大数据背景下高校档案管理提升策略

　　摘要：文章介绍了大数据的概念及其特征，结合高校档案工作特点，分析了大数据背景下高校档案工作面临的挑战和机遇，并从完善基础设施建设、夯实工作基础、加强人才培训等方面提出了应对策略。
　　关键词：大数据 云计算 档案管理
　　随着计算机技术、互联网技术的迅猛发展，数字化、信息化手段突飞猛进。近年来大数据、云计算的运用和飞速发展，全方位改变了人们的生产和生活方式。
　　一、大数据及其特点
　　2015年8月，国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》，指出＂大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合＂。文件从战略全局高度，明确了顶层设计，是指导我国未来大数据发展的纲领性文件。
　　按照麦肯锡全球研究所的定义，大数据是在获取、存储、管理、分析等方面大大超出了传统的数据库软件工具处理能力范围的数据集合，是以体量巨大（Volume）、类型繁多（Variety）、存取速度快（Velocity）、价值密度低（Value）为基本特征的数据集。根据大数据的概念界定及其＂4V＂特征，大数据并不直接或者完全意味着大价值，其应用本质是披沙沥金，关键是数据的分析、挖掘过程，以求释放大数据潜在的价值。
　　随着近几十年来我国高等教育事业的发展，高校信息化日益完善。高校档案具有种类多样、内容广泛，存储形式多，资源体量大、数据冗余度较高，调阅频繁、综合利用率较高等特点，与大数据特征比较吻合。大数据的海量信息、多数据类型、快速存取、低价值密度特征为高校档案信息资源的数据挖掘与数据分析提供了技术支撑。
　　二、大数据时代档案管理面临的挑战与机遇
　　互联网技术、计算机技术的发展给传统档案管理工作带来了巨大的变革。特别是大数据、云计算的快速发展，档案管理工作既需要应对严峻的挑战，又面临崭新的发展机遇，有广阔的发展前景。
　　1.大数据时代档案管理面临的挑战
　　（1）网络安全、数据安全的挑战。一定程度上说，信息技术是一把双刃剑。复杂系统和海量数据的存在，网络安全、信息安全、数据安全问题也日趋紧迫。从实践看，黑客攻击、系统漏洞、网络瘫痪层出不穷，数据外泄、个人信息泄露、隐私非法传播等也时常发生。档案录入、存储、复制的信息化手段越高，安全风险越大，没有安全保障的信息化是没有存在价值的，档案管理工作尤其如此。
　　（2）档案处理技术与标准的挑战。与传统档案相比，数字化档案面临着归档难和分类存储问题，尤其是多媒体技术的发展，电子档案成为复杂的多种档案信息的混合物，很难明确归类，相关标准亟待完善。如电子文本档案可以图文批注，可以插入音频、视频、图像等，其归属较难区分。同时，电子档案信息与载体分离，既具有可控性，又有可变性特点，数据的更改、复制等很难被察觉，电子档案在复制、传播过程中，与传统档案相比，原件和复制件较难区分，给档案管理工作增加了难度。
　　（3）人才缺乏。大数据和云计算的快速发展和在档案管理方面的广泛应用，对从业人员提供了更高的要求，档案管理工作面临人才紧缺的挑战。特别是在高等院校中，专业档案人员本身就缺乏，从业者属于教辅人员，在岗位设置、职称评聘、个人发展、待遇薪酬等方面难以与教学一线相比，本身缺乏吸引力，难以引进高素质人才。另外，传统档案管理者往往信息技术水平不高，系统软件、工具软件不熟练；而掌握信息技术的网络、系统方面人才往往不懂档案，既懂档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才非常缺乏。随着信息化手段的日新月异，大数据的飞速发展和应用，档案管理的人才瓶颈将日益突出。
　　2.大数据时代档案管理面临的机遇
　　（1）信息化技术和大数据的发展优化提升了档案的储存保管手段。数字化、信息化的档案管理是对传统档案储存、保管方式的根本性变革，大数据、云计算的发展更是使档案管理有了质的飞跃。电子档案既能客服传统档案保管易受外界环境影响的弊端，也能减少因档案反复查询、借阅等容易造成的遗失、损坏等隐患，档案保管的时效性甚至能无限期延长，查询、借阅、复制等的成本甚至能忽略。信息化发展给档案管理带来革命性的变革。
　　（2）易于查询、复制，更能充分发挥档案的信息资源功能。档案是重要的信息资源，这自然已成共识。随着信息化手段的运用，档案的重要性不仅体现在提供佐证和相关资料，促进规范管理和科学决策，而且随着档案信息共享的提升，＂死档案＂将变成＂活数据＂，其重要性、使用价值将获得极大提高，档案作为宝贵的信息资源，在经济社会发展中将发挥越来越大的作用。
　　（3）大数据与云计算的应用将为档案管理带来革命性的飞跃。孤立的档案价值再大，往往只是自身价值，发挥的是＂点＂的效应。在互联网平台上通过联网共享，＂点＂联接成线，＂线＂编织成＂网＂，发挥的将是＂网＂的巨大效应。特别是大数据、云计算技术的应用，数据挖掘与数据分析更加方便，从海量数据中去伪存真，去粗存精，发现蛛丝马迹，产生一加一大于二的效果，档案管理和档案功能将产生质的飞跃，其重要性如何评价都不为过，而且将随着信息技术、计算机技术、互联网技术的快速发展而逐步显现。
　　三、大数据时代高校档案管理提升策略
　　地方院校虽然在财力、基础设施等方面有局限，但在大数据时代，在档案管理信息化方面一样能有所作为。
　　1.高度重视档案信息化工作，完善基础设施建设
　　高度认识、加强领导是加强档案信息化工作的前提。首先从思想上重视档案信息化工作，认识到档案信息化是档案工作的必由之路和发展趋势。真正重视档案信息化工作才能舍得投入，完善档案场馆、管理系统等基础设施建设，配备必需的软硬件设备，为档案信息化提供必要条件。
　　2.因地制宜，从易到难，夯实信息化工作基础
　　结合办学基础和学校实际，首先做好纸质档案的管理工作，建章立制，完善标准，实现管理的规范化、科学化。提高信息化处理率，逐步开展纸质档案的数字化加工和信息化处理，实现纸质文件、照片图纸、音像资料的数字化存储，然后从校内查询、检索、共享到网络共享和在线利用，为档案信息化打好基础。
　　3.强化人才培训，建设高素质人才队伍
　　人才是档案信息化工作的基础。通过人才引进和继续教育、职业培训，提高从业人员信息化水平。营造从业者专业发展的良好环境，既能引进人才，又能留住人才。
　　参考文献
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