用友总账系统常见问题解析
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摘要：文章根据笔者讲授用友U872会计软件的经验，逐一分析总账系统使用过程中存在的主要问题，并提出相应的解决对策。
关键词：用友U872 总账系统 问题 解析
中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2016）16-0097-03
前，国内多数高校均以用友U872软件作为会计软件应用实验课程的教学软件。该财务软件的核心模块为总账系统。由于该软件具有一定的复杂性，在实验教学中不可避免地存在一些疑难问题，笔者将对总账系统使用过程中存在的主要问题进行解析。
一、系统管理和基础设置
系统的基础设置是首次使用财务软件时必须要执行的程序，其本质是将通用系统转化为专用系统的过程，在系统管理和基础设置环节，常见问题主要有：
（一）在＂企业应用平台＂中进行＂基础设置＂时，界面显示为空，无法录入部门、人员等基础档案信息
原因：建立账套时，系统管理员未启用总账系统。账套一旦建好，系统管理员则无法直接修改账套。
解决对策：（1）以＂账套主管＂的身份进入＂企业应用平台＂，在[基础信息]-[基础档案]-[系统启用]中选择启用总账系统。（2）＂账套主管＂点击[系统管理]-[修改账套]，对相应账套进行修改，勾选启用总账系统选项即可。
分析：启用总账系统属于＂修改账套＂的操作，系统管理员只有建立账套的权限，账套主管具有修改账套的权限。
（二）在设置会计科目中，无法直接修改具有二级明细科目的一级会计科目
原因：修改或删除会计科目应遵循＂自下而上＂的原则，即先删除或者修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。
解决对策：执行[基础设置]-[基础档案]-[财务]-[会计科目]命令，通过＂修改＂或者＂删除＂功能完成相应操作。
分析：修改或删除已经输入余额的会计科目，必须先删除本级及下级科目的期初余额（改为0），才能修改或删除该科目。
（三）在设置＂项目目录＂中，增加存货核算项目目录时，可选核算科目为空
原因：设置会计科目时，未设置＂库存商品＂＂主营业务收入＂＂主营业务成本＂科目辅助核算属性。
解决对策：执行[基础设置]-[基础档案]-[财务]-[会计科目]命令，增加＂库存商品＂＂主营业务收入＂＂主营业务成本＂科目项目核算的辅助核算属性。
分析：存货核算科目需进行项目核算。
二、总账系统初始化
（一）执行[财务会计]-[总账]-[设置]-[期初余额]命令，进入＂期初余额录入＂窗口，录入往来科目期初余额，点击个人时无法参照个人信息
原因：录入[基础档案]-[人员档案]信息时，没有对相关人员＂是否业务员＂的复选框进行勾选。
解决对策：执行[基础设置]-[基础档案]-[机构人员]-[人员档案]命令，进入＂人员档案＂窗口，对相关人员＂是否业务员＂的复选框进行勾选，勾选后系统自动为相关人员指定对应的业务部门。返回＂期初余额录入＂窗口，即可进行往来科目期初余额的个人参照录入。
分析：各项往来业务的信息记录需详细至个人。
（二）期初余额对账不平
原因：期初余额对账不平的主要原因是往来辅助核算科目期初余额未录入或者录入错误。
解决对策：根据系统对账结果提示，执行[财务会计]-[总账]-[设置]-[期初余额]命令，对所有往来科目执行[辅助期初余额]-[往来明细]-[期初往来明细]录入命令，核对是否存在漏录或者错录情况。核对完毕，返回＂对账＂窗口，执行＂期初对账＂命令即可。
分析：期初往来余额需在往来明细中进行记录和跟踪。
三、日常业务处理
（一）在月末无法对月末之前的经济业务进行制单处理
原因：在总账控制参数设置中，设置了＂制单序时控制＂，因为必须序时制单。
解决对策：以＂账套主管＂的身份执行[财务会计]-[总账]-[设置]-[选项]命令，取消勾选＂制单序时控制＂复选框，点击＂确定＂即可。
