新时期背景下管理类档案归档整理工作实践探讨

　　摘要：在现今信息化的时代中，原来传统意义上的纸质档案，已经被电子文件所取代。但很多单位为了实现双重保险，两种办法都在同步使用，那么怎样实现整个管理工作的最优化呢？本文从管理类档案归档整理开始论述，简要分析了整理工作中出现的问题，最后并提出了相关的解决建议。
　　关键词：管理类;档案;归档整理;工作时间;探讨
　　为了适应我国整体经济的发展需要，与现代档案归档整理相匹配，整体提高工作效率，加快工作进程，结合档案管理工作的实际状况，最后形成了相应的工作模式，即档案工作的数字化、信息化、文档一体化的目标。这种工作模式的建立，在很大程度上促进了我国档案归档整理工作的进程，也为后期高效、准确的工作服务，打下了坚实的基础。
　　一、管理类档案归档整理概述
　　管理类档案，又被称之为文书档案，它指的是企业单位在各种活动中形成的、具有保存意义的管理性文档。归档则是说单位的文书处理部门以及职能部门，在办理完相关的事宜之后，按照有关的规定，将档案文件转交给档案部门保存的过程。将文件归档之后就是档案，所以归档就是文件转化成档案的标志，这个就是文书处理的最终目的，当然也就成为了整个档案管理的开始。
　　整理归档的文件，就是将已经办理完毕、但具有利用价值、能够提供信息的文件，作为管理类的档案进行保存。一般我们是以＂件＂为单位进行统一的装订、分裂、编号、装盒等工作，使它最后能够成为一个完整的程序。这项工作十分重要，它上承文件材料的收集，下启档案管理，是保证系统工作顺利开展的关键环节。整个归档工作如果能够按照要求收集完整、划分准确、装订有序，这样就为后期高效准确查找资料奠定了基础。
　　在现在这个信息化的时代，传统意义上的纸质文件已经逐渐开始被淘汰，与之盛行的是电子文件。快捷方便的电子文件，在整个归档工作中发挥着极其重要的作用。但是，这个时限是短期的，电子文件自身的可更改性、以及不稳定性等，都是整个文档管理工作中的大忌。针对一些重要的档案，电子文件毕竟没有纸质档案稳定。所以面对这个问题，现阶段的单位管理类档案，国家相关档案部门都是采用双重保护机制——在设置电子文件的同时保留纸质档案，这样就可以解决这些不必要的问题。
　　二、简析管理类档案归档整理工作实践中问题
　　第一，新时期背景之下，档案管理部门在日常的管理工作中，确实存在一些问题。比如说纸质版的档案是否和电子文件相匹配，数据读取的设备是否能够配套，这都是现阶段档案管理工作的要求。而在进行档案管理类工作的时候，我们一般是纸质版和电子版的同时进行，那么这就需要检查软硬件的设备能否跟得上系统，对于储存较长的数据是否方便读取，有没有存储介质损坏的现象。这些工作，其实都是档案管理部门需要去注意避免的。
　　第二，现代档案管理的人员专业素质不高，存在着依靠主观意识去判断事情的现象。其实，现代很多企业的档案管理人员，其技术水平都是存在参差不齐的情况。而对于档案管理的相关规定，也是各种各样的理解，更多的都是依靠自身的工作经验、或者主观意识，进行档案的划分。在这样的情况下，划分出来的档案必定会出现划分不标准、归类不正确的情况，不方便档案的后期查找，也发挥不了档案自身应有的作用。
　　第三，档案管理的工作并没有受到重视，这样就导致档案收集的工作存在缺陷，出现档案收集不完全的情况。在单位中，有一部分人对于档案没有正确的了解，档案的相关知识淡薄，脑海中也没有存档的意识。这样就会导致一些会议之后的文件，或者其他相关联的文件，不能够及时予以保存，甚至有些人还不知道怎样去处理文件。而相应的档案管理人员，也不知道文件的存在，导致有些重要的档案资料被丢弃或者销毁。这样的行为会严重影响档案工作的进行，破坏了档案建立本身的意义和目的。
