让工作效率倍升的个技巧

　　文/古尔浪洼
　　看很多人抱怨，工作时间长，事情多，手忙脚乱，每天加班累成狗。
　　真的吗？哈，我才不信，而且坚决不同情你。
　　如果真让我说，那我只能说，你逊毙了！那一定不是老板的错，99.9%是因为你没有抓住重点，或者目标不清楚，所以才导致工作变得过于复杂，效率低下，时间不够用。
　　怎样才能你快速达提升工作效率与质量，减少加班时间。我总结了9个技巧，希望对你有用。
　　１. 做前明确目标与要求，避免重复作业，减少出错机会
　　90%的人之所以在一件事情上花了过多的时间，并非是他的能力不济，而是，他不知道自己应该做到什么程度？为什么要做到这样的程度，而不是多点或者少点？做到这个程度对你的意义是什么？
　　这也就意味着他其实没有了解自己的目标是什么。所以，常见的悲剧是，他要么做多了，浪费精力，要么做少了，达不到要求，重复再来，浪费更多的时间和精力。
　　因此，在做一件事情前，一定要先搞清楚目标与要求。具体怎么做呢？搞清楚四点：
　　?我目前的工作必须做出哪些改变？
　　?我应该从哪个地方开始？
　　?我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？
　　?有哪些工具与资源可以利用？
　　如果不足够了解自己做的事情，可以寻求上司的建议，但必须搞清楚以上四点，这样可以大幅减少不必要的错误尝试，容易增加成功的机会。
　　２. 学会拒绝，不让别人额外的要求扰乱自己的工作进度
　　拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。
　　拒绝实际上不是回答＂行＂与＂不行＂的问题，而是沟通与对话的过程。
　　说＂不行＂，其实就是在与对方沟通解决问题，是让对方了解你实际的工作情况，而不要无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。
　　３. 主动沟通，提醒上司排定优先级，减轻自己的工作负担
　　如果你手边的工作还没有作案，上司又丢新工作给你，你不应该抱怨，而是要主动去沟通。很多时候，不是上司想要压垮你，而是他可能对你的情况不足够了解，，或者他可能不记得之前已经交待你的工作有多少了。
　　所以，你应该主动提醒上司。上司其实是经常需要被提醒的。
　　记住，凡事有先有后。会做事的人，事先都会衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支援才能在期限内完成。
　　如果上司没有做这些事情的话，那么你来做。你完全可以问上司：＂未来几天或几星期内必须先达成哪三个目标？＂或是直接告诉他：＂我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目，想听听你的建议？＂
　　总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。
　　最后提醒一点，讨论的过程中必须时时站在上司的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助上司解决问题，而不是把问题推给上司。当然，更不应该自己承受问题。
　　４. 报告时要有自己的观点，但不要提供太多信息
　　多数人在向上司或是老板报告时，总是担心信息不够多，实际上，这种担忧是多余的。太多的信息会让那你的报告变得没有重点，如果再缺乏解释的话，上司也会变得一头雾水。所以，一定先要自己理清条理，一二三四五来报告。不要竹筒里面倒豆子，让老师找你想要让他拿的那一颗，那样他也会疯掉的。
　　此外，向上司报告时，要能精准的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。
　　在报告时间的问题上，建议你尽量短。如果你有30分钟的时间，建议你准备10分钟就能报告完毕，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。
　　如果你希望得到上司的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要兜圈子，不要搞言外之意，否则老板会觉得你想偷懒，把责任推给老板。
　　５. 报告时想办法增加互动的机会，减少报告的内容与时间
　　Power Point是报告利器，但也绝对是个坏东西，用不好，就变成了一份超长的流水账单。
　　真正成功的报告在于清楚而正确的传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的报告内容而改变思维、决策、或是行动。
　　因此，重点不在于报告，而是沟通的质量。你不只是＂报告＂，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
　　因此，报告的过程不应只有你一个人在说话，应该提出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的报告内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。
　　而且，每一次的报告都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的所有重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外，一页一个重点足矣，这样才能让他们印象深刻，而且真正的去思考你所说的内容。
　　过多的信息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的报告。
　　6. 邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方回应的机会
　　＂最容易阅读、理解、与回覆的信件，最吸引我的注意。＂这是约翰逊在进行＂追求简单＂的研究计划时，一位资深上司对于电子邮件使用习惯的回答。
　　每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时间，更能吸引收件人的注意，提高回应的机率，否则你的电子邮件就会成为对方90％的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。
　　该怎么做呢？信件的文字必须限制在3×5英吋的空间范围内，大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字？因为对于接收信息的人来说，这样的空间可以让他们在2到3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。
