那些工作厉害的人都在偷偷使用的步高效工
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前段时间因为疫情的原因，很多人都被迫开始在线办公的生活，我的一个朋友小陈也是这样。但他发现自己在家办公的时候，效率特别低。遇到的最大问题是，资料分散在不同地方。公司电脑、笔记本电脑、两个手机，还有一些是纸质文件，这些让小陈头晕脑涨。
处理工作时总出现找不到资料在哪，工作起来手忙脚乱，给领导留下的印象非常不好。
在遇到问题的时候，就想到我了。小陈以前跟我合作过一个项目，我全程都是用有道云笔记来完成的，对我的工作效率印象非常深刻，就特意向我请教想解决这个问题。
用笔记软件高效办公，并不难。只要四个步骤就能解决：
1、寻找适合自己的APP
2、从头开始建立个人工作系统
3、用好系统让工作更流畅
4、日常效率提升建议
这四步骤中，前三步都是知识管理，最后一步是时间管理。
1、寻找适合自己的APP
想做好知识管理，第一步是在明确需求情况下，选择适合自己的 APP。
明确需求
现在主流的笔记 APP，基本就剩有道云笔记、印象笔记和 Onenote 了，而这三个笔记类 APP 都有各自的特色，选择哪个 APP，主要看自己的个人具体需求，根据他的实际情况，推荐有道云笔记。
原因如下：
同步速度快，连接稳定，Onenote 的同步速度非常慢。
免费，不用花钱（在刚开始使用时，没明确具体需求前，没有太强的付费动力和意愿）
上传流量大。特别在初期建立笔记系统时，需要几百兆或 1、2G 的上传流量。印象笔记的免费用户上传流量比较少，付费用户有 1G 的上传流量，有道云笔记的免费用户有 3G 的上传流量，足够了。
多平台同步，不限制登录设备数量。小陈目前需要：公司电脑、笔记本、两个手机都可以随时同步相关资料。
分享方便。可以直接把笔记生成链接，分享到不同的环境中，特别适合办公人群交流沟通，不管在邮件、微信还是其它环境都能收到。
支持多级文件夹+标签，学习成本低，使用方便。Onenote 是 3级文件夹，印象笔记是 2级+标签。
2、从头开始建立个人知识管理系统
选择完之后，开始建立自己的知识管理系统吧。
初步整理
笔记类 APP，基本上是以笔记为主。需要先明确一下，都有哪些资料需要整理？
一般有三项内容是立刻可以放进去的：
纸质笔记本上的内容电子化
工作中的【重要资料】
跟自己相关的其它资料
纸质笔记本
先让小陈回想一下，以前他都向纸质笔记本中记录哪些内容，比如：
领导安排的各种工作
开会时的会议记录、要点
接电话时的随手记录
拜访客户时记录的客户相关资料
跟自己工作任务相关的计划、提醒
平时的灵感、想法
微信中的信息
等等…
需要把纸质笔记本中的内容进行一下处理，把有用的内容整理到有道云笔记中。要是内容太多，可以先拍照，放到笔记本中。
要注意跟工作任务相关的内容，单独建立一个当前工作任务的文件夹，放到笔记中，后面会教你要如何处理。而其它的资料、记录或临时记录的内容，可以按后面的分类方式，进行整理。
工作中的【重要资料】
千万要注意，是[重要资料，并不是所有资料]。笔记类 APP，不是百度网盘或 U 盘，无法存放大量资料，基本上还是文档和资料为主。不适合存放大量视频、音频、照片等文件。
硬盘里面可能会有不少文件、图片、视频等各种资料，需要分析一下，先从日常工作中最常用到的各种资料开始：
每天需要用到的资料
每周需要用到的资料
每月需要用到的资料
特别是缺少这些资料就无法工作的。比如：公司介绍、个人介绍、常用文件的扫描件，日常文件等等。把这些内容按重要程度进行区别。
日常工作中的重要纸质文档，培养随时拍照的习惯，直接保存到有道云笔记中。
其它资料
除以上两类资料，把跟自己相关其它资料也一起放到有道云笔记中，比如：平时收藏网页资料、网址、自己想学到的技能、旅游攻略、读书笔记等等，也一起整理到有道云笔记中。
将日常生活中的遇到有用信息储存起来，以便需要的时候可以准确地找到，这样能够帮助你减轻一些思维上的负担。
还有各种提示、小知识、菜谱、使用说明、清单等资料，最大的作用是在需要时能帮助自己或者同事，在不需要询问你的情况下完成任务。
做好分类
目前有道云笔记的分类方式分为：笔记与标签 这两种。
笔记可以像文件夹一样进行划分，简单来说就是 相关的信息归为某一个特定的类别。
我建议他把整体的内容分为 【学习】，【生活】和【工作】，先建立三个目录。其它往下的继续分类。比如对于工作中的内容，小陈所在的部门是项目制，就按自己的工作习惯，在有道云笔记中按 年度-项目名称 来建立文件夹。并把平时日常工作中的文件进行了一下整理，都放到有道云笔记中。
