办公自动化在文书档案管理中的应用
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【摘要】办公自动化的应用能够提高档案管理的效率，实现档案信息的传播与共享，并且文件传播更加安全。因此必须要认识到办公自动化在文书档案管理中的重要性，提出科学的管理策略，本文就办公自动化在文书档案管理中的应用进行阐述分析。
【关键词】办公自动化；文书档案管理；应用
文书档案管理中应用办公自动化具有极为重要的意义，但是也有一定的问题，因此需要强化设备管理，采取有效的措施使得文书档案更加安全，促进文书档案管理更加顺利地推进。
一、办公自动化在文書档案管理中应用的意义
首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。
最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。
二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略
（一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。
（二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。
（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
（四）强化档案管理人员的综合水平。在文书档案管理中，档案管理人员的素质水平对档案管理的效果有着直接的影响，因此必须要提高档案管理人员的素质水平，实现高效的文书档案管理。文书档案管理中应用办公自动化技术，还需要提高档案管理人员的专业化技能。加强档案管理的投入，使工作环境以及硬件设备得到优化，档案管理人员能够熟练地操作各种设备，具有较高的业务素质。强化档案管理人员的教育培训，树立终身教育的理念，完善奖惩机制的建立，提高档案管理人员的技能以及工作积极性。同时做好职业道德教育，在档案管理工作中能够更加认真、细致。此外，要加强与单位各部门之间的有效沟通和联系，使档案管理的影响力得以提升。还要积极与其他单位加强联系，积极学习先进的经验技术，并结合单位自身的实际情况，通过现代化的网络技术手段，使得文书档案管理工作水平得到全面的提升，更好地为单位各项决策提供科学依据。
三、结语
总而言之，单位发展中文书档案是极为重要的历史凭证和宝贵资源，具有一定的参考和利用价值。文书档案管理在单位管理中占有重要的地位，管理的效果将对档案资料的真实、完整性产生直接的影响。将办公自动化技术应用到文书档案管理中，能够提高档案管理的效率，进一步优化服务功能，保证档案资料的储存和传输更加安全。
【参考文献】
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