分析：取消制单序时控制后，制单可不受先后时间控制。
（二）对应收应付业务进行制单时，系统提示应收应付系统受控，无法制单
原因：在总账控制参数设置中，设置了＂不可使用其他系统受控科目＂。
解决对策：以＂账套主管＂的身份执行[财务会计]-[总账]-[设置]-[选项]命令，勾选＂可以使用其他系统受控科目＂复选框，点击＂确定＂即可。
分析：在用友U872中，如果只启用总账系统，未启用其他系统，为便于使用者处理各项业务，则在总账控制参数设置中，应设置可使用其他系统受控科目。
（三）对产生现金流量的业务进行制单时，无法录入现金流量信息
原因：（1）操作人员无现金流量录入的权限；（2）未将＂现金＂＂银行存款＂的明细科目、＂其他货币资金＂的明细科目指定为现金流量科目。
解决对策：（1）以＂系统管理员＂的身份登陆系统管理，执行＂权限＂命令，给相应人员赋予[总账]-[凭证]-[凭证处理]-[现金流量录入]的权限。（2）以＂账套主管＂的身份执行[基础设置]-[基础档案]-[财务]-[会计科目]命令，进入＂会计科目＂窗口，执行[编辑]-[指定科目]命令，选择＂现金＂＂银行存款＂的明细科目、＂其他货币资金＂的明细科目，点击＂确定＂。
分析：无法录入现金流量信息的原因一般有两个，即给相应人员赋予现金流量录入权限的操作由系统管理员完成，将相应科目指定为现金流量科目由账套主管完成。
（四）对支票报销业务进行制单时，系统无法弹出＂支票登记＂对话框
原因：（1）银行存款科目未挂银行账辅助核算属性。（2）设置结算方式时，未选择票据管理。3.总账系统参数设置中，未设置支票控制。
解决对策：（1）执行[基础设置]-[基础档案]-[财务]-[会计科目]命令，为银行存款科目增加银行账辅助核算属性。（2）执行[基础设置]-[基础档案]-[收付结算]-[结算方式]命令，打开＂结算方式＂对话框，勾选＂是否票据管理＂复选框，点击＂保存＂。（3）执行[财务会计]-[总账]-[设置]-[选项]命令，勾选＂支票控制＂复选框，点击＂确定＂即可。（4）最后还可通过手工补录的方法来登记支票信息。执行[出纳]-[支票登记簿]手工录入即可。
分析：若结算方式设置为＂支票管理＂且在总账初始参数设置时选择了＂支票控制＂，则在填制凭证时自动弹出＂支票登记＂对话框。
（五）对本期记账凭证执行＂出纳签字＂命令时，弹出＂出纳签字＂查询条件对话框，无法查询到需要出纳签字的记账凭证
原因：（1）出纳无出纳签字权限；（2）现金和银行存款科目未被指定为出纳签字科目。
解决对策：（1）以＂系统管理员＂的身份登陆系统管理，执行＂权限＂命令，进入＂操作员权限＂窗口，选中出纳人员，点击＂修改＂，给出纳人员赋予[总账]-[凭证]-[出纳签字]的权限，点击＂保存＂。（2）以＂账套主管＂的身份执行[基础设置]-[基础档案]-[财务]-[会计科目]命令，进入＂会计科目＂窗口，执行[编辑]-[指定科目]命令，将现金指定为现金总账科目，将银行存款科目指定为银行总账科目，点击＂确定＂。返回至[总账]-[出纳签字]命令，双击某一需签字的凭证，进入＂出纳签字＂窗口，点击工具栏中＂签字＂选项即可。
分析：出纳签字要有具有出纳签字权的人员进行。指定会计科目是指选定现金、银行存款科目，供出纳管理使用，所以在出纳签字、查询现金，银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。如果在出纳签字之后发现记账凭证错误，需要修改，则可以取消出纳签字。在＂出纳签字＂凭证窗口点击工具栏中＂取消＂选项取消出纳签字，取消出纳签字只能由出纳签字本人进行。
（六）执行本期记账凭证记账命令时，无法记账
原因：（1）期初余额试算不平衡；（2）上月未记账，本月不能记账；3.本期有未审核的记账凭证，记账范围小于等于已审核范围。
解决对策：（1）在＂期初余额录入＂窗口，点击＂试算＂选项，进行期初余额试算，若期初余额试算不平衡，则修改期初余额直至平衡为止。（2）对上月记账凭证执行记账命令，上月已记账，本月才可记账。（3）对未审核的凭证进行审核。以＂账套主管＂身份执行[财务会计]-[总账]-[凭证]-[审核凭证]命令，双击需要审核的凭证，点击工具栏中＂审核＂选项，点击＂退出＂，再次执行＂记账＂命令。
