医院档案管理中电子档案系统的应用分析
⇨⇦
【摘要】档案管理是医院管理中的主要内容，其管理质量是医院运行质量的影响因素之一。基于此，本文主要针对医院传统档案管理中存在的不足进行分析，并分别从电子档案储存方面、电子档案利用方面、电子档案查询方面，细化分析医院档案管理中电子档案系统的应用，以期为电子档案系统在医院档案管理中的广泛推广提供良好的理论支持。
【关键词】医院；档案管理；电子档案系统
近年来，由于受到人们作息规律、生活方式、饮食习惯等因素的影响，人们对医疗服务的需求显著增多，导致医院内部各类档案数量持续增长，为档案储存及档案安全保障等工作带来了一定的困难。为了保障医院档案的管理质量，解决传统档案管理中的各类问题，可将电子档案系统用于医院档案管理中。因此，分析电子档案系统在医院档案管理中的应用具有一定的现实意义。
一、医院传统档案管理的不足
医院传统档案管理的不足主要体现在以下几方面：
（一）档案储存与利用率方面。在医院传统档案管理中，档案多以胶片、纸质档案、磁带等介质组成，这类档案对储存环境的要求较高，一旦出现管理疏忽，很容易产生档案受潮、發黄等损害，严重影响档案的正常使用。此外，档案利用率低也是传统档案管理工作的主要问题之一。
（二）档案查询方面。传统档案管理所采用的人工管理方式为档案查询工作带来了一定的困难。当医院各科室医护人员需要使用档案时，需通过查询档案作者、目录、标号及储存位置、通知库房调取档案、完成借阅手续等一系列冗杂流程。这种状况严重影响了档案查询效率，降低档案查询的时效性。
二、电子档案系统在医院档案管理中的应用
为了解决医院传统档案管理中的诸多不足，改善档案管理效果，电子档案系统逐渐被广泛应用于医院档案管理中。这里主要从以下几方面入手，对电子档案系统在医院档案管理中的应用进行分析和研究：
（一）电子档案储存方面。医院信息化水平的不断提升为电子档案系统在医院档案管理中的应用营造了良好的技术条件。引入电子档案系统后，医院临床诊疗中产生的大量纸质档案转化成电子档案。这种档案储存方式的优势在于：第一，扩展储存空间，解决医院档案管理中因储存空间有限而引发的档案受潮、档案发黄等问题。第二，确保医院档案的保密效果。患者的病历档案属于个人隐私范畴，医院有对档案保密的义务。将传统纸质档案转化成电子档案保存后，档案管理的保密效果将间接发生提高。第三，减少档案成本。纸质档案的增多意味着医院档案管理成本的增加。大量纸质档案的产生不仅为档案储存工作带来不便，还会从一定程度上加剧资源浪费。医院档案管理中引入电子档案系统后，纸质档案被转化成电子档案形式储存，同时，因使用纸质档案产生的成本（纸质档案自身成本、储存成本等）也会产生明显缩减。例如，某医院于2016年8月正式于档案管理工作中引入电子档案系统。截至2017年8月的统计结果显示，该医院普外科、消化内科的档案成本分别较去年同期减少3211元、2215元。这一结果充分验证了电子档案系统在医院档案管理中的应用价值。
（二）电子档案利用方面。档案利用作为医院档案管理的主要环节之一，其管理质量的重要性不言而喻。结合传统医院档案利用管理状况来看，传统档案利用主要存在环节冗余、调用效率低等问题。对于档案管理人员而言，传统档案管理模式下工作量较大，工作难度较高。电子档案系统的出现为医院档案利用中的不足提供了有效的解决途径。引入电子档案系统后，面对来自各科室的档案资料，档案管理人员仅需通过简单的分类、保存操作即可完成工作任务。当各科室医护人员因学术研究、临床教学等需要调取档案时，档案管理人员可根据使用者提出的要求，向电子档案系统中输入关键信息，快速满足其档案利用需求。例如，某医院泌尿外科临床医师提出调取该科室2016年11月-2017年5月的患者病例资料撰写一篇学术论文。档案管理人员在电子档案系统中先后输入泌尿外科、2016年10月-2017年5月这两项关键信息后，电子档案系统快速显示出213份病例资料。整个过程操作便捷、流畅，充分契合临床医师的学术研究需求。
（三）电子档案查询方面。在传统医院档案管理模式下，档案查询需求的满足需要通过人工查询档案编号信息、档案储存位置信息、发放调取档案通知、查找档案等环节。这种管理模式不仅会导致管理人员工作量增加，还会影响档案的整体使用效率。应用电子档案系统后，医院各类档案以电子档案形式储存于电子档案系统中。这种档案管理模式摒弃了传统人工档案管理中档案查询的冗余流程，而转化为通过向电子档案系统中输入关键词的方式，快速完成查询任务。电子档案系统管理模式在档案查询方面存在明显优势的原因在于：电子档案系统集成计算机技术、数据库技术等现代信息化手段，满足医院档案查询工作在查询速度、查询耗时等方面的需求，降低档案查询实践中的失误发生率，为档案利用及医院档案管理质量的改善奠定良好的基础。此外，电子档案系统的应用要求档案管理人员具备一定的电子档案系统操作能力，为保障电子档案系统的应用效果，医院应加强对档案管理人员的培训。
三、结论
综上所述，医院应于档案管理中，广泛推行电子档案系统管理模式。在这种新型管理模式下，大量难以保存、高成本的纸质档案逐渐被电子档案所取代，不仅有利于档案管理安全、档案管理难度的控制，还可起到提高档案管理效率，改善档案管理质量的作用。随着信息化技术的不断普及，电子档案系统必将在医院档案管理中发挥出更大的价值。
【参考文献】
[1]李珍香.医院档案管理中电子档案系统的应用研究[J].东方企业文化，2017（S1）：172.
[2]熊瑛，甄玲，余国兆.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].中国医疗器械信息，2017，23（06）：116-117.