浅析新时期供电公司办公室管理及创新
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【摘要】在改革新常态下，用户对供电质量及服务提出更高要求，供电公司面临改革提速、竞争加剧、盈利降低的严峻形势。作为供电公司办公室应积极转变观念，充分理解职能和定位，结合电力生产实际，分析存在的问题，创新管理办法，以适应新时期供电公司发展的需要。
【关键词】新时期；供电公司；办公室；工作
一、供电公司办公室管理的功能及基本要求
供电企业办公室是公司综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心，办公室的工作千头万绪，有公文拟制、人力资源、党群事务、档案管理、用车管理、会议安排、迎来送往、物业管理等大量事务性、琐碎性的工作。要做好办公室工作，就需要发挥办公室团队力量，分析各项任务的轻、重、缓、急，做好管理、协调及服务这三个方面的工作。首先，工作上主动作为，了解宏观经济政策、法律、法規，深入生产一线、电力市场，了解工作情况，收集相关数据，为领导提供参谋。其次，在协调方面，要加强与相关单位、各职能部室沟通，促进团结，圆满完成公司领导交办的工作任务。同时，加强企业文化建设，了解员工思想动态，积极为员工排忧解难，增强企业凝聚力与执行力，为电网建设、运行、维护和抢修提供高效、优质的后勤及宣传服务。
二、当前供电公司办公室存在的问题
（一）公司发展步伐加快与办公室人员综合能力的矛盾。当前供电公司加大投入，充分应用科技成果，采用科技手段，网络设备的信息化、自动化、智能化水平不断提升，重视专业技术人才引进，管理运营水平迈上新台阶，但目前办公室人员存在着年龄普遍偏大，法律、规则意识不强，人才当量密度偏低的问题，对能源互联网、大数据、＂互联网+＂等新生事物的理解和重视程度不够，对电力体制改革带来的挑战和机遇认识不够，危机意识不强，对电力企业整体运行工作不够了解，没有相应的理论基础，缺乏相应的业务素质，惯用经验办事，创新工作思考不够，对开展的工作没有预见性和计划性，不能更好地适应供电公司的快速发展。
（二）优质服务意识不强。为降低人力资源成本和提高工作效率，供电企业办公室人员配置相对精简，工作人员身兼数职，长期处理琐碎事务，个别工作人员存在工作热情不高、责任心不强、工作推诿、服务意识不到位等问题，在内外沟通协调过程中，亦缺乏敏锐的应对能力和超前服务意识，将工作重心放在具体事务性工作中，忽视琐碎工作的重要性，导致办公室不能为公司提供深层次服务，没有很好起到上传下达、部门和谐、用户满意的润滑剂作用，优质服务有待提升。
（三）安全管理有待加强。供电企业承担城市、乡村等地电网抢修、维护等任务，车辆使用频繁，车辆安全行驶起着保障电力员工安全、提高突发事件处置效率、保障可靠供电的重要作用，是供电公司办公室安全管理的重心。目前供电企业驾驶人员分专职驾驶员与兼职驾驶员，个别专职驾驶员经验丰富，但对车辆驾驶技术存在过于自信的心理，驾驶时麻痹大意，车辆三查流于形式，对车辆事故主观原因认识不足。个别兼职驾驶员存在对车辆维护、突发事故处置经验不足，车辆管理、维护责任心不强等问题。由于电网抢修突发事件的不确定性和线路、设备维护、巡视检查周期性等原因，驾驶时间不固定、行驶路况复杂、天气状况不定，驾驶员易产生疲劳驾驶和带情绪开车等问题，存在安全风险。
（四）宣传工作有待加强。供电公司宣传工作，起着对内引导员工思想，提高企业凝聚力和战斗力，落实公司各项战略部署，促进企业和谐、稳定；对外防范舆情风险，提升企业形象的重要作用。目前供电公司办公室存在对宣传工作重视程度不够，对员工思想情况把握仍不够充分、全面，宣传工作针对性不强，方式单一，互动性有待提升，对宣传效果评估、总结不够，对新媒体影响力和风险认识不够等问题。
（五）可控成本控制不够。办公室主要可控的费用为办公用品、通信、印刷、车辆使用、差旅、维修费等费用，为适应经济新常态，提高企业利润，办公室应加强可控成本的控制，降本提质增效，但在可控成本控制过程中，存在费用审核把关不严，可控成本支出方案不科学，综合调配使用资源不够优化，员工节约意识引导不够等问题。