分析：记账功能可以是凭证记录的数据生效，只能对已审核的凭证进行记账。若记账后发现凭证错误，可利用反记账功能恢复到记账前状态，再取消审核记账凭证，即可对凭证进行修改。反记账步骤：执行[总账]-[期末]-[对账]命令进入＂对账＂窗口，同时按Ctrl+H组合键，系统弹出＂恢复记账前状态功能已被激活＂信息提示框，此时在＂总账-凭证＂菜单下显示＂恢复记账前状态＂命令。
四、期末处理
（一）执行[总账]-[期末]-[转账生成]命令，进入＂转账生成＂窗口，选择＂自定义转账＂无法生成期末转账记账凭证
原因：（1）在进行月末转账之前，未将本月所有的记账凭证全部记账。（2）期末转账定义设置错误。
解决对策：（1）以＂账套主管＂的身份执行＂记账＂命令，确认本月所有记账凭证均已记账。（2）执行[财务会计]-[总账]-[期末]-[转账定义]命令，逐一核对＂自定义转账设置＂＂对应结账设置＂＂销售成本结账设置＂＂期间损益结转设置＂是否正确。
分析：结转生成的凭证要审核、记账，才能生效。由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在月末转账之前，必须将所有未记账凭证全部记账。对于一组具有取数关系的相关的转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账，否则生成的转账凭证中的数据可能不正确。
（二）执行月末结转命令，系统显示未通过工作检查，不可以结账
原因：（1）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。（2）上月未结账，则本月不能结账。（3）总账与明细账对账不符，不能结账。（4）本月尚有未结转为零的损益类一级科目。
解决对策：（1）以＂账套主管＂的身份逐一核实上月是否结账、本月是否还有未记账凭证。（2）以＂账套主管＂的身份作废、删除已生成的期间损益结转凭证，并将所有自动转账凭证审核、记账，然后重新生成期间损益结转凭证，再审核、记账。
分析：期末结账业务之间具有一定的取数关系，因此必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账，否则后续生成的期间损益结转凭证数据将会出错。期间损益结转生成的凭证仍需审核、记账，最后才能执行＂对账＂＂结账＂命令。如果结账后发现本期业务需要调整，可以＂账套主管＂的身份进入系统，通过＂反结账＂命令取消本期的结账。
五、报表管理
生成利润表时，期间费用项目数据不正确。
原因：重复多次计提同一笔费用业务。包括：（1）期末计提短期借款利息转账生成凭证时，多次点击＂自定义转账＂＂是否结转＂选项，导致系统重复多次计提短期借款利息。（2）期末转账生成无形资产摊销凭证时，多次点击＂自定义转账＂＂是否结转＂选项，导致系统重复多次生成相同记账凭证。
解决对策：反结账、反记账、取消凭证审核、删除损益结转凭证、删除重复计提的费用凭证、结转损益生成凭证、审核、记账、对账、结账，生成报表。
分析：期末计提相应费用时，操作员只需相应点击一次＂自定义转账＂＂是否结转＂选项即可，不可重复多次点击。生成报表时，一旦发现本期业务处理错误，则需执行反结账、反记账、反审核即三反命令进行修改。
参考文献：
[1]王玫.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8V8.72版）[M].北京：清华大学出版社，2015.
[2]王春梅.通用财务软件总账系统设置体系解析——以用友ERP-U8为例[J].商业会计，2014，（1）.
[3]王纯杰.用友U872薪资管理系统常见问题解析[J].财会月刊，2014，（6）.
作者简介：
詹亮，男，郑州航空工业管理学院会计学院，助教；研究方向：财务管理。