　　第四，管理类档案不应该交由某一个机构进行排列，这样不便于后期档案的查找。截至目前，有不少单位都是采用年代——保管期限——机构这样的复合式方法来管理档案，为档案排序。但在实际的工作中，却会遇到很多文件所涉及的并不是单单一个单位或者部门，仅仅依靠一个单位或者部门，根本完成不了这些工作，这就牵扯到工作中多个部门共同协作、合理完工的现象。所以，在对这一类的文件进行保存的时候，我们不能只是将这份档案保存在某一个单位或者部门，这种做法不合适，并且也不利于后期档案的查找以及使用。
　　第五，管理类档案中会有大量的密级文件，需要明确是否需要按照密级来分开保管这些档案。在档案管理的过程中，会涉及到很多密级文件，这些资料一旦泄露会造成严重不利的影响和重大损失，做好对这类档案资料的管理工作至关重。那么怎样来保存这类档案，一直是档案管理人员比较头疼的问题。在国家保密安全问题严峻，整个保密机制开始完善的状况之下，将企业这些档案如何放置，是现阶段需要重点考虑的问题，正确的保存模式，才能保证整个档案工作的顺利开展。
　　三、解决管理类档案归档整理工作问题的建议
　　（一）多渠道提升全民的档案意识，加强档案工作的宣传
　　档案工作本身其实就是属于辅助性服务工作，所以一直以来都没有受到重视，甚至有些人都不知道有这样一个部门。在很多单位中，职工并不知道还有档案相关法规，也不知道将重要的文件送到档案室存档。这就要求多渠道去提升全民的档案意识，加强档案的宣传工作，真正将档案工作放置在合适的位置上。
　　（二）加强档案管理人员的业务能力，提升专业素质
　　档案管理人员因为自身能力的不同，理解上的差异，对于档案方面的政策法规也没有清晰明确的认识，管理上各种细则把握也不够准确、研究不够，平时没有积累工作经验，专业能力以及素养都相当匮乏等，这些都是影响档案管理人员业务能力相当重要的因素。所以，现阶段的工作中，必须想办法全面提升档案管理人才的能力。对于档案管理工作的重视，也是整个工作中特别重要的一环，只有真正意义上重视档案管理工作，才能促进档案管理的发展。
　　（三）修订档案管理细则，适应新时期档案工作
　　现阶段，很多单位的档案管理归档工作，基本都是按照以往的归档办法进行整理，并没有跟随新时期档案发生变化，这样就会导致整理的办法不能够适应现代信息化的步伐，从而存在着许多问题。管理人员在实际的操作中，没有根据实施的相关办法实行，而是根据自己的主观判断开展工作，这样在很大程度上降低了工作质量，也不利于档案的查询以及使用。针对于此，要求相关管理部门制定适合新时期的相关管理细则，从本质上解决工作人员的问题，减轻工作压力，真正将精力投放到档案管理的工作中去。
　　（四）采用新型的排列方式管理档案
　　在信息急速发展的今天，很多办公单位都实现了办公自动化，所有的文件也就自然而然在单位信息系统上进行处理。并且，很多文件都是采用大流水号进行登记，在查询的时候，只要输入关键字或者词就可以进行查询。如此，大大节约了工作时间，也提高了工作效率。而针对纸质档案，我们可以配合计算机进行大流水号排序，可以减轻工作人员管理文件的压力，也减少了分类判断，同时提升了整体的查阅速度，促进档案管理工作有条不紊的进行。
　　四、结语
　　综上所述，伴随着信息技术的飞速前进，档案管理工作越来越依赖计算机进行工作。这就要求尽快改变原来的档案管理办法，重新修订新办法，再结合信息技术的支撑，才能真正意义上实现档案管理工作的优化，从而发挥档案自身的功能以及作用。
　　参考文献：
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