人事档案与人力资源耦合及提效研究

　　摘要：人事档案是个人成长历史的真实记录，为用人单位提供了详细的参考信息。随着我国人事制度的改革，人事档案工作面临着非常大的挑战，一系列矛盾不断显现，成为了当前迫切需要解决的问题。另外，针对人事档案如何有效的促进人力资源效率的提升是当前的热门话题。本文研究人事档案与人力资源耦合及提效有关问题，首先从当前人事档案管理工作存在的突出问题分析出发，包括人事档案材料虚假、分散，人事档案内容简单、雷同以及人事档案开发利用程度较低，然后就人事档案在人力资源开发中的作用从发挥组织内人力资源效率、促进人力资源合理配置和优化、规范人力资源需求三大方面进行了深入的剖析，最后就如何基于有效挖掘人力资源开发作用目的下强化人事档案管理工作的几点建议进行了全面的阐述。希望为提升今后我国的人事档案管理实践工作效率，促进人力资源的开发程度奠定一个具有参考价值的文献基础材料。
　　关键词：人事档案 人力资源 耦合
　　一、当前人事档案管理工作存在的突出问题
　　1.人事档案材料虚假、分散
　　人事档案材料虚假、分散主要是由于人事档案管理单位在人事档案上严肃性失真造成的。通过实践调查发现，人事档案材料虚假主要体现在个人工作时间的提前、学历的提高、年龄的降低等诸多方面，从而严重造成人事档案材料丧失了其原有的真实性、严肃性和权威性，最终使得人力资源计划中就人力的配置计划、退休返聘计划、补充计划等方面不能够有效的制定和执行，给当前及未来的人力资源供求造成了极其严重的负面影响。
　　另外，人事档案材料的分散也是一个非常突出的问题。相关人事档案管理部门主要掌握了个人履历、政治面貌、学历等方面的信息，然而并没有完全在人事档案材料中得到完整的记录和收集。这种情况直接造成了人力资源成本的增加，破坏了人事档案材料内容的完整性，也不能够充分的反映出员工真实的面貌。
　　2.人事档案内容简单、雷同
　　人事档案内容简单、雷同的现象主要体现在＂厚古薄今＂和＂千人一面＂等方面。同时，人事档案材料内容的抽象及鉴定往往也是千篇一律，完全区分不出每个人的个性特点，失去了真正意义上的人事档案材料具备的参考价值，降低了人力资源的区分度。并且，人事档案内容的简单、雷同也影响到了员工正常的晋升和轮换等安排，造成员工内在的挫败感，从而使得用人单位蒙受了不必须要的损失。
　　3.人事档案开发利用程度较低
　　人事档案开发利用程度较低体现在重＂藏＂和轻＂用＂的守旧思想观念上面。一是相关的人事档案管理部门常常将人事档案管理工作误认为是一项具体的事项，特定部门抓好相关的工作就可以的，领导的工作的重点在于如何最大程度上保障人事档案材料的完整性和安全性，确保对人事档案在硬件和软件上的投入，从而忽视了对人事档案信息资源的利用；二是人事档案管理工作人员兼职过多，根本无法集中精力搞好人事档案管理的工作。在实践操作过程中，仅仅对人事档案材料的保密存放、分类整理等方面加大工作的力度，并且对于人事档案利用工作的设想、规划等考虑较少。
　　二、人事档案在人力资源开发中的作用分析
　　1.发挥组织内人力资源效率
　　发挥组织内人力资源效率体现在可以有效的提升人事档案当事人的成长轨迹，从而预期其未来发展的空间，避免人才埋没等问题的出现。充分发挥出组织内人力资源效率有利于人事档案系统功能的发挥，依据人事档案提供的信息，保障各类专业性人才扬长避短、各司其职，最大限度的开发出人才效率，最终实现用人单位人力资源效率的最大化。
　　2.促进人力资源合理配置
　　促进人力资源合理配置体现在根据人事档案信息完整、真实的记录，对人事档案当事人的材料进行科学的管理。例如，根据人事档案当事人不同的能力和个性化的特点，合理配置，将人事配置到最能够发挥作用的岗位之上，真正发挥出人才的作用。另外，也可以促使人事档案管理部门之间、人事档案系统之间、用人单位之间就人才合理流动的秩序，尽可能的减少人才积压和用非所学的现象发生，从而为用人单位的迅速发展奠定坚实的人力资源基础。
