新形势下如何做好秘书工作

　　【摘 要】秘书工作具有较强的佐助作用，无论是政府机关单位，还是企业机构之中，秘书一职都不可或缺。新形势下秘书工作也＂与时俱进＂不断变化，为有效契合时代发展需求，秘书就需积极转变工作思路，并培养新技能、新思想，从而提高工作效率。本文即结合新形势下秘书工作具体要求，进而对秘书工作的高效、有序开展提出以下几点建议。
　　【关键词】秘书；工作；新形势
　　一、磨炼个人品质，提升职业素养
　　任何一份工作，无谓责任轻重、事情巨细，秉持一份赤诚之心是＂做好＂工作的基础，而良好的个人品质及职业素养则是＂做精＂工作的关键，此所谓先学做人，后学做事。新形势下的秘书工作，其涉及的内容可轻可重，其不仅包含日常琐事，同时也可能包含大量的企业机关会议文件抑或机密文件的处理。然而领导下派任务于秘书实则是信任其为人，这就要求秘书要具备较高的职业素养，首先是对任务的正确认识，要做到理解领导不无端抱怨、不随意敷衍。其次是恪守职责，面对诱惑要坚守道德底线，不泄密、不徇私。最后是树立崇高的职业道德，秉持踏踏实实做事，堂堂正正做人的朴实作风，在原则问题上坚守立场，不退让、不妥协、不变节。不仅如此于日常工作中，秘书个体应该充分总结工作经验，积极矫治自身存在的问题，并积极向前辈学习，做到见贤思齐，日日而新，以此契合新形势的工作要求。
　　（一）敏事慎言
　　秘书是佐助领导的＂左膀右臂＂，日常工作中要机敏应事，谨慎言行，此所谓敏事，慎言。诚然，秘书工作具有一定特殊性，其既没有特定的工作指标约束，也没有任务规定，其工作性质相对比较灵活，因此在日常工作中，秘书应该具有＂随机应变＂的基本素质，面对事情需沉着冷静，对事物的判断要果敢、迅速，对事件的处理要谨慎稳重。总体上讲，新形势下秘书工作的＂敏事＂即要求其做到手勤、腿勤、脑勤，在工作中保持较强的机动性，并积极动脑，以此保证周全，起到拾遗补缺之职能。同理新形势秘书工作的＂慎言＂，即要求秘书慎重言论，以高度责任感约束自身语言表达，尽可能做到谈吐文雅，言辞精炼，不啰嗦，不赘余；发表言论应该保证言之有据，不能毫无凭据的夸夸其谈，也不能言过其实、危言耸听。一言以蔽之，新形势下的秘书工作，应该精于行事，慎于言谈，如此才能提高工作效率，减少工作失误。
　　（二）博学笃行
　　所谓，人生之有限，而学海之无涯。学识是无穷无尽的，在人有限的生命中，不断学习至关重要。信息化时代背景下，知识、科技等都不断更迭创新，为有效跟进时代前进步伐，就需要契合时代发展方向，终身学习永不停息。由此可见，新形势下的秘书工作也面临着巨大的机遇与挑战，一方面是信息快速流通背景下，学习的渠道大幅度增加，为秘书学习提供了平台；另一方面，正是由于知识的不断更迭，迫使秘书不断学习，否则会被时代所抛弃。因此新形势下，为高效有序完成秘书工作，就应该树立终身学习理念，秉持＂博学之，审问之。慎思之，明辨之，笃行之＂原则，积极利用业余时间充实自我。如此一来，才能够保证秘书工作的稳妥性与严谨性，才能契合时代特征凸显规范性、科学性要求。
　　二、具备必要的知识储备和能力
　　（一）较高的政治理论水平
　　无论是机关单位还是企业机构的发展，都需要一定的政治理论为指导。鉴此秘书工作中应该保持较强的政治敏感性，对政治方向有较为明晰的把握。因此秘书需积极利用业余时间，加强政治理论学习，提升自我政治素养，保持清醒的政治头脑，如此一来才能在日常工作之中紧紧跟随正确的政治方向，保证工作高效有序。
　　（二）扎实的语言文字功底
