基于供应链管理的高校办公用品采购初探

　　【摘 要】随着我国高校体制改革的逐步推进，高校管理工作既要兼顾效益，又要兼顾效率，将对高校采购工作提出更高的要求，本文以高校办公用品采购管理工作为研究对象，阐述了基于供应链管理对高校采购工作进行分析，提出了提高高校采购管理工作效率的建议。
　　【关键词】采购管理；供应链管理；高校采购；办公用品采购
　　供应链管理是上世纪80年代在美国兴起的一种有效的管理方法，至今已有30多年時间，并在企业管理中广泛应用，取得了较好的经济效益。由于高校采购管理的特殊性，一直以来未能在高校采购中得以广泛应用，但笔者认为，高校采购工作中某些领域是可以尝试采用供应链管理的理念来实施的，有助于提高高校采购管理水平。
　　一、基于供应链管理办公用品采购的意义
　　（一）有利于办公用品提高采购数量和时间上的精确
　　供应链采购是一种基于需求的采购，需要多少就采购多少，什么时候需要就什么时候采购，并且采购回来的物品直接送到需求地点进行消费。[1]这样可以减少货物的仓储成本，降低物品损耗，保证了物品的质量，提高采购管理水平。在时间上，传统采购也没有在需要的时候采购，造成物品断货或库存积压的情况，会造高校采购效率的降低和成本的增加。所以实施了供应链管理的采购有利于高校在采购办公用品时，对采购数量和时间上的准确把握。
　　（二）有利于提高高校办公用品采购的效率
　　供应链采购是一种供应商主动型采购，供应链上需求者的需求信息随时传给供应商，使供应商能够及时掌握用户的需求信息，并根据用户的需求状况，变化趋势，及时调整自己的生产计划，补充货物。[2]基于供应链管理，高校用户的利益与供应商的利益成正比关系，他们是利益共同体，所以供应商所供应物品的及时性、准确性和可靠的质量是有利于高校提高采购效率，降低采购成本，从而降低高校运营管理费用，所以供应链管理思想，需要进行信息共享，从而提高供应商的响应效率，也提高了高校采购效率。
　　（三）有利于高校与供应商实现供需双方的双赢
　　供应链采购是一种合作性采购，供需双方的利益是相关的，供需双方会在不同的角度相互配合，以提高采购的工作效率，降低采购成本，最好的保障供应，达到供需双方的双赢。[3]所以不仅能提高高校采购的效率，同时也有利于供应商合理规划调配其货源，保证高校对办公用品的需求，提高供应效率，从而实现供需双方的双赢。
　　（四）有利于优化高校内部操作流程
　　因为供应链管理环境下的采购更加关注供应链整体运行效率的提高和成本的降低，所以往往需要高校改变自己原有的、不合理的内部操作流程来适应整个供应链的运作，这就要求高校重新规划其内部操作流程，要求高校在采购管理方面能及时掌握供应商的相关信息和操作流程，以便保证整个供应链的高效运作，从而有利于优化高校内部操作流程，提高运作效率。
　　二、高校办公用品采购中存在的问题
　　（一）办公用品需求复杂多样
　　随着现代办公用品越来越多样，一方面提高了办公效率，另一方面也为办公用品的采购增加了难度。由于现在高校采购制度要求，越来越多的原来各个部门自行采购的办公用品都需要集中采购，这样就增加了集中采购的工作量；加之高校内部部门较多，特别是一些综合性大学，不仅采购量大，且部门与部门之间的需求品类也差异较大，这都会增加办公用品采购的复杂性。
　　（二）各部门需求计划性不强
　　由于需要集中采购，这就要求高校各部门在时间上需要有计划性，但个别部门不按规定编报采购计划，采购计划中物资技术指标不能明确，比较含糊，给采购工作带来困扰，一些工作程序预案形同虚设，采购规模小，数量少，频率高，计划期短，加大了采购成本，降低采购效率。
　　（三）供应商管理缺失
　　在传统的高校采购过程中，高校一直将自己视为甲方，对供应商缺乏管理意识。即在供应商选择方面过度强调价格而忽略服务，另外也缺少对供应商的过程监控，同时缺乏对供应商的评估机制等，使得高校对供应商的了解不够深入，这将势必增加高校采购过程中的寻源成本，也很难找到适合高校自身的优秀供应商进行长期合作，势必会增加高校采购成本，降低采购效率。
　　（四）高校采购方式单一
　　现在大部分高校办公用品采购中，选择性招标是现在的主要方式，难以实现采购不同的物资使用不同的采购方式，而不能获得质优价廉的产品。要实现高校采购利益最大化，服务满意最大化，就必须针对高校办公用品的需求，实时创新采购方式，提高采购效率。
　　（五）高校采购管理信息化程度低
　　目前很多高校都有自己的OA系统，推行无纸化办公，提高管理效率。但在高校中真正推行有效的不多，更多的信息化系统的功能未能发挥出来。对呀高校采购来说，如果缺乏一个可靠的信息系统，采购人员难以查询到相关商品历史和市场信息，只能根据自己的经验和感觉办事，容易造成价格失真，增加采购成本。没有一个信息化程度高的信息系统，也会影响高校采购部门对学校所有采购物品的管理能力。
　　三、基于供应链管理提高高校办公用品采购的建议
　　（一）实施分类采购
　　分类采购是根据物品的特性，把具有相似或相同特点的物品归为一类，在采购时按照大类采购。由于高校内部部门较多，各部门需求不一，存在较大差异，如果不实施分类采购，则会导致采购物品种类繁多，采购单位量较低，从而增加采购难度，增加采购成本和采购单价。如果在采购时，根据各部门提交的采购需求，再按照物品的相似性和特点进行归类，按照大类进行采购，不仅可以降低采购成本，还可提高采购效率和谈判议价的能力，从而降低单位采购成本，提高采购效率。
