浅谈核电站文件控制管理
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摘要：核电工程建设周期长，分工细致，专业化强，参建单位众多，信息准确有序的流转非常重要，文件是信息的载体，因此文件控制工作的重要性就凸显出来。本文从文件控制体系的建立、文件收发管理以及文件的前端控制和过程控制几个方面来介绍和阐释文件控制管理，以期使文件控制更好地发挥作用，促进工程项目有序进展，同时形成工程经验的积累和共享。
关键词：AP1000核电站;文件控制
一、建立完善的文件控制体系
（一）突出文件控制部门的权威性
建立文件控制体系一个重要的前提，就是应突出文件控制部门的权威性，＂文件作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带，对其管理的水平直接影响项目沟通的有效性。因此，要突出文件管理部门的权威性，并赋予相应权力＂[1]。在项目执行程序和管理大纲中，文件控制部门应定位为对外是与各接口单位联系的窗口，对内它既是文件控制管理的龙头部门也是各部门之间的纽带。在项目管理过程中，应突出文件控制部门对内对外起信息枢纽的作用。
（二）文件控制组织体系
组织是保障，只有建立了完善的组织体系，才能确保文件控制工作的有效开展。作为EPC总包商现场项目部，项目之初，应建立独立的文档部门，作为项目文件流转的中心，所有项目上正式传递的文件均须经过文档部门。除文档部门配备有专职的文件控制人员，项目各专业部门和职能管理部门也应配备专/兼职文件协调员，负责本部门文件的日常流转、收集和预归档工作。
（三）文件控制程序体系
程序文件是日常工作开展的基础，特别是在核电工程领域，核安全文化的核心内容之一就是＂凡事有章可循＂，因此项目管理必须建立完善的文件控制程序体系。文件控制程序体系的内容应涵盖文件控制的各个方面，包括通讯接口、文件编码要求、文件质量标准、文件编制要求、版本控制、文件收发和流转要求、电子文件管理、文件密级管理、文件预归档、文件作废处理等。并且应随着管理不断改进、业务流程的不断优化，应对程序不断进行补充、修改，更新程序版本。项目部应建立后台程序和项目现场程序配套使用的文件控制程序体系，若后台程序能够直接适用于项目现场，则项目现场不必再编制相应程序，若后台程序不能完全适用于项目现场，则项目现场可以在后台程序的基础上再编制适用程序，同时应根据具体的业务流程编制工作指导书，作为程序文件的补充。
（四）文件控制培训体系
培训是提高员工知识、技能以及意识的重要途径之一。文件控制培训应包括全员培训及文档人员培训，一方面不断增强全员的文控意识，一方面文件控制人员也要不断增强自身的专业素养。文控人员不能仅限于掌握文档专业知识，也应不断学习项目管理及其它工程专业知识，应能对文件的内容及专业进行更加高效的识别和分类，提高文控管理的专业性和精确性。因此，建立完善的文件控制培训体系尤为必要。
二、做好文件的收发管理
（一）文件管理工作流程
作为EPC总承包商现场项目部，文档管理部门首先从外部单位以及本项目部各部门接收项目文件，分发至项目有关部门和单位，同时对所接收的文件向现场文件库进行归档，在整个项目结束时向业主以及总承包商企业自身的档案馆进行移交。
文档部门作为文件管理的归口部门，对工程文件的接收、录入、分发、保存、立卷归档到档案移交，实施全过程控制，并将档案管理要求落实到文件的前端管理，力求使文件从产生开始便符合档案管理的要求，实现文档一体化管理，并通过采用统一的信息管理系统，实现文档信息化管理。
（二）文件编码
核电站文件种类繁多，数量巨大，每个文件必须给予唯一的标识，这种标识就是文件编码。AP1000核电工程文件使用的是AP1000编码，规则如下：
LLL XXXX XXX nnnnnn
电站识别码 定位代码 文件类型码 序列号