　　众所周知，秘书人员工作中最为常见的即是语言文字工作，无论是＂整理资料＂、＂会议记录＂、＂日程安排＂等工作都需要较强的语言文字综合表述能力。由此可见，语言文字综合能力几乎是秘书在职场生存的关键技能之一。新形势下，文字运用频率越发增加，无论是网络信息传递，还是业务交流都需要文字表述。鉴此，秘书人员更加应该具备扎实的语言文字功底，并且还应该掌握一定的写作规律。尤其在网络上发表有关声明时，更需要谨慎措辞，严谨表述，尽可能做到言之有据、言之有理。除此之外，为保证写作内容与形式的高度统一，则还需要求秘书人员掌握各种各样的公文特征以及有关的文字表述要求，从而建构起合理的行文框架以此全面支撑写作内容的有效表达。总而言之秘书人员于日常工作中抑或业余时间应加强文字表述能力的训练，全面提高文字运用水平，掌握大量的公文写作要点，以此保证工作效率。
　　（三）良好的沟通协调能力
　　特定情境下，秘书工作人员需代替领导做好衔接工作，尤其是组织内部的衔接工作。新形势下，秘书人员逐渐成为组织内部协调的重要枢纽，其不仅是传达领导意识、建议、决策的第一＂经办人＂，同时也是搜集整理组织成员意见、反馈信息、实施效果等信息的主要＂负责任＂，是领导与组织各部门协调沟通的重要桥梁。除此之外，秘书人员还将遵循领导的指示，积极安排组织各类型的会议及有关活动，这就需要其具备较强的组织能力。综上述，新信息下，秘书人员需具备较强的协调沟通能力以及现代化、科学化的组织管理能力。
　　（四）丰富的管理经验
　　为具备良好的组织协调能力，秘书人员日常工作中，要积极学习，并总结工作经验，首先是了解单位部门的办事渠道及流程；其次是掌握一定现代信息技术，做好协调沟通工作；最后是谦逊学习领导及优秀工作人员为人处事的方式方法，从而提升自我组织管理能力。
　　（五）清晰的明辨是非能力
　　秘书人员是领导的＂心腹＂，是领导的＂臂膀＂，其深受领导的信任与厚爱，在诸多决议中也具有一定的影响力。因此为领导决策的相对正确，就应该确保秘书人员具备良好的是非观，以此降低其对领导思维的消极影响。
　　（六）广泛的社会交际能力
　　秘书人员作为领导社交代表人员之一，其需要协助领导做好社交工作、接待工作。这就要求秘书人员，应该具备良好的社交能力，沟通能力及应变能力。
　　三、树立良好的工作作风
　　工作作风是影响工作质量的直接因素之一，同时也是提高工作质量的关键要素之一。工作作风是指导工作实际的一面鲜明的旗帜，具有良好工作作风之人，日常工作必要也是雷厉风行，高效有序。鉴此，新形势下，秘书人员应该形成以下几点良好的工作作风：
　　（一）恪尽职守，履行职责
　　正所谓，尸其位，尽其责。秘书人员应该认识到岗位的工作职责，并在日常工作积极履行自身职责。要达到上述目标，首选就应该帮助秘书人员树立爱岗敬业精神，这是促使其积极投身工作事业的动力，也是促使其养成忠于职守观念的动力，同时也是帮助其提升工作效率的不竭动力。
　　（二）服从领导，当好参谋
　　秘书人员不仅需要具备忠于职守的＂忠诚＂精神，同时也应具备＂服从领导＂、＂无所抱怨＂的＂服从＂精神。服从领导是秘書工作基本要求，违背领导指示和意图办事，不仅容易＂弄巧成拙＂，同时也有失本分。因此秘书人员应树立起服从领导的工作作风，同时在领导决议工程中扮演好参谋决策，做到知无不言，不知慎言。
　　四、结束语
　　综上所述，新形势下，人们对秘书人员的文字综合、组织协调、分析判断以及相关的学习、实践能力要求比较明确，认同程度较高。新形势下，随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对文秘人员能力素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的＂隐形＂能力，应有意识地加以锻炼和培养，以此提高其工作实效。
　　【参考文献】
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