　　3.优化、规范人力资源需求
　　优化、规范人力资源需求是人事档案管理对人力资源推动作用另外一个非常显著的方面。影响人力资源需求的因素主要来自于用人单位的内部组织结构，有效的人事档案管理工作对于分析单位组织结构中的人力资源状况及该种情况是否能够有效的适应用人单位未来的发展和变革需求，是否有利于为用人单位就人力资源方面的计划等方面。总体而言，脱离了人事档案管理工作来讨论人力资源的需求预测是一种非常不科学、不规范，甚至是片面的泛泛而谈。
　　三、基于有效挖掘人力资源开发作用目的下强化人事档案管理工作的几点建议
　　人事档案是个人成长历史的真实记录，为用人单位提供了详细的参考信息。随着我国人事制度的改革，人事档案工作面临着非常大的挑战，一系列矛盾不断显现，成为了当前迫切需要解决的问题。为此本文结合实践工作，基于有效挖掘人力资源开发作用目的下强化人事档案管理工作的几点建议主要从以下几个方面进行针对性的额阐述。
　　首先，需要健全人事档案管理部门在人事档案管理上的制度。例如，在人事档案材料方面的管理需要及时、完整，并且人事档案材料的整体要严谨、科学。同时，人事档案的借阅需要根据具体的情况具体分析，对用人单位和其他单位需要加以区分，注重人事档案的安全性。最后，人事档案的更新要及时、准确，特别是需要注重对人事档案新内容的主动补充和调整。
　　其次，需要转变重＂藏＂和轻＂用＂的守旧思想观念，树立与时俱进的人事档案管理制度。具体而言，人事档案管理部门首先需要认清形势，摆正位置和端正态度，增强人事档案管理上面的服务意识。另外，还需要改变长期以来被动式的人事档案管理方式，加强人事档案管理工作的主动性，真正实现人事档案管理理念的变革，保障人力资源效率水平的提升。
　　最后，提升人事档案管理的现代化水平。基于人事档案材料复杂、繁多等特点，传统的手工人事档案管理方式已经不能够有效满足我国人事档案结构多样化的需要。一味保守着传统的人事档案管理模式，势必会给当前人事档案材料的查询带来诸多的不便之处，并且也会造成人事档案管理工作上的混乱。为此，人事档案管理模式的现代化、高效率已经成为了现实的诉求，必须要构建有效的人事档案管理信息系统，实现人事档案信息材料的联网检索，拓宽人事档案信息的内涵。并且，借助于新一代信息技术实现人事档案管理效率的提升，为用人单位在选人、用人、育人等方面留下更大的弹性空间，实现人力资源效率的最大化。
　　参考文献
　　[1]贺琳，熊江丽，田海.人事档案信息的科学管理在医院人力资源管理中的积极作用[J].中国科技信息，2009（13）：166-167
　　[2]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009（35）：143-146，148
　　[3]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界，2006（24）：41-42
　　[4]黄秀蓉.从人事管制到人力资源开发——论多元化人事档案管理范式的建构[J].消费导刊，2006（12）：142，138
　　[5]杜玉兰.论高校人力资源管理中人事档案信息数据库的支撑功能[J].兰台世界，2011（4）：63-64
　　[6]徐淳，于炳江.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].中国医院，2011（7）：64-66
　　[7]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011（29）：270-271
　　[8]王强波.提高人事档案利用率，切实为事业单位人力资源管理服务[J].科学之友，2011（24）：136-137
　　[9]沈珂嘉.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].今日中国论坛，2013（5）：135-136