文书档案保管期限划分方法探究

　　【摘要】电子化文档保存技术的发展与档案馆职能的转变对于现今文书档案管理的保存期限划分方法提出了新的挑战，原有的三分法将＂重要＂与＂一般＂作为文档划分的前置性条件，存在着语义含混的弊端。二分法以机关主次要职能文件作为归入文档永久或非永久保存之前提，对于提出合理标准具有一定的理论贡献。
　　【关键词】文书档案管理；电子化文档；档案馆职能
　　2006年9月，国家档案局通过《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称＂保管期限规定＂），将原有的 ＂永久＂＂长期＂＂短期＂ 保管期限划分方法修改为 ＂永久＂＂定期＂，定期中再实行标时制，分为30年与10年的不同划分标准，但在档案馆职能转变与电子化文档归类技术发展的新背景下，该划分方法现已呈现出其局限性，并且其带来的另一弊端即为＂对档案文书的双重乃至三重鉴定方法给检索工具的编制造成大量的重复劳动＂，需要对其重新予以检视。
　　一、文书档案管理的新背景
　　首先，保管期限规定实行已十余年之久，在此期间对文书档案保管产生极大影响的即为电子化文档保存技术之发展，信息化技术的提高为文书档案的归类保存带来了极大便利，原有的纸质类文档保存不仅会占用大量的空间资源，并且文书档案管理存在其特殊性，需要管理人员对各种类繁多之文档的高度熟悉且长期任职，一旦需更换管理人员，带来的附加成本也是不可忽视之问题。另外，在环境保护日益发展的背景下，大量纸质文件保存带来的树木资源浪费也是现今各方呼吁建立电子化文档数据库的一大现实依据。各类数据库的建立与检索工具的完善为上述问题带来了解决方案，并且其所呈现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理、云端储存多为永久性，且检索文件的便捷性与时效性也具有纸质类文档保存方法所不可比拟的优势。
　　其次，档案馆职能的转变。有学者提出＂档案馆由封闭型向开放型转变以来，其用户结构由原来只为机关工作查考服务转变为以接待社会各界编史修志、学术利用为主＂的观点，以分析文书档案管理所面临的新背景。职能分工的细化与社会科学的发展为档案学的研究带来的新热潮，且毋庸置疑的是，史学研究多是从微观材料出发来探析特定社会时代背景之发展的一门学科，做好文书档案的归类管理即可对现今管理储存文档提供一个科学合理的标准，并且对未来史学研究的发展能够奠定良好的基础。
　　二、文书档案保管期限划分方法及其问题
　　保管期限规定第七、第八条分别对永久保管与定期保管的文书档案进行了规定，其附属性文件《文书档案保管期限表》（以下简称＂保管期限表＂）则对定期保管的标时制文件保存进行了细化标准，但如若从规范性文件的字面含义解释，即可发现现今对于文书档案管理的＂永久＂与＂定期＂划分便存在着语义含混的弊病，譬如保管期限规定第七条第三款认定＂本机关职能活动中形成的重要业务文件材料＂为永久保存，而第八条第一款规定＂本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料＂为定期保存。首先对于何为＂重要＂、何为＂一般＂的文书档案并没有一个准确的学理或实践形成的界定标准，其次，倘若根据一定的限定性文字制定出进行文书档案保管的＂重要＂或＂一般＂标准，其带来的问题便是文书档案保管期限十四条规定的＂本规定适用于各级党政机关和人民团体，军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行＂，由此可知，几乎社会系统内所有的行政主体、企事业单位都依照或参考此标准进行，其在社会活动中形成的数目繁多、种类復杂的文件也无法按照上述重要或一般的标准进行归类。
　　三、合理化建构：三分法向二分法的转变
　　有学者根据《中华人民共和国档案法》（以下简称＂档案法＂）第十一条＂机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案＂所规定的内容，将文书档案划分为＂进馆＂与＂不进馆＂两类，以此来作为规范文书档案管理期限的前置性条件。管见以为，文书档案保管期限按＂永久＂与＂非永久＂的二分划分方法较之＂进馆＂＂不进馆＂更具合理性，其理论依据概因为，档案保管期限与其是否进入档案馆完全是两个概念，保管期限所规范的是文书类档案文件保管时间的长短，而不是根据其重要性程度或对历史考察是否具有功效性而接收入档案馆。将档案的保管期限定为＂永久＂与＂非永久＂的方法， 含义更为确切。各机关档案室在移交档案时，可以将 ＂永久＂ 保管的档案移交进馆， 将＂非永久＂保管的档案作为＂不进馆＂，留作机关档案室自行保管，供本机关使用，待一定期限后再行销毁。
　　基于以上阐述，在将原三分法档案保管期限简化为＂永久＂与＂非永久＂二分法的基础之上，再做其细化标准，管见以为，可根据本机关的主要工作职能将其社会活动形成的文档归入上述两类，概因每个机关或社会团体都有其主要及次要职能，并且一般都有活动章程对其进行明确规定，关于主要职能文件可归入永久保存类文档，剩余次之，至于上级机关的任命文件等文档，则有前述保管期限表对其予以明确规定，在此不再赘述。
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