　　（二）选择优秀的供应商
　　优秀的供应商即该供应商提供的物品质量过关，没有出现缺货、断货的现象，并且能够在规定的时间内将所订货物送到目的地。优秀的供应商对高校非常重要，只有供应商为高校提供优质、及时的货源，高校才能够保证正常的教学。选择优秀的供应商，有以下几点要求：
　　（1）高品质物品
　　物品质量直接影响高校办公、教学工作的顺利开展，也是高校形象的保证。如果采购的物品存在较严重的质量问题，将会直接影响行政人员的办事效率，教师教学的质量，更有甚者，会影响整个学校在同学和社会中的形象，所以高校在采购过程中，进行供应商选择时，应对供应商提供物品质量进行严格把控，保证供应物品的质量。
　　（2）送貨准时
　　供应商配送物品的准时性是对供应商送货时间上的要求。如果供应商送货延迟，会影响到高校的正常运转，直接影响高校的工作效率。相反，如果供应商送的物品提前到达，又会增加高校的库存成本和物品损耗成本，同样也会影响到高校的运营成本。所以供应商物品配送的准时性也是高校选择供应商的关注点。
　　（3）货源保证
　　①货源充足保证了供货的及时
　　如果供应商突然缺货，高校又没有该种物品的存货，将会直接影响高校的正常运行。如果该种物品属于办公、教学的易耗品，缺货不但影响高校运行效率，还会受到学生和教师的抱怨。拥有货源充足的供应商，高校不会为物品的缺货而增加高校的工作量，则不会因此增加高校的运行成本。
　　②货源充足保证了订货数量的柔性
　　如果供应商货源充足，高校则可以根据经济批量原则来确定单次采购量，如果供应商货源不能保证，高校则会增加单次采购数量，订货数量将受到一定限制，缺乏柔性。所以在选择优秀供应商时，也需要考虑货源的充足性。
　　（三）与供应商建立长期合作伙伴关系
　　与供应商建立长期的合作关系，有利于高校与供应商间的共同发展。良好的合作关系必须得到供应商和学校管理层的支持，要做到双方之间的紧密合作，可以从以下几个方面入手：
　　（1）高校和供应商可进行有关成本、作业计划、质量控制信息的交流和沟通，保持信息的一致性和准确性，通过提供信息反馈和教育培训，促进供应商质量改善和质量的保证。通过交流和改进，还可以降低物品的生产成本和物流成本，通过降低成本使双方获得更多的利益。只有双方的利益得到共同的增加，双方之间的合作才能更加长远。有了长远的合作，才有利于双方的长期发展。
　　（2）协调供应商的计划。一个供应商也会同时为多个用户供货，在资源有限的情况下必然会造成多方需求争夺供应商资源的局面。在这种情况下，高校应该改变原有惯性思维模式，应主动参与供应商的协调计划。
　　应特别值得关注的事，要想维持长期的合作伙伴关系，相互间的信任是必不可少的。只有相互信任，双方才能共同找到解决问题和分歧的方法，而不是重新寻找新的合作伙伴。相互信任比事先预测、依靠权威或进行谈判等手段能更好地减少合作伙伴间的复杂性与不确定性，并能因此大大改善双方的合作绩效。
　　（四）实施JIT采购
　　JIT采购即准时采购。实施准时制采购，要做到：第一、选择最佳的供应商，并对供应商进行有效的管理。第二、加强高校与供应商之间的紧密合作。第三、做好采购进程控制。
　　要做到以上三点，首先要有高素质的采购团队。团队的成员不仅要对准时化采购管理有充分的认识和了解，同时还要对供应商进行评价，包括对供应商的信誉及能力等，并能与供应商谈判签订有效的准时化订货合同，以保证准时采购的执行。
　　其次，精选少数供应商建立伙伴关系。供应商的数量不在多，而在精。选择供应商应考虑：产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格与其他供应商的可替代性等。
　　第三，正确评价供应商，对供应商进行考核，将符合要求的供应商发放签证，不符合要求的予以删除，优化供应商结构，逐步与供应商建立长期合作伙伴关系。
　　（五）加强供应链上的资源共享
　　实行高校与供应商之间的资源共享，有助于供应商了解高校物品使用和需求，制定自己的生产计划。高校将自己的物品使用情况与供应商共享，供应商就会根据高校使用的情况制定生产计划，以应对高校不同的需求。在高校各部门需求变动情况下，供应商能及时了解到这些信息，使供应商能够提早做一些预测，不仅保证了高校能够随时订到自己所需的物品，提高自己的采购效率，降低高校运行成本，也使供应商获得更多的利益。
　　四、结论
　　在供应链管理环境下，需要运用现代的管理思想和方法，综合利用供应链各环节中的力量，整合开发供应链各环节的资源；才能够是物流采购过程中降低成本，才能够为高校带来更多的经济利益和社会价值。
　　【参考文献】
　　[1]陈瀚.供应链模式下的采购管理.商场现代化，2010，（下月刊）；32
　　[2]杨利斌.基于供应链管理的后勤物资采购问题探讨[J].中国市场，2013（38）93-94
　　[3]李建明.供应链管理环境下的准时化采购.物流技术2007，（12）；93-94
　　[4]李方元.供应链管理环境下的采购管理.管理观察，2010，（4）：18-19
　　[5]朱成化、孙迁清.浅谈高校后勤饮食采购的计算机运用——以南京农业大学为例[J].高校后勤研究，2014（6）：51-53