注意：在建立系统时，最好有一个统一的命名结构和方式，目录结构不要太多，常规情况下 3-5 层足够了。
另一种分类方式叫：标签。它可以有多个不同的属性。标签还可以突破空间上的限制。在多条笔记上标注同样的标签。
比如一篇公众号文章，它可以有多个标签。可以多篇文章标记成相同的标签。标签有特性有两条：
一条笔记可以有多个标签
一个标签也可以放到不同的笔记中。
可以通过目录+标签进行分类，先把以前积累的工作资料进行分类处理。
小陈花了好几天把自己硬盘中的资料整理了数百条内容，上传时用了 1 个多 G 的流量。而且笔记的添加附件时非常方便，免费版的附件最大支持 200M，开会员之后能支持 1G 的附件，上传速度特别快。
并且公司电脑、自己的笔记本和两个手机，四个终端上都可以随时同步，这回处理工作就特别方便，想找什么资料时，直接搜索一下，就能找到自己需要资料。
分类建议：
分类：刚开始时不需要分的太细，只需要分大类。当笔记多到一定程度后，再根据情况进行细分。
笔记本：可以按标题进行排序，我通常用数字把最常用的几个或当前的项目排在前面。
标题：标题很重要，在标题上加入一些具体处理方式，比如行动、计划、创意、点子、资料之类的关键字，搜索时效果会更好。
收集信息：
有道云笔记还有一个很重要的功能是收集，它可以在 PC、手机，随时把有用的内容收藏到有道云笔记中。
特别是平时使用微信时，遇到需要记录的工作信息、收到的文档、资料可以立刻保存到有道云笔记中，在阅读的公众号文章时，遇到对自己有用的喜欢直接收藏，即使被文章被删除，也能在有道云笔记查看。
在使用 PC 版的时候，有一个＂网页剪报＂的功能特别好用，直接浏览器就能处理信息，自动提取出网页中的正文内容，去除页面周边的多余信息，只将文章标题及正文完整保存到有道云笔记账户中相应的文件夹中
收集建议
精减：一篇文章没必要一字不差的保存，只需要保留有用的部分或自己整理总结的内容，最好把出处、作者加上，以备将来查询。
排版：别在意排版：不用浪费太多时间在排版上，有用的是内容。
处理：把有用的内容整理出来，而不是保存全文，只保存有用的内容，学会舍弃对自己无用的部分。
处理资料
有道云笔记中的内容一定要定期的整理、更新、完善，才能产生真正的价值。
处理：
对于工作中的资料和平时收集的公众号、网页文章一定要进行进一步处理。
如果你只看过一遍就收藏起来，不经过任何提练，这些内容只是信息，没有什么价值，谁都能通过网络来搜索到。
用好笔记最重要的一点是，有一个清晰而有逻辑的框架，在做笔记时遵循一个好的框架标准，就会让人一目了然。
把事情整理成三点，更容易让人重视、记住和接受，会锻炼下面的几个能力：
1. 论点分解或总结--逻辑推理能力
2. 区分优先性--时间管理能力
3. 加强说服力--交流能力
我以前是做咨询顾问的，在参加培训时从埃森哲的老师学到一种＂Point Sheet＂的格式笔记，由上面的＂题目＂、左侧的＂重点＂、右侧的＂行动＂三部分组成。
左侧的部分用来记录重点，右侧的部分则用来书写基于重点应采取的行动，即＂谁、在什么时间之前、需要做完什么事＂。因为＂重点→行动＂的顺序可以按照由左到右的顺序自然得到书写整理，所以，＂为何要采取这样的行动＂，任何人看了都能一目了然，马上就能采取相应的行动。
除了 ＂Point Sheet＂ 笔记，还有一种 ＂空·雨·伞＂ 笔记也可以用来处理信息。
＂空·雨·伞＂ 笔记是一种思维框架，麦肯锡的咨询顾问都会用这个框架，所有思考按照‘空·雨·伞’三步执行＂。
所谓＂空·雨·伞＂，其实就是判断何为＂空=现在的情况＂，何为＂雨=对此情况的解释＂，何为＂伞=根据此解释而采取的行动＂。
抬头看天，发现天空中的云朵有些异样，解释为＂好像要下雨了＂。根据这一解释，判断应该采取＂带伞出门＂的行动。
这就是＂空·雨·伞＂。这是一种特别有效的信息处理框架，在有道云笔记里做一个黄金三分法的模板，给大家演示一个信息处理的流程。
可以找篇公众号文章，用＂黄金三分法＂把文章处理一下，把文章中无用的部分丢弃，重新归纳一下，然后根据文章中的建议，总结一下文章对自己有哪些帮助，有什么可以去行动和尝试的方法。
处理建议：
收集信息只是第一步，如果你只停留在收集阶段，收集的信息不会对你有任何的作用。
尝试使用＂黄金三分法＂ 来处理收集的文章，让知识为你所用。
模板与清单
有道云笔记还有一个特别有用的模板笔记功能，用来形成模板或清单的。用好这个功能让你在工作和生活中减很多不必要的压力。
