一场高效的会议什么样
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文/巴九灵（微信公众号：吴晓波频道）
年中到了，各种会议是不是接踵而来？早上开会，下午开会，晚上还要开会。一天就这么荒废了。
一次高效的会议让我们对过去的事情做出总结，并对未来的计划有所预见，同时还能让管理者了解整个团队的状态和工作进程，帮助我们更好地展开工作。
但会议开着开着就跑了题、两三个小时还讨论不出所以然来，这在我们日常工作中常常遇到，甚至还有《欢乐颂》中安迪这样，＂以自我为中心＂的开会狂魔存在。
一场高效又有趣的会议，应该是怎么样的呢？
今天的M周刊，小巴就从高效会议的形式、加快会议决策这两个方面教你如何开一场高效的会议。
No.1
高效会议的形式
一场高效的会议一定会明确设定好角色：主持人、参与者、决策者、旁观者、记录员，具体到每一个人身上。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。
而在这几个角色中，最重要的无疑就是会议主持人了，可以说，一个会议是否高效关键就看主持人会不会把控节奏。
在职场中，我们每个人都有可能成为这个会议主持者，先跟小巴学习一下几种形式的高效会议吧。
1:站着开会最高效
适用于15分钟内能搞定的、人数在5~10人的内部每日复盘会议。
站着开会是最高效的，这真的不是段子。
已经有研究证明，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝，拖慢会议效率，因而平均比站着开会多用34%的时间。
现在，＂站会＂在互联网公司已经非常常见了。
在站会中，一般只讨论三件事：
①昨天我完成了什么？
②今天我要去做什么？
③在工作过程中遇到了什么阻力？
小提示
①即使有成员迟到，也要准时开始；
②开会时间愈早愈好，当做一天的开始；
③在记录团队工作状况的白板旁开会；
④不要在会中做笔记，专心聆听。
2:时间限制不拖沓
适合1小时以内、人数在30人以上的周会、例行报告、工作进度报告等会议。
开会时间已经到，却总是有人姗姗来迟；一开会动辄三四个小时，却没有实际的解决方案……
那么不妨试试时间限制的方法。
这要求会议组织者事先规范会议开始和结束的时间（比如规定会议时间从下午4点半到5点半），并在每个环节给出时间提示（每人最多发言3分钟）。
小提示
①每次开会，都拿出表来计时，强制控制时间；
②事先准备愈充分，时间就愈能节省下来；
③设置相应的惩罚措施，比如迟到发红包等。准时到达会议，是职场道德，也是对别人的尊重。
3:主管离场，鼓励发言
适合1小时~1天不等、10人以上、需提出多种提案等头脑风暴式会议。
开会总是领导政令倡导，大家忙着揣测上意，不敢提意见，议题没经过充分讨论，最后＂会而不议、议而不决、决而不行＂。
＂主管离场＂的会议方法能有效解决这个问题。
在开会初始的时候，主管宣布主要议题和希望达成的目标后，就立即离场。
中立的会议主持人接手讨论阶段，引导大家发言、激化讨论，并将最终意见归纳为可实行的提案后，再请主管进场。
主管只要做出判断，说明同意或否决的原因即可。
小提示
①多使用便利贴、白板等工具，让不善言辞的人也能＂写＂出意见，张贴公布；
②鼓励发表的基本规则：会议中谁说了什么，会后绝对保密；
③决策者议决后，与会者不得再有异议（意见必须在讨论阶段发表，不是决策后）；
④不管讨论多激烈，双方多么僵持不下，决策者或会议的组织者，一定要做出一个可执行的决策，然后立即执行，并不断修正决定。
除此之外，还有很多非正式沟通也应该鼓励。比如，在阳台抽烟的时候聊一聊、问相邻座位的人一个简单的问题、午餐间的对话……这样的会面，效率远高于正式的会议。
No.2
决策两大图表
会议低效的最终结果就是议而不决。因此我们要善于用图表来找出原因，做出决策。
比如最近小巴们刚开了选题会议，讨论＂阅读量下降＂的问题，以这次会议为例，我们提供了两种图表工具帮助会议有效落到实处。
1:鱼骨图分析原因
先拿出便利贴发给与会者，鼓励与会者针对主题＂为什么阅读量下滑＂写下想法。一张便利贴写下一个想法，但不记名。
步骤一：在白板或白纸上将每个人的想法张贴上去；
步骤二：邀请与会者将类似的便利贴群组归类；
步骤三：接着将每一组找出主题（变数）。
最后以＂为什么阅读量下滑＂的问题，结合各变数与原因成为鱼骨图：
①先将问题＂为什么阅读量下滑＂写在右端；
②从左端到右端画一条线，连接刚刚写下的问题＂为什么阅读量下滑＂，成为鱼骨；
③写下造成问题的变数，例如：选题、标题、写法，成为中骨；
④针对每个变数画出箭线，让与会者提出＂为什么＂的意见，一层一层分析下去，可以看出其中的症结，成为小鱼刺。
2:逻辑树状图与矩阵表制定决策
通过鱼骨图分析了＂阅读量下降＂的原因，接下来我们就＂如何提高阅读量＂做出决策方案。
逻辑树状图是麦肯锡工作法中重要的一种提高决策力的方法。它把金字塔原理用树状图的形式呈现出来，更加可视化，优点在于把真正内核的原因找出来，去芜存菁。
而矩阵图的原理就比较简单易懂，它包括三个步骤：评估、实施、对策。树状图与矩阵表的结合，就是会议的最终结果了。
步骤一：最左边写上会议目的＂提高阅读量＂；
步骤三：按照几个大主题将每个解决方案归类；
步骤三：当场投票评估，是否实施，并写上相应对策。
在职场中，组织开会、学会开会是我们必备的技能，不仅让我们的团队工作更加默契和高效，同时也是展现领导力的好机会。