论中学档案管理的加强和改进

　　摘要：档案是一种更真实的历史，中学档案管理涉及到一所中等学校的教学、活动以及师生资料的收集和保存，对一所学校的传承意义非凡，已越来越受到重视。但同时，很多人对档案的认识不够，许多学校的档案管理工作存在着一些弊病，不利于档案工作的管理，需要引起人们的重视，不断改进，努力加强中学档案管理工作。
　　关键词：加强；中学档案；管理；改进
　　一、关于中学档案管理
　　1、中学档案管理的含义。档案管理是针对繁多、复杂、零散的档案资料，将其分门别类，进行整理，以利于别人查询和利用的管理性工作，它包括信息的整理、采集和保管等内容。中学档案管理是指对学校的各项活动以文字、声音、图片或者影像的形式收集起来，并将其进行整理保存。中学档案可分为文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、科技档案、设备档案、声像档案、实物档案、名人档案、电子档案等门类，它记录了一个学校的教学、管理和日常活动，为深入了解这个学校的历史发展提供参考。
　　2、中学档案管理的意义。中学档案管理，可以为学校保存珍贵的历史资料，对学校的发展历史进行总结；是对学校现在的管理水平和办学能力的衡量，促进学校继承优良传统，继续开拓进取，奋发有为；同时这些资料都是学校的重要信息资料，其中一些对学校发展过程中遇到的困难和取得的成绩的记载，对于学校以后改革发展、克服面临的困难具有一定的鼓舞和指导意义。
　　3、现阶段中学档案管理存在的问题。中学档案管理对于一个学校的传承和发展意义重大，但是许多学校仍在这方面存在着许多问题。
　　（1）档案管理工作的认识不足。许多人认为档案管理就是简单地看管资料而已，将档案管理工作简单化，而一些学校领导单纯为学校的教学质量和经济效益考虑，完全忽视档案工作的价值，一些档案管理员也没有充分认识到自己的责任和工作的价值所在，工作的责任心不强，不能将档案有系统地进行分类，更不能及时采集学校最新的活动，总结教学成败的经验，导致信息流失，无法将档案与学校的管理有效结合，影响了档案管理作用的发挥。
　　（2）档案管理工作不完善。一些学校档案管理工作的规章制度不完善，甚至没有相关的规定，导致档案管理人员的工作无法可依，没有纪律的规范，进而放松了对档案的管理，只在年终考核或上级进行检查时，才开始重视，匆忙做一些面子上的工作，其工作的内容和成效，据实际的要求相差甚远。
　　（3）档案管理人员业务素质较低。一些学校由于思想上的认识不够，在管理人员的任用上也比较随意，大部分档案管理人员由图书馆管理人员兼任，而没有专门的负责人，没有受过专业的学习或培训，对档案的管理也只按照自己的理解进行，而没有规范化的标准，导致档案管理工作不科学，管理效率低。
　　二、加强和改进中学档案管理
　　档案管理工作的重要性和存在大量问题之间的矛盾，以及人们对档案管理的日益重视，使得加强和改善档案管理工作，使之科学化、现代化，成为一个迫切的问题。
　　1、加强思想上的认识。提高思想上的认识是改善和提高中学档案管理的第一步，只有思想上有了足够的重视，学校领导和档案管理人员才有可能采取进一步措施，提高档案管理工作的有效性。而档案管理有为学校和学校师生保存珍贵信息资料的作用，学校可不时进行档案管理方面的宣传，改变师生对档案管理的传统认识，尤其要提高档案管理人员的责任意识，为强化档案管理提供保障。
　　2、完善档案管理体制。学校需建立起严格的档案管理制度，为学校的档案管理工作提供制度上的保障。档案管理体制的建立可在《档案法》的指导下，制定出符合学校实际要求的如《学校档案管理细则》之类的规章制度，使学校的档案管理有章可依，对档案管理人员的工作提出具体的要求，规定具体的工作内容。
　　档案管理人员的工作主要包括档案资料的收集和管理两大部分。档案的收集需要档案管理人员时刻关注学校发生的大事小情，将有意义、对学校的发展有影响的事件通过文字、图片或影像的形式记录下来，并将其进行归类、保管。这就需要档案管理人员有着灵敏的反应和灵通的消息来源，甚至可以通过校报、广播、网络等途径，编织自己的信息网，以保证不遗漏任何有用的资料。此外，对现有档案的整理、保存也是管理人员的一项重要工作。针对内容繁多、零散的档案内容，管理者要按相关要求进行细心地鉴定、分类，使档案按一定顺序排列、编号，便于使用者进行检索、查询。经过这样整理保存的档案才能更为有效地发挥其历史文献的作用。
　　3、积极开展专业培训，提高档案管理人员的素质。档案管理人员的素质是档案管理工作能否实现有效管理的基础，学校要想实现档案管理的规范化、科学化，专业人才是关键。档案管理工作是一项复杂、系统的工作，它需要管理者有着强烈的责任感和耐心，同时要掌握一定的专业知识，比如对档案资料进行编目、检索等，这都需要档案管理人员有相关的知识，起码受过相关的培训，才能承担得起这个重要的任务。
　　4、利用新技术，实现档案管理现代化。现在人们对于中学档案的管理除了要求其专业化和科学化外，现代化也逐渐受到重视，这也是档案信息管理工作将来的方向。随着网络等新技术的发展，信息化已成为各国、各行业共同的发展目标。而这对于档案管理来说，也是提高管理效率、节约资源的有效途径。档案管理工作要不断引进新技术，充分利用档案管理软件，将电子媒介与纸质资料相结合，文字、图片和影像相配合，丰富档案的保存形式，使档案的管理更科学，更安全、更合理。
　　三、结语
　　中学档案管理不是一项独立于学校的教学和发展的工作，它与学校的各项生活及未来发展息息相关，同时档案的管理工作也不是件轻松地事情，它需要学校领导和工作人员给予高度的关注，在经费、人员、技术等方面都给予相应的支持，让中学档案真正成为学校发展的记载者，成为别人了解它的窗口，这对于提升学校的文化价值、文化传统，增强学校师生的荣誉感和学校的历史纵深感有深远的意义。
　　参考文献
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　　[2] 陈赛.中学档案管理的有效途径[J].学校管理，2009（1）.
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