谈高速公路建设项目档案信息化管理

　　李仕奇 徐锐
　　摘要：高速公路档案信息化的建设是新形势下档案发展的必然趋势。为实现这一目标，需要我们加强对高速公路建设项目信息化建设的研究，使档案管理水平得到提高，更有利于高速公路建设服务的提高。在此基础上，本文对高速公路建设项目档案信息化建设进行了分析。
　　【关键词】高速公路； 建设项目； 档案信息化
　　1.高速公路项目档案信息化管理的概述。
　　高速公路项目的文件管理相对复杂，任务艰巨，对高速公路建设的人力资源和物力资源消耗较其他方面的资源比较来说是非常大，然而在实际应用中，高速公路的档案信息化管理具有重大意义，其可以使传统档案管理方式得到有效改变，但是目前传统档案管理方式依旧存在若干问题，主要问题包括：编制没有规范化和信息利用效率相对较低等问题。档案的信息化管理，就可以有效地解决这些问题，还可以极大地提高管理水平，实现档案工程项目数据资料更有效的使用，以及可以远距离使用，这可以为后期的项目提供更好的服务。使存档信息资源得到利用，还可以有效地降低管理成本，大大提高管理效率。
　　2.档案信息化建设的重要性。
　　2.1将部门的职能从托管改为服务
　　在将档案管理进行信息化之后，在互联网上就轻松获取高速公路建设项目的档案，还可提供优质的服务给领导和相关部门，这样一来，档案管理信息的功能得到改变，其从单纯的保管发展为服务，其已经成为内部信息交流的一个中心。
　　2.2提高工作效率
　　在将档案管理进行信息化之后，其变化为信息具有网络性、实时性，而且信息可以自动化更新，这样以来，在网络上就能够做到的查阅、浏览和收集的档案，使中间环节减少，工作效率得到提高，档案的利用效率随着工作效率的提高而提高，共享档案在局域网内就可完成，成功地解决了档案存储利用同步进行的问题。
　　2.3避免损坏和丢失档案
　　若只是采用手工方式收集，阅读档案，将无法避免的出现丢失或损坏重要的信息，但是档案信息化管理就可以使这种现象得到有效地避免。
　　3.高速公路工程信息化建设与管理存在的问题
　　3.1文件管理不规范，没有严格的工作标准
　　信息化时代到来，使传统的标准不再能够满足高速公路服务需要。为此，高速公路各个系统需要联系自身情况，结合目前的需要，制定出高速公路档案信息化建设工作的相关标准并与其自身相匹配。
　　3.2硬件设施配置不合理，整体发展不平衡
　　为了建设高速公路档案信息化，我们需要为其提供较多的硬软件设施满足其建设需求，但是目前电子产品更新换代速度较快，定期升级软件系统等，然而一些单位使用方便，使计算机单纯采用简单检索的方式，导致出现与高速公路档案管理系统所需的服务器不能匹配等等各种事件发生。这样的后果就是不能实现高速公路档案信息化管理。
　　3.3缺乏科学化管理方式意味着档案信息化资源建设是薄弱的
　　传统的档案部门因为不需要同其他部门进行信息交流，而且对客人进行服务，因此档案部门的服务基本处于封闭的情况，这样以来，管理方式孤立，还有是思想和管理方式，处于循规守旧的状态，这种情况与高速公路档案信息化管理相反。而且在档案信息化资源建设许多单位仍然处于＂形式化＂和＂表层化＂这种状态，其对档案信息化的了解只是单纯将工程目录和一些数字录入的计算机。但实际上，这种概念是错误的。其实档案信息化并不只是将信息由传统纸质形态转变为数字形态存储信息，真实的档案信息化的建设是建立一个完整系统的数字档案资源环境，构建一个具备方便、快捷、省力、省时等多种优点于一身的电子系统。
　　3.4选择适宜的软件
　　虽然档案管理系统软件内容丰富多彩，功能较多，但实际其只发挥单一一种作用。在档案信息管理中，使用何种软件是非常重要的，为此选择一个合适的软件构建档案管理系统的重要一步。当今市场上大多数的软件功能较多，针对性不强，而且买家一般不需要将软件进一步更新的需要，所以目前市场上的软件大多没有将软件的针对性和实用因素考虑在内。
　　3.5缺乏专业的信息管理人员
　　构建档案信息化管理需要具有较硬专业知识熟练操作计算机，熟知档案业务知识以及提取获取信息，使用信息的综合性人才，以上所说的技能都是目前所必需的。换句话说，确保实施档案信息化管理的关键因素是人才因素。在实际的具体调查中，发现对传统的管理原则和方法，大多数档案信息管理人员都非常熟悉了解，然而对现代信息化管理的理念和方法也只是略懂，这种情况严重制约档案信息化的发展，抑制档案信息化的有效利用。
　　3.6缺乏安全措施，档案资料的安全受到威胁
　　构建档案信息化管理的过程中有着两大风险：一个是档案管理系统的安全性问题，另一个是网络安全问题。如果想使档案信息的数据得到安全防护，单一的设置复杂密码和更改防火墙，这种方法并不有效，真正切实可效的方法是将系统不断升级，将系统更加成熟，安全设施更加完善，进而使数据的安全得到保证，当今世界网络的任何节点和站点都有可能遭受黑客攻击，制约信息化网络发展的最大障碍会是网络的不安全性。
　　4.加强高速公路项目档案信息化管理的措施
　　4.1合理规划公路档案信息管理
　　高速公路档案信息化管理是指通过信息化手段来提高传统手工方式，以实现现代高速公路项目管理信息化。在这个过程中，一定要进行合理的规划和严格制定标准，这些是实现公路档案信息化的前提。为提高公路建设的规范化水平打下了坚实的基础。
　　4.2建设高速公路档案信息管理平台
　　档案信息化管理的实施是建立在办公自动化系统的基础上。它是集成其他智能控制系统，实现界面、数据和相关指令的统一。在高速公路建设中，根据不同的编码和格式，应该将不同的信息传输到数据中心，每个系统将从数据中心检索数据，并且每个业务系统都将被合并和记录，对于岗位的授权不同，可以操作的界面也不同，这样做档案管理，更加趋向信息化。
　　4.4规范档案信息管理的标准。
　　要想将数字化档案的技术得到标准，一方面需要不断改进档案信息化的管理，另一方面采用彩色扫描仪将图像格式可以转换为电子文件模型，文件可以转换成图像格式等多种不同类型的存储方法。在制定公路项目信息管理的相关标准同时，必须不断规范信息化管理的相应过程，制定出更加完善的信息化管理的实施措施。
　　5.结语
　　综上所述，高速公路建设项目档案信息化是指收集和整理档案形成等多个步骤均采用以计算机网络为中心的高新技术，完全发挥信息技术传播速度迅速和信息资源共享等优势，最终将档案管理系统的智能化得以实现。要想提高高速公路档案的管理水平，就必须实现档案信息化。社会的迅速发展，要想跟上时代的步伐，高速公路档案信息的建设也不能落后。所以，高速公路建设项目档案信息化需要引起我们的高度重视。
　　【參考文献】
　　[1]苏培新.高速公路建设项目档实信息化的实践与探[J].广东公路交通，2006，04：61-62.
　　[2]池文敏.解析高速公路项目档案信息化管理[J].办公室业务.2014（21）：112.
　　[3] 胡志患，曹平，浅谈高速公路建设项目档案信息化建设，湖南交通科技，2007，01：77-80.