点、检查和整理，确保机要文件的安全性。
　　（六）加强涉密载体的管理，提高机要场所安全性。1.加强纸质机要文件的管理。认真落实内部文件、密级文件、资料管理的有关规定，严格执行签收、等级、呈批、传阅、回收、清理、存档、清退和销毁的手续。2.加强对办公自动化设备的管理。严格管理好机要室的计算机、复印机、打印机等办公室自动化设备，对必要的机要文件进行复印时严格监视，防止废件的随意摆放和丢弃。3.加强计算机和互联网管理。严禁涉密计算机、打印机与互联网相连，坚持＂上网不涉密，涉密不上网＂的原则。 4.加强对机要室防盗装置的配置，确保＂三铁一器＂设备的齐全。
　　四、结论
　　在新形势下，高职院校要结合实际工作，在坚持机要文件管理工作原则的基础上，保持工作的灵活性，做好协调和沟通工作，多主动多汇报，不断完善机要文件管理工作的流程，创新工作思路，提高办文效率，为学院机要文件管理工作的稳定发展和质量的不断提升奠定基础。
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