妇幼保健工作档案管理
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摘要：妇幼保健专业工作要求的严谨性和妇幼保健工作日益增长记录的产生，有必要对妇幼保健工作实践过程产生的各式各样可视听记录进行收集、整理、分类、排序、筛选、归集和保存。通过对妇幼保健专业知识实践、传承和专业技术发展过程中各式各样可视听记录的保留点、依据、期长、流程的归纳总结，妇幼保健工作产生并管理的档案在实践过程中被依法、有序、科学、安全地保留在特定地作为后续妇幼保健工作的参照。
关键词：妇幼保健 档案 管理
妇幼保健在工作实践过程中产生的妇幼两个保健系统管理记录及其它特定科研项目的计划、样本记录、统计资料、研究论文、一般工作计划总结、经费投入的原始凭证等需要妇幼保健工作人员在进行妇幼保健工作的同时进行管理。对这项妇幼保健包含却具备档案保管性质的专项工作，中国妇幼保健杂志曾收纳多篇专项论文从妇幼保健院、妇幼保健临床工作点、国家妇幼保健人事档案管理角度对其进行了实践总结。它的产生是一个连续复杂循序渐进的过程，它的管理是与特定科研项目伴生的另一项特定的妇幼保健专项工作并且不能与之分割。妇幼保健工作档案在产生和管理的过程中遇到的共同问题是妇幼保健工作记录管理在哪里，依据什么管理，管理多久，怎样管理，管理过程中出现问题怎样解决，本文就上述问题作如下陈述。
一、妇幼保健档案定义和目的
妇幼保健档案是指一定范围内的妇幼保健工作实践涉及的一系列内容，包括妇幼保健工作特定实践和科研项目计划，收集到的众多样本，形成的科研论文；常规工作计划总结、卫生部及市县区级报表、涉及经费投入的成本核算、物资划拨凭证报表等，在特定妇幼保健工作目的未实现前提下经妇幼保健专业人员及记录管理者评估前，在一定期限内不能删除作废的形式以纸质、电子、文字、影声像、图片等存在的按一定规则保存着的可重复视听记录集合。妇幼保健专业档案建立、管理的目的是实现妇幼保健专业知识实践总结、参阅与传承。
二、妇幼保健档案管理点选择
1.妇幼保健工作室
优点：保留若干妇幼保健论文形成基础的样本，若干妇幼保健实践工作原始记录，且所保存样本分科分类相对单纯，易检索、易修改。缺点：样本存储空间有限，多年积累后，存储空间相对不足
2.妇幼保健工作受测对象家中
优点：作为需要按时规律接受生长监测或产前检查的妇幼保健工作对象，系统管理手册留在受测试对象手中有利于受测对象自觉遵守受检测时间和了解自己受测结果结论、指导意见。缺点：研究者需要对妇幼保健系统管理项目进行项目统计总结时，样本记录收集、统计难度大，实验项目总结论证成文难。
三、妇幼保健档案管理时间参照
妇幼保健留档记录期长，无专法可依，可采取专科实践总结法，根本法、近似法参照。第一，妇幼保健工作实践参照。妇幼保健工作档案保健期长，有公式可参照T≥T1++T2 +T3。T为某妇幼保健科研项目样本档案保留时间，T1妇幼保健工作项目设计准备培训时间，T2为收集完妇幼保健科研项目设计要求所必须样本及随访记录的社会必要劳动时间，T 3为工作总结形成，论文撰写、修改、发表的一般社会必要劳动时间。第二，中华人民共和国档案法》及其实施办法仅提供档案对外开放时限<30年或>30年。第三，《医疗机构病历管理规定》管理时间参照：≥15或≥30年。
四、妇幼保健档案记录分类
1.按学科专业
A：儿童保健；B：妇女保健。
2.按用途分类
A：经济凭证、资金划拨凭据类；B：数据信息上报、共享的报表报告类；C：常规工作计划总结类；D：专业专科技术思想总结的论文类。
3.按性质划分
A：保密类；B：非保密类。
4.按记录存储介质划分
A：纸质类；B：影像图片类；C：电子类。
5.妇幼保健档案记录整理与归集
