信息化体系在高校采购管理中的应用
⇨⇦
摘 要：高校采购多数是以政府采购为主，其种类多样且数量巨大，采购的内容具有较强的针对性，手续相对来说比较复杂，审批程序繁杂，需要加强信息化在高校采购中的应用。在此背景下，文章分析了信息化体系在高校采购管理中的应用，找出其中的不足，并提出对策，来有效的提高高校政府采购工作的业务流程，以此来提高高校的政府采购管理工作效率和工作水平。
关键词：信息化;高校;政府采购
随着我国政府采购制度的不断改革、修订和完善，我国的各所高校的实验仪器、教学设备、办公用品等各种各样的物资的采购都已经纳入了政府采购的范围内。怎样才能最大限度地提高高校政府采购工作的效率，高校首先要做的就是做到公平公开公正，要让设备的投资发挥到最大的效益，以此来保证高校教学活动和科研工作的顺利进行，从而推动高校的教学水平能够进一步提高，教学效果能够进一步提升。
一、高校采购管理信息化的必要性
当前阶段，我国越来越注重教育事业的发展，国家和社会层面对高等教学的投入不断的加大，各个地区的高校对采购工程、货物和服务投入的经费不断的在增加，这也就说明高校相应的采购任务也在不断的增加。需要进一步运用信息化技术，改变高校的采购周期比较长而且统计报表也不准确的问题，促使高校的经费就实现效益的最大化。在数据方面，高校的采购管理工作没能做到与其他系统进行很好的连接，高校在年末上报工作的时候就会增加负担，需要上报很多份报表，重复的进行手工数据录入工作，给相关工作人员增加了很多不必要的工作，影响了工作人员的工作效率。而在地域方面，如果一所高校有几个校区，而这几个校区都需要进行设备采购，这就需要跨校区进行沟通和签字，浪费时间和精力，而且会出现沟通不及时、时间成本高的问题，对高校设备的采购情况也不能及时了掌握动态。这就要求高校要把信息化建设应用在政府采购的过程中，以此来解决高校采购过程中出现的各种各样的问题。
二、高校在政府采购中使用信息化系统的优势
（一）业务流程更加完善和严密
高校要根据自身在政府采购中所遇到的问题，不断的对信息化系统进行创新，要把监督管理提前到项目审批的环节中来，可以最大限度地防止在政府采购项目中出现体制外运的情况。在没有使用信息化系统的时候，高校政府采购中总会出现一种现象就是高校会先斩后奏，先采购后而报备，而高校发生这种情况后，政府的采购主管部门也大多数是进行告诫，没有实质性的惩罚，处罚力度不够。而采用信息化体系的高校采购管理能够让高校在采购过程中一步一步的进行，这个过程中的每一个步骤都是至关重要的，因此不能省略其中的任意一个环节，通过这样的方式就能够让高校的政府采购工作严格符合相关的规定。
（二）能够提高高校的管理
高校在政府采购的过程中加入信息化建设，对于优化采购流程来说有着非常大的好处，这样不但能提高高校的工作效率，还能严格执行监督管理。尤其是在高校实现决策权、执行权和监督权方面，既能让这些权力之间形成制约，又能够让他们之间形成配合，同时对高校建立健全权力运行机制也有着一定的作用。
（三）促进廉政工作和业务管理的高效融合
把信息化手段加入到高校的政府采购中，能够让科技手段和信息技术所具有的独特优势发挥到最大，把制度最大限度地固化在网络应用系统上，并且清楚地标明每一个部门和部门负责人的工作职责，对于采购过程中出现的决策也要明确具体的环节，监督部门的职责和手段也要跟随高校采购管理的全过程，这样可以对采购过程中出现的权力运行的关键和重点环节进行透明化的监管，对于高校来说，能够有效加强防腐能力，提高腐败预警能力，杜绝腐败事件的出现。
（四）采购环节全过程留痕
高校在政府采购管理应用信息化建设，可以让高校采购过程中的每一个环节都联系在一起，环环相扣，这就要求高校必须严格执行采购流程，不能随意简化采购流程。高校采购部门的工作人员在进行政府采购的时候必须要按照相关的规定和流程做事，这样才能更好地完成任务，才能坚决杜绝相关部门或是工作人员不作为和乱作为的现象发生。由于高校的政府采购管理是运用了信息化体系的，这也就说明了高校采购的整个过程都是通过信息化手段进行的，比如说采购项目的申报、相关部门的审核、采购结果的公布等，最重要的是，这些步骤必须都要留有痕迹，要保留好佐证材料，配合监督部门的日常监督工作，同时还能为今后的责任追究保留客观依据。