　　你该如何利用这有限的空间写电子邮件的内容？
　　?每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内。
　　??超过20个字就应换行。
　　??如果超过3行必须空行。
　　原则上，一份邮件不超过半页为佳。
　　7. 当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
　　上司对于你的意见通常会有以下5种可能的回答：
　　?完全同意：＂我完全同意你的看法，也会全力的支持你。＂
　　?同意：＂我并不是完全同意，但是我相信你的判断。＂
　　?不置可否：＂我不同意你的看法，原因是……不过很谢谢你的意见。＂
　　·不同意：＂就照我的方法做。＂
　　?完全不同意：＂我绝不允许有这样的想法，更不允许其他人有这样的想法。＂
　　如果你发现，在沟通的过程中，上司的回答多半是前三种情况，就表示这个上司是可以沟通的，愿意接受别人的想法。
　　如果多半属于最后两种的情况，就代表他是不容易沟通的人。总是听不进别人的意见、冲动做出决策、不愿意反省、只为了个人的利益或权力……不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。
　　如果真的遇到这样的上司，完全没有沟通的可能时，这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择，你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照上司的意见做事；或是你比较喜欢有自己发挥的空间。
　　这是选择的问题，无关乎好与坏。你可以有以下的做法：
　　?微笑点头
　　你已经决定不会将所有的精力投入在这家公司，只当这是一份工作，做好份内的事情就可以。这份工作不是你生活中非常重要的一部份，你宁愿花更多的时间在家庭或是自己的兴趣上。
　　?寻求其他发声管道
　　你仍然相信这家公司，也认为这是不错的工作环境，只是遇到了不好的上司。所以你还希望再做一些努力：公司内是否有其他的管道可以让你的想法或是建议被公司其他的人或是更高阶的上司听到。
　　?准备转换跑道
　　你已经知道问题是无法解决的，也许是这家公司不愿意解决，或是缺乏健全的制度与管道，这时你应该当机立断，转换新的环境。
　　8. 只要取得信任，不需要反覆的沟通，同样可争取到你要的资源
　　在经营成本的压力下，要向公司争取更多的资源，可不是一件简单的事情。尤其是碰到钱的问题，事情似乎就变得复杂许多。即使经过无数次的讨论或是精确的计算，成功的机会却是少之又少。
　　然而，多半时候，争取预算成功与否并非仅是关于钱的问题，它更是人际关系与信任的问题。如果老板信任你可以真正解决问题，为公司创造利益，自然而然可以得到你要的预算。但是如果他对你没有足够的信任，即使公司有再多的盈余或者只是争取一小笔的预算，都很困难。
　　不要只看到钱的问题，如果你一直陷入数字游戏当中，情况对你永远是不利的。公司必须面对严酷的经济压力，永远是希望可以用更少的钱，创造更多。
　　老板对你的信任来自于你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？
　　?无法依照原定计划完成。
　　?无法掌控情况，对于未来感到不确定。
　　?希望员工能够做得更多，减少更多的成本。
　　当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你的说服理由，这是最有效的。例如，＂如果再增加两个人，只需要6个星期，就可以按照预定计划完成。＂
　　而且，不要只强调你的单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。
　　当你第一次提出要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间愈短愈好，最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少的预算，这样通常不会有太高的成功机率。
　　你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达八成以上。
　　9. 专注工作本身，而不是绩效评量的名目，才能真正有好的表现
　　绩效评量本身立意良好，我们每一个人都应该随时知道自己的工作绩效如何。只是多数企业的情况是，绩效评量被过度操作，有各种不同的名目，还有复杂的计算。上司根本没有足够的时间做深入的评量，最后只是沦为数字游戏。
　　公司真正的目标是扩大控制、减少成本，绩效评量的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。员工为了保住工作，只想着该怎么让自己的成绩好看一些。
　　事实上，你根本不必把精神花费在这些数字游戏上，不要因为公司今天要评量外语能力，所以你开始自费上课恶补；某一天公司决定加入提案企划能力的考核项目，你又开始烦恼该怎么办。这样只会让你疲于奔命，结果却适得其反。
　　要有好的绩效，你的出发点是工作本身，而非绩效评量。你只要想到以下的问题：该怎么把这件事情做好？你必须加强自己哪方面的能力？当你顺利完成目标、有了具体的成果，自然会有好的评量结果。你要做的只有以下两件事情：
　　?至少每个月询问你的上司：＂我做得如何？＂
　　尽量提出具体的问题，例如＂老板对于我所排定的进度是否有什么意见？＂＂我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗？＂
　　你应该随时和上司沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的绩效评量，这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解上司的期望。
　　?至少每个月询问：＂原先的工作安排有没有必要调整？＂
　　也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所订下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必要做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。
　　当你做到以上两件事情，便可以随时了解自己的工作绩效，以及确认自己是在处理应优先完成的事项，自然可以达成具体的成果与绩效。
　　*作者介绍：古尔浪洼，工作二十年，足迹遍及珠三角、长三角。做过从工人到副总裁的几乎所有职务。业余时间喜欢码码字，公众号：xllx01。