创建记录清单
建立一个记录清单，可以省去不必要的思考，同时避免遗忘。建立记录清单的最佳时刻，是刚完成一件事的时候。
对你的生活和工作进行思考，哪些领域是可以通过建立记录清单来进行简化的？
对常见任务的处理方法
当我们做一件事情习以为常了，反而会忘记最近一次是如何做成的。你就应该花一点额外的时间，将你所做的事情记录下来，然后将这些信息储存在你方便想起来的地方。
使用检查列表来防止犯错
小陈以前总在很容易在工作中出现一些意想不到的错误，完全可以用清单进行改进。
顺着业务流程列出需要检查的项目，试着从实际工作的开头检查到结尾，检查有没有错误和遗漏之处。
清单建议：
有道云笔记自带了一些模板，能里面选择自己需要的。但最好还是根据自己的实际情况来创建模板。
通过以上这几个步骤：初步整理、分类、收集、处理、模板与清单 ，去管理好信息，信息才会转化为知识，真正产生作用，对自己有帮助。
这几步流程能帮助你建立起一个基本的个人信息管理系统。
3、用好系统让工作更流畅
在建立系统之后，最重要是的使用，让小陈开始在工作中应用这个系统，特别是收集和处理这两个步骤，并给了他如下的建议：
在工作中一定要把整理资料变成习惯，分为当天要做的和定期要做完成。
当天：
立刻清理：完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。
每天下班前 15 分钟，把当前的工作和相关的资料进行一下整理，把与手头上项目无关的文件、纸条扔掉。有用的资料拍照或 OCR，变成电子版立刻放到有道云笔记中。
每天整理、更新文件，并养成习惯。
定期（以周或月为单位）：
合并：把几个内容相差不多的笔记，重新整理后合并成一条笔记。
输出：定期把某一标签中的相关文章用自己的话重新写篇文章，这样会减少大量的笔记数量。
删除：定期删除、封存已经完成的或不需要的笔记
适度：控制一下别花太多时间在整理上，笔记以实用为主。
特色功能
用了一段时间之后，小陈发现有道云笔记这些特色功能对他的日常工作非常有帮助：
OCR扫描
这个功能对小陈来说，非常有用。直接把纸制文件拍照后就能变成文字，而且手写的内容也可以识别。用来发邮件、微信都很快。在读书时看到精彩句子，可以直接记录。
开会时记在纸上的要点，只要拍一下就能转成电子版的会议纪要。
分享功能：
可以把有道云笔记中任意一条笔记直接生成一个链接，支持分享到微信、QQ、微博、邮件等不同的平台，不需要安装有道云笔记用户也能直接查看，特别是公司的工作群中，在讨论时直接把链接放上，所有人都能立刻看到。
而且在分享时，还可以根据需求用来选择权限，会员支持设置密码和到期时间，完全满足在不同环境下的分享，还可以当成网盘使用，特别是分享几十兆或几百兆的大文件时，在 PC 端上传后生成一个分享链接，直接在微信群里一分享，大家就都能收到，特别方便。
语音记录：
小陈在使用过程中最喜欢的功能是语音速记，在开会时，把手机里的有道云笔记打开，会在识别保存文字的同时保存录音，文字和语音同步保存，无论是编辑文字还是回听录音，都能省下大量精力。而且准确性上是非常不错，一次录音最长能支持 60 分钟。
一些突然想到的想法、点子，现在只要打开云笔记，直接开口说，就能都能记录在笔记中。特别是用这个功能还养成了写日记的习惯，早上起床或睡前时，打开云笔记直接开口说，就能转成文字。随便把当天拍的照片，也放进去，几分钟就能搞定，很容易就坚持下来了。
PDF转Word：
小陈跟其它公司合作时，经常能收到各种 PDF 文件。以前都是找各种 PDF 转 Word 的工作，只要把需要转换的PDF文件上传到有道云笔记中，选择文件，【右键】-【文本识别OCR】就能转成 Word 文档进一步处理。
保存文档历史版本：
平时在使用Word 写文件时，经常在桌面存一大堆文件，不知道哪个是最终版。而现在保存到有道云笔记中，笔记保存多个历史版本，不管用 PC 还是手机登陆之后都能查看和编辑。
想查找历史版本，一下就能做到，并且能很方便的分享给其它人。
手机解压缩包：
还有一个功能也非常给力，经常会在微信收到的压缩文件，以前还要 PC 上保存再解压缩，还试过在手机安装 App 进行处理，但都特别麻烦。这回直接在有道云笔记中上就可以处理了。
在压缩文件上点击【用其他应用打开】，选择＂用有道云笔记导入＂，直接就查看压缩文件，根据需要进行再次编辑和发送，能节省大量的时间。
按这三步的建议，基本上就能建立自己的知识管理系统。下一步我们来要处理，工作任务混乱的问题。
