浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合

　　【摘要】办公自动化系统（以下简称OA系统）的日益普及，电子文件和电子档案日益取代传统的纸质文件和档案，如何科学有效地管理电子文件和电子档案便成为当今时代文件和档案工作者共同关注的重要问题。目前，OA系统在形成、处理和传输电子文件方面已经卓有成效，但是如何将OA系统与档案管理工作有效结合起来，真正实现无缝对接，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。
　　【关键词】OA；电子文件；档案管理；对策
　　一、办公自动化环境下的电子文件档案管理概述
　　OA系统是利用现代办公技术和计算机网络技术构成的一种人机信息处理系统，这个系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络设施和办公信息等要素构成，组织机构内的办公人员通过网络可以实现跨时间、跨地点的协同办公，同时通过办公自动化系统实施的交换式网络应用，可以使得办公信息传递更加快捷方便，办公事务处理更加自动化，极大提高了办公活动的高效率。
　　早期受到技术水平及办公设备的限制，我国档案收集采用的文件均是手工制作的纸张文件。传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。在计算机技术的推动下，我国企事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用，企事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，电子文件除具有一般文件的基本特性外，与纸质文件相比，还有一些自身的特性。主要有：
　　（一）对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。
　　（二）非直读性。电子文件不能为人直接阅读，需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就需要采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性。
　　（三）信息与载体的相对分离性。与纸质文件相比，电子文件的载体与其信息的结合是松散的，电子文件虽然也需要依附于一定形式的载体上，但载体相对于信息内容来说不再具有原始性、一致性和唯一性。
　　二、加强办公自动化环境下电子文件档案管理的几点对策
　　档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随OA系统在企事业单位的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是重要的信息资源和珍贵财富。由于电子文件档案的出现和发展时间短，暴露的问题较多，网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁，因此，如何加强对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的亟待解决的重要课题。
　　（一）提高认识，不断增强对档案管理工作的重视程度。电子公文与档案管理的有效结合，无论对文书部门，还是对档案部门，都是一项新工作。它关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用。因此，要从电子政务建设、信息资源建设的高度，从新形势下做好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识电子公文与数字档案管理的现实意义和重要作用。电子公文归档是当前信息资源建设的一个重要方面，而信息资源的建设与数字档案开发利用是信息化的核心任务，是贯穿信息化建设进程的主线和取得实效的关键。数字档案是信息资源的重要组成部分，要用长远的眼光看待数字档案信息资源开发利用工作。
　　（二）加强管理，不断建立健全档案管理各项规章制度。首先，建立高效的档案行政管理运行机制，只有高效的档案行政管理运行机制，才能使档案领导部门按照既定目标和计划对下层的活动进行监督指导，实现前端控制目标；只有高效的行政管理运行机制，才能引导与电子文件的生成、保管、传输有关的单位、组织、个人之间建立良好的互相协作、互相配合的关系，有效解决各种矛盾，发挥整个文档一体化管理系统的最大效率。其次，要有具体明确的归档管理制度、归档方式、归档要求和归档程序等，从制度上保证电子文件的及时归档管理，使制度变成归档人员的自觉行动。同时，还需要切实和可操作的电子文件归档与管理标准。确保从技术和管理层次上保障电子文件的真实性、完整性和可靠性。最后，切实加强档案管理人才队伍建设，要提高档案人员的素质，档案人员要在重視自身工作的基础上，积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能，主动地去学习新的经验和工作方法，档案部门要根据实际情况积极开展培训工作，鼓励档案人员不断提高专业能力。
　　【参考文献】
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