新形势下高校办公室管理工作的思考

　　摘要：高等教育的改革与发展、网络技术的应用，给高校办公室管理工作带来了机遇，也提出了新的挑战。该文分析了目前高校办公室管理工作中存在的主要问题，提出高校办公室管理工作在新形势下的对策。
　　关键词：高校办公室管理工作；问题；对策
　　高校办公室是高等学校的综合办事机构,是学校对内对外交流的窗口和平台。其管理水平直接关系到学校各项工作的高效运转。而当前高等教育改革与发展的新形势以及计算机、网络技术等带来的信息化环境，却对高校办公室管理工作提出了更高的要求，同时也显露了新形势下高校办公室管理工作中存在的一些问题。这促使我们对高校办公室管理工作的更为重要性以及高校办公室管理工作中存在的问题和对策做出深思。
　　1.新形势下高校办公室管理工作的地位和作用
　　服务是高校办公室的基本职能。高校中教学、科研、管理三者相辅相成的，一流的教学科研离不开科学的管理。对高校办公室而言，管理工作的主要内容就是服务于教学、科研。既要完成学校下达的各项任务，又要为教学第一线的教师做好服务和后勤保障工作。
　　溝通协调是高校办公室的一项重要职能。高校办公室上要承接校级机关和校领导的指示、指令，下要对职能层进行协调和管理。它通过沟通和协调（主要包括政策协调、关系协调、工作节奏协调、人际协调等）解决学校工作运行过程中出现的矛盾和问题，从而提高校管理系统的整体效益。
　　督办检查是办公室工作的一项重要内容。学校目标的实现、计划的完成，关键在于决策的落实，这就必须运用督办检查手段来保障执行部门有效地完成工作任务，提高决策的执行效率。此外，在督办检查中可以直接深入到实际工作中，便于及时发现问题、反馈信息、纠正问题，使决策更为科学。
　　2.新形势下高校办公室管理中存在一些问题
　　2.1办公室职能和目标模糊不清
　　随着高校改革及高等教育事业的不断发展，高校办公室管理涌现了一些新业务。有些新业务看似与办公室管理无关，实际上仍是办公室业务的扩展，在日常工作极容易被忽视；另一些新业务看似归属办公室管理，实际上又不属于其管辖范围，而办公室人员却极易＂越俎代庖＂。对办公室职能与目标认识不清，会导致管理混乱和多头指挥，直接影响办公室的工作效率。
　　2.2高校办公室缺乏科学有效的管理体制
　　高校办公室工作繁杂而琐碎，突发事件较多，行之有效的规章制度，是提高工作效率和质量的首要保证。而目前高校在办公室管理上，缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制；缺乏自我评价的标准和方法，导致工作处于无序状态，整体工作效率低下。
　　2.3高校办公室管理方式和手段滞后
　　在当今世界，管理、科技、教育已成为现代文明的三大支柱。随着科技的发展和社会的进步，管理的作用越来越重要。单纯用传统的经验管理方式已不能适应科学管理的要求。高等教育水平的不断提高以及信息化专业飞速发展，要求高校办公室管理必须要像其他行业一样向信息化方向发展。但是，目前高校办公室现有的办公设备却相对落后，有些高校办公室虽拥有了现代化办公设备，但管理方式却仍采用单纯经验型，现代化办公设备的使用也是停留在简单的文稿处理阶段，不能有效地利用资源。
　　3.改进和完善高校办公室管理的对策探讨
　　总体上讲，高校办公室工作以服务性工作为主要内容[1]。因此，提高服务质量和管理效率是高校办公室工作所追求的目标。影响高校办公室管理质量和效率的因素主要包括两个层面：宏观层面（包括管理体制和管理理念）和微观层面（包括管理方式、管理过程以及人员素质等），因此针对目前高校办公室管理工作中存在的主要问题，在继承和发扬以往管理过程中的成功经验同时，办公室管理谋求高效、创新的发展道路，应从以下几方面着手：
　　3.1管理体制科学化
　　管理体制，即高校办公室内部组织的设置、编制、结构、层次、分工、活动原则和方法,以及管理过程中的每个环节是否流畅、职责是否明确等。这些都会影响高校办公室管理效率和质量，所以必须要做到管理体制科学化。具体包括：（1）健全合理的规章制度使管理方式规范化、制度化和程序化。（2）通过精简机构、转变职能等方面的改革，使整个办公室管理结构层次合理的同时达到目标明确、办事程序简明。（3）提高高校办公室工作的透明度，如对部门的管理权限、管理程序、业务法规政策、行政经费开支等在可执行的前提下合理公开，以提高办公室的自律力，便于民主参与和民主监督，从而保证高效化的管理质量。
　　3.2管理理念创新化
　　办公室管理创新不仅仅是管理方式的创新，更重要的是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。
　　高校办公室管理理念的创新，首先要坚持＂以人为本＂的管理理念，就是要树立主动服务的观念。其次，管理方式要从从传统的经验型管理走向现代化的科学管理。此外，需要以知识管理的视野和理念＂运营＂高校办公室管理工作。知识管理是指组织个体通过学习过程获得新知识和新经验，并将这些新知识、新经验反应出来，进行共享，以用来促进培养、增强个人的知识和机构组织的价值。通过知识的共享，运用群体的智慧提高管理组织的应变和创新能力[3]。知识管理＂强调办公室管理人员个人创新和集体的创造力＂。
　　3.3管理过程网络化
　　当前我国高校正处在结构性调整时期，联合办学、合作办学以及合并办学使校际之间、校区之间的交流和联系空前加强；高校办公室要想提高办事效率和管理效能，就必须顺应网络化趋势，利用网络超越时空、开放交互的特点，依托计算机网络，实行网络化管理。这样既方便、快捷、高效，同时又为学校节约了不少的人力、财力、物力，大大提高了办公室工作的质量和效率，并有意识地为教职员工提供了一个参政议政、建言献策的公共平台，同时也为校领导提供了一个集思广益、广开言路、下纳民意的通畅渠道[4]。
　　3.4管理人员专业化
　　提高高校办公室人员的综合素质、促进管理队伍的专业化，是提高高校办公室管理水平的必需途径。高校办公室是一个综合性办事机构，客观上要求工作人员广泛涉猎各方面的知识，不仅是＂专才＂还应是＂通才＂。因此，高校办公室人员应提高文化素养，全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力等增强综合素质。同时，办公室工作人员应该树立终身学习的理念，跟随科技发展的新步伐，更新知识，不断提高自身的业务素质，掌握办公室现代化管理的方法和手段。
　　参考文献：
　　[1]郑薇薇.浅论高校办公室管理的问题与发展[J].赤峰学院学报（自然科学版）,2008(2)：62-64.
　　[2]张雅君.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].经济与社会发展2006（5）：197-199.
　　[3]蓝其强.知识管理:高校办公室管理的创新[J].广东行政学院学报,2001（4）：61-64.
　　[4]米密.关于高校办公室网络化管理的思考[J].渝州大学学报:社会科学版,2002（6）：110- 111.