（六）档案管理意识有待增强。各种形式和载体的历史记录是公司决策的依据，是对工作查考的凭据，做好档案管理工作，管好用好档案，依法治档，对开展企业法制建设，充分开发利用资源起着重要作用。目前供电企业适应新形式发展要求，开展机构改革，实行岗位调整，因人事变动，各类历史档案归档困难，档案归档因部门沟通不够、未实现档案闭环管理。因工作人员重视不够和责任心等问题，存在着归档不及时或遗漏现象。
三、创新供电公司办公室工作的思考
（一）充分利用现有办公室人力资源，打造优秀办公室团队。一是建立、完善和从严执行办公室管理制度。结合电力标准化作业要求，细化办公流程，实行办公室公文拟制、合同审核、办公固定资产、车辆驾驶等标准化管理，提高办事效率和质量，使办公室管理有章可循，对办公室工作人员工作质量进行量化考核。二是加强办公室人员综合能力的培养。鼓励工作人员提高学历、职称水平，提高人员文化水平；同时加强电力业务、法律和财务知识的学习，提高对公司各项规章制度、业务流程的理解水平，树立法治意识、规范意识。三是企业外培与内培相结合，自学与集中学习相结合，加强培训效果考核，抽派相关人员到上级单位办公室学习锻炼。四是充分尊重办公室人员个性，发挥个人特长，加强思想交流沟通，关心、理解和鼓励每位团队成员，构建和谐、健康团队。五是建立重点工作集中办公制度。充分发挥办公室团队力量，统筹人力资源，确定任务目标和时限，集中力量攻克重点工作，提高办公室人员责任意识和综合能力，提高工作质效。六是开展办公室趣味活动和比赛，提高员工工作热情、水平和对新事物、新观念的认同。
（二）打造优质服务示范窗口。在供电企业，办公室是企业的窗口，它直接致力于企业与基层、群众之间的关系，联系对外单位，是矛盾的易发点，因此办公室人员要深入基层，深入市场，开展调研工作，寻找解决方案，做好记录，给公司提供建议。同时保持办公室环境规范、整洁；人员衣着规范，服务态度礼貌，举止得体。在各项工作中，主动作为，把握原则性与灵活性，化解矛盾，解疑释惑。设置共产党员示范岗，落实首问责任制，做好信访工作，为各项工作的顺利开展和企业稳定提供优质服务。
（三）强化车辆安全管理。一是进一步完善车辆管理制度，提高车辆三查质量，严禁公车私用，开展车辆不定期安全突击检查，将车辆三查、车况、安全行驶和服务质量等纳入积分制指标，量化考核。二是召开车辆安全行驶会议，让每位驾驶员参与分析讨论各类交通事故案例，邀请专业驾驶员为兼职驾驶员讲解车辆维护及驾驶经验，共同提高安全意识。三是完善车辆驾驶维修、保养制度。由车辆管理人员、优秀驾驶员组成车辆安全小组，开展车辆行驶专业随车指导，车辆设备检查、维修审核等工作，做到＂应修必修，修必修好＂。四是落实车辆责任制。班组使用的车辆，班组与办公室负有同等安全责任，驾驶人员负安全驾驶责任，乘车人员负安全监督责任。五是针对季节气候特点，开展车辆驾驶培训和比赛，提高驾驶员技术水平。
（四）提高宣传质效。一是结合当前员工思想动态，针对性开展思想宣传工作，深入践行社会主义核心价值观，开展＂两学一做＂学习教育活动，紧跟企业发展脉搏，扎根基层、坚守一线，加强员工干事创业先进典型的宣传，建设和弘扬积极健康向上的创业文化，增强公司软实力。二是建立视野开阔、反应迅速、处置科学的舆情工作机制，增强舆情应对处置能力。三是以员工兴趣小组活动为纽带，营造积极健康、团结友爱的企业文化。四是重视新媒体应用，分析存在的优势和风险，优化宣传流程审核质效，推广企业APP，微信公众平台，积极传递正能量，提升公司形象。
（五）严控可控成本，提质降本增效。一是完善办公用品台账功能。对闲置、废旧和可调配办公室用品进行综合调配使用。二是严格执行公司办公用品、差旅费等管理办法，加强审核。三是加强办公区域维护维修方案優化，降低维修成本，同时办公区域电器设备更换时尽量采用节能环保产品。四是优化车辆调度，严控车辆维护、维修、油耗成本。五是加强提质降本增效工作宣传，让员工进一步树立节约意识。
（六）加强档案管理。一是完善档案管理制度，加强档案台账管理，落实档案流转各个环节责任，实名登记，做到有章可查，有据可依。二是加强档案人员培训，提高专业水平。三是整合办公、档案、物资、工程等网络系统平台，提高档案管理水平和归档效率。
四、结束语
随着经济新常态和电力体制改革的发展，供电企业面临更多机遇和挑战，作为供电公司办公室需积极适应新时期要求，树立危机意识和法治意识，转变观念，创新管理方法，为企业可持续发展作出贡献。