4、日常工作效率提升
时间管理是一个很大的方向，在初期时不要做的太复杂，尽量简单实用。当你面临工作混乱的时候，只要做好 日检查表和每周回顾 就能把自己的工作效率提高不少。
我给小陈列出五点建议：
日检查表
很多人在每天刚上班的时候，要么启动电脑，检查下邮件和看网页，然后写着邮件回复，或是一个接一个地浏览相关信息，要么就打开微信，刷下朋友圈，看一下微信群的历史记录，你会发现时间一眨眼就过去了。
上班最初应该做的是制作＂ 日检查表＂列表，花上 10 分钟把 日检查表完成，决定好当天该做的工作和截止时间，这样才能提高效率。
日历：
今天日历上有什么？未来三至五天内有哪些事项要截止了？
还有行程需要查看吗？纸质日记本上有吗？
大石头：
今天完成哪些任务才算圆满呢？
我想划去哪些任务？
有哪些重要任务需要特别注意的？
抵触情绪：
在这些任务当中，我最有可能不想做哪个？为什么？
注意力管理：
在这些任务当中，哪个最需要我集中精力，投入主动型注意力？
哪些可以在不积极型注意力期间完成？
依赖性：
我选择做的这些事需要什么特定的时间、人才或资源才能完成吗？
可以在有道云笔记中做一个 日检查表 模板，每天在上班第一件就是填写里面的内容，当你把日检查表完成之后 ，对当天的工作任务有了更直观的认知和了解。
以＂15分钟＂为单位设置任务
在工作的过程中，有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。
把眼前的工作以15分钟为单位进行划分，一个一个地处理，就能让注意力得以持续。
要是觉得 15 分钟太短，还可以用番茄工作法，用 25 工作+5 分钟休息 的节奏来进行工作。
批量处理
把一些特别零散的任务，集中起来进行批量处理。比如：查看、回复邮件、微信消息、打电话、签字、发快递等等，
将这些微任务批量处理。你只需要每次留出30～45分钟，就可以一个接一个地专注于这些任务，而这不会分散你的重要工作。根据情况，一天中留了 2、3 次批量处理时间，效果会特别高。
设置预备时间
不要把自己的日程安排的分秒不差，一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。
要在任务和任务的间隙设置一个＂预备时间＂。即使工作延迟了，也可以利用预备时间解决，避免影响下一项任务。
每周回顾
请注意，每周回顾需要你集中精力来完成。因此，你需要留出45分钟左右的时间，并确保在此期间不受干扰。
如何进行每周回顾？以下是基本步骤。
收集所有的待办事项清单。
对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录。
将新项目分解为单个任务。
根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。
整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在有道云笔记中保存这封邮件加上提醒日期。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。
删除不再必要或不再重要的任务。
注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。
记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。
查看当前重要任务的截止日期，并在必要时进行调整。
给新任务设定截止日期。
做好每周回顾之后，基本上就对下周所面临的工作任务有了一下直观的了解，这样在制定行程和安排计划时就可以事半功倍。
在初期可以先用有道云笔记来记录，当你能把日常任务管理起来之后，建议使用专门的时间管理类 APP 效果会更好。
小陈在听取这些建议之后就开始行动，已经过了几周，经常在微信上跟我交流自己在使用过程中都遇到了哪些问题，到目前为止，效果很不错。已经体会到做好知识管理对自己产生多大帮助了，领导对他的表现也满意多了。
把给小陈的建议做了一下梳理，写成这篇文章跟大家分享一下，希望这些建议也能对你有帮助。
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阿汤晨练第70天：从拜日A～双角式～莲花结束用时30分钟（不含调息和休息术）从5:45开始练习。
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