三、信息化体系在高校采购管理中的应用对策
（一）明确管理定位，完善采购制度
高校一定要找准自己在管理方面的定位，知道把采购权力归还给采购部门的重要性。高校在通过政府采购物资时要确定本次采购项目的具体负责人，再由采购项目负责人提出具体采购任务和明确技术指标需求。采购项目负责人还要判断投标产品技术指标是否符合要求，因此，这就需要高校的采购部门明确自己的工作责任，由采购项目的负责人来行驶高校的采购权力，让他们作为采购人的代表、评标人代表和合同签订人的代表，并在这一过程中确定，采购项目负责人一定要明白自己的责任所在，而高校也要针对采购负责人的相关责任建立一套完整的管理、监督和考核机制。
（二）优化流程、简化程序，提高采购效率
一是高校对采购计划的管理必须要严格。当高校需要通过政府采购购买物资的时候，一定要提前做好相关的计划和预算，相关工作人员要根据高校的运作情况，做好学校一年的采购计划，除非出现特殊情况，否则必须严格执行采购计划，从根本上杜绝无序采购的行为发生。二是要理顺采购机制，明确主体责任，简化采购流程。高校的财政部门和采购部门是紧紧的联系在一起的，高校的财政部门严格负责学校的预算和资金的审批，而采购部门则全权负责采购事项，对采购过程负监管责任，资产管理部门负责高校的资产验收和建账等，财务部门是采购的上一环节，资产管理部门是采购的下一环节。要想规范高校政府采购的管理模式，就要让这三个部门形成联动记住，简化流程，相互配合。三是要培养采购部门工作人员的专业能力。高校要针对政府采购过程中随时出现的问题和政府对采购管理的新政策，及时组织工作人员进行相关的业务培训，开展系统性的培训，当采购政策出现新的变化或者是新的要求的时候，对它进行专业、详细的解读，保证相关工作人员的业务能力和专业素质的提高。
（三）强化内控监督创新监管机制
一是要构建系统内控体系。高校必须要注意内控体系的建设，明确采购业务流程，弄清楚职责职权，明确高校政府采购过程中的廉政风险点，并做好防范机制。二是要明确采购部门的工作责任，加强对权力的制約和监督。要做到采购工作权力和责任分工明确，保证不相容岗位的彻底分离，同时学校必须要建立一套相对完善的制约机制，平衡采购和监督管理之间的关系。采购管理部门一定要发挥自己最大的作用，做好采购过程的监督工作，而且采购代理机构的日常业务也要受到采购管理部门考核。三是要创新监管机制手段。高校要在政府采购过程中建立新型监管机制，加强信用在采购过程中的约束作用。同时还要通过信息化手段加强对采购过程的日常监管的数据分析，对于出现物资质量不好或是招投标环节造假等问题的采购负责人、代理机构、供应商，把他们加入黑名单，并在社会范围内进行公布，禁止他们在参加任何的高校政府采购。
（四）加强采购信息化建设，提升管理服务水平
一是要建立全流程招投标系统，提高管理信息化水平。高校要建立一套完整的电子招投标系统，从最初的项目计划书到最后的评标都实现全程在线信息化，在整个过程中不会在出现人工装订运送标书的情况。电子招投标系统要实现数据规范监督和实时共享，对外要与信用信息共享平台的对接，自主获取供应商的信用信息。对内要与学校监督部门互联互通，打破传统监督手段的弊端，满足高校在线监管的需求。二是高校要不断的创新电子商城模式，大幅度提高小额度采购的效率。高校要熟练使用信息技术，建立采购平台，把信誉高、口碑好的供应商挑选出来，建立一个数据库，让高校能够择优采购。
高校需要在采购过程中运用信息化的方式，以此来规范高校政府采购管理工作的步骤和流程，这样不但能够最大化的提高高校采购工作的效率，还能让高校政府采购更加透明化。同时高校也要不断的完善采购工作的相关流程和机制，为高等教育的进一步发展提供有力的保障和支持。
参考文献：
[1]李达亮，杨元红，贾延江等.高校阳光采购信息化体系的构建[J].实验技术与管理，2019，36（10）：6-11+39.
[2]褚珊，林君.高校招标内部控制的信息化应用研究[J].财会研究，2018（11）：53-56+60.