A：样本排序法：现有应用多年的全球各区约定俗成的基础计数用类型码供样本收集整理排序用，使用原则按当地使用频率最高向最低原则使用，一种类型码使用于一次性整理工作切忌混码使用，混码使用需多次整理，且需要一种数码对应一种数码整理。第一，平面单位型计数用码：纯阿拉伯10位数码、纯罗马5位数码、.纯希腊24位数码……；第二，平面复位型计数用码：日期码、时间码、姓氏码、区域码、条形码等。
B：样本归集法。第一，散装按规则整齐堆放；第二，散装外包；第三，台柜架装；第四，仿书式装订；第五，前述综合。
C：归结装订物质选择
一般原则需与档案保管期长相匹配，档案装订犢影响档案保管期长，在选定时要考虑：存储介质搞氧化性、搞霉变性、搞虫蛀性、搞高低温性、吸湿性。
五、妇幼保健档案保留点地一般注意事项
第一，定期不定期整理归集。第二，及时发现问题以档案生产、整理、归集、归结、置放、管理规律找到正确方法解决清洁、除尘、温湿度、光照、风控等行为需与档案存储介质及人员匹配。第三，妇幼保健记录档案中的错误。档案在其产生至保管的整个环节中会发现管理的样本上的显著和不显著错误。而这种错误与样本制作责任人密切相关，这种错误一经发现一般直接找样本制作人修改。妇幼保健档案生产流程开展，功能性混用，很多时候这种方法不现实，可以根据专业样本产生的基本规律和一定的逻辑性在妇幼保健档案记录中进行修改，但在原始样本上修改后要留下修改人姓名和时间。
六，妇幼保健档案失踪、损失评估
妇幼保健工作者因为工作目的留档，因此档案损失通常包括以下三方面：
第一，经济损失：作为物资划拨凭证的档案在物资划拨前丢失会发生该类损失。第二，参考损失：头几年的样本论文报表丢失，会令当年相同工作失去同环比参照。第三，时间损失：生产可供参照的丢失的同类档案会付出几乎与原档案相同时间代价。
损失补救与下列因素有关：第一，发现失踪时间。第二，参与档案生产、整理、归结、保管环节及人员多少。第三，档案备份情况。第四，失踪档案多寡。
七、妇幼保健档案失踪、损失处置
依据妇幼保健专项统计学样本收集论证成文的经验和艾宾浩斯遗忘规律描述的记忆遗忘规律，档案失踪与损失有如下16种可能：
A前提：a自我无意；b自我故意；c他人无意；d他人故意。
B原因：a保留点记忆误或遗忘；b保留规则变更，档案规则相异纳入、多规则纳入；c保留点变更；d不经评估删除、作废。
C结果：42=16可能性。
AB中的aa结合对应的在现实中的必然性结果俗称放失迷，AB中的dd结合对应的必然结果不告知相关人员俗称失踪、失窃。aa是妇幼保健档案记录发现失踪后最常见的必然结果。管理正规的单位dc、dd不容易发生，一旦发生妇幼保健工作人员应依法采取补救措施。故档案失踪损失必然性有上述AB结合式中由aa→dd降低的一般规律，当一个妇幼保健工作实践者发现自己的档案失踪与损失事实成立后宜第一时间循规律找寻和补救。
妇幼保健工作一个点可能出现记录缺失和不完整，转移、扩大区域则可能找。前者称为妇幼保健档案主体需要者档案保留搜索视点限制性缺失或事实点保留缺失，后者称为妇幼保健档案主体需要者扩展或转移视点搜索档案保留完整。但因为妇幼保健工作档案生产和管理的繁复性，妇幼保健工作档案不能像病历一样有专法可依有专人管理，妇幼保健工作人员发生功能性混用后档案主体需要者需要的少数档案原始样本在一定时限内可能真找不到。
参照文献
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[2]徐茁.加强妇幼保健科研档案的收集与利用[J].中国妇幼保健杂志，1998（5）：476
[3]易红，徐斌.强化妇幼保健机构档案管理[J].中国妇幼保健杂志，1999（11）