AP1000编码的特点是字段固定，每一字段都有明确的含义，便于理解，特别是序列号，长度不固定，前两位数字可以赋予其特定的含义，提高了编码的自由度与灵活性。经过实际应用，AP1000文件编码系统是一套非常好的编码系统，对文件的收发处理、分发归档以及利用都提供了很大便利。
（三）文件收发控制
文件是工程建设各参与方和各部门正式沟通的渠道，是维系工程建设有序进展的纽带。作为EPC总承包商现场项目部的文档管理部门，文控人员应建立＂零滞留＂和＂零缺陷＂的工作目标，应当迅速、准确地将收到的文件传递给相关单位和业务部门，同时也应注重文件质量的把控，做到效率与质量并重。
（四）信息化管理
工程项目应建立统一的信息化平台，所有通过正式渠道传递的文件均应通过统一的信息管理系统发布。信息管理系统应实行域帐号认证机制，应能实现根据不同专业、不同文件夹和不同文件对操作权限进行分级控制，系统内任何一个文件的任何一次修改，都应形成可追溯的审计记录，以确保系统内文件的安全有效。系统内应对所有存储的文件进行分类，并形成标准化的目录树结构，以方便文件的查询利用。系统应有导出各类报告清单的功能，例如每日最新发布文件的清单、变更文件与受影响文件关联的清单、文件与关联传递单的清单等等。同时，系统应能实现与、业主、设计方及承包商等单位的信息管理系统信息交换功能，以实现信息快速、安全、准确的传递。
三、注重前端控制和过程控制
＂文件管理和档案管理是一个统一的系统工程，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，它们之间存在相互促进的关系＂[2]。如果把档案可以看作是＂广义＂文件的第二阶段，那么文件在第一阶段，也就是文件产生和流转阶段的健康与否，对档案的管理产生很大的影响。因此，具有良好的前端控制和过程控制意识尤为重要，并且应制定具体措施来实现前端控制和过程控制。
（一）合同管控
将文件控制的相关要求，例如：质量标准、收集整理标准以及考核标准等，纳入与承包商签订的合同中，合同条款应详尽明确，以合同来规范承包商的管理，对各参建单位的工作和活动进行控制、协调和沟通的唯一经济手段和解决争端的有效依据是合同。并在合同签订前，完成所有文件控制程序的编制工作，在签订合同时，能够及时释放给承包商。合同签订后，应及时与承包商进行交底，将合同中的相关文件控制要求向其明确。合同结算及关闭时，应有文控人员的签字。
（二）熟悉文件档案标准
目前国家档案局制定的标准，大部分是档案相关标准，文件控制相关标准很少。文件控制人员除根据项目管理要求建立文件控制标准，例如文件管理大纲、程序、工作指导书等，同时应熟悉并掌握各类档案标准的要求，将档案标准的要求前置到文件控制阶段，强调前端控制意识和文档一体化意识，确保文件的有效性、准确性和规范性。
（三）建立文件质量检查标准
根据法规、合同、程序等要求，建立文件质量检查标准。在日常文件收发过程中，对文件进行严格把关，实行＂高标准，严要求＂，对有问题的文件进行记录，并进行统计，形成质量趋势分析。对于突出的重点问题，采取具体措施要求承包商进行整改，例如开启质量文件、进行专项监督、通过项目协调会进行协调等。
（四）深入施工现场检查文件
文件是施工活动的有效凭证，在施工现场每天都会产生大量的各种类型和载体的文件，作为EPC总包商现场项目部，应确保承包商对施工文件按照档案的要求进行及时有效的收集和整理。文件控制人员应定期进入现场，根据施工文件收集整理计划，对承包商文件的收集整理情况及文件质量进行监督检查。对发现的问题，除要求承包商进行整改外，同时应对检查出的问题经验反馈至文件收发环节，更好的做好文件的前端控制工作。
四、结束语
文件控制水平是衡量项目管理水平的指标之一。良好、有效的文件控制管理不仅能促进项目管理的有效运行和工程的有序进展，同时也能确保在项目管理过程中形成的知识资产得以良好的保存和延续。
参考文献：
[1]徐威，李晶.浅谈如何加强国际EPC 项目文件控制管理[J].石油规划设计，第 19 卷第 2 期 .
[2]中华人民共和国核行业标准，EJ/T1225-2008核电文件档案管理要求，国防科学技术工业委员会，章节4.1.4.