高效能职业人的八大习惯

　　是什么造就了一个高效能的人？是那种不停地机械性地重复的工作？还是因为这个人所拥有的大量的知识？还是这个人工作的速度？不，是这八大习惯。
　　在此之前，我们首先需要去定义到底高效能是怎样的一个含义
　　通常，人们对于高效能的看法是一种能在很短的时间完成很多工作的能力。这是正确的，但并不全面。在我看来，效能真正意义是在很短的时间内能够实现很多有很大价值的工作的能力。这才是我们需要关注的效能，而并不是其他那些去实现一些空洞无用并且在很长时间内并不能产生很大价值的工作的效能。
　　比如说，Peter打字特别的快，他一天可以回复1000封e-mail。但你并不能说他的工作效能高，因为这项工作里没有什么可说的价值（除非这些邮件的确产生了一些实际的又很大价值的效果）。但如果John今天只完成了一项任务，但他实现了比Peter的1000封邮件加起来还要大的价值，那么他比Peter的工作效能更高。效能
　　过去的几个月是我这一年中效能最高的时候
　　我主讲了8场讲座，其中包括了上个月在香港举行的讲座。我最近的这些讲座打破了我以往讲座出席人数的记录。我创造了30天敏捷生活这项第一个在线形式的三十天个人发展挑战的活动，并且推行了这项活动。我很荣幸能和你们1200人一起经历这一特殊路程。我策划，并且设计，最终落实了30 DLBL Program这个网站（包括网站导航和记录部分）。到八月十二号的时候这个网站已经有超过700份的记录。从九月到十二月仅仅三个月，网站上个人优化系列培训的参与人数成倍的增长，从九千人到一万八千人，这样的速度让它在今天成为了最大的在线个人发展博客之一。
　　同时，我也在负责着其他的工作，比如和客户一对一的交流（平均每次我可以解决5-6个客户的问题），这个项目的行政工作，处理个人优化系列培训的征文和客户来信，比如说地址之类的。
　　几天前，我完成了我明年工作计划的安排，并且这周的早些时候我将这些想法写入了我的新书中。如果放大我生活的其他部分，比如说坚持我的健身计划（我现在每天都锻炼），有一个乐观的社会生活观，和老朋友保持联系，所有的这些都在同时进行。
　　我认为高效能真正在于你怎样去管理自己的生活，你经常温习的习惯。通过有选择性的去选择一些适当的习惯，你可以为你的人生创造更多的价值。在这里，我将会和你分享高效能的八大习惯，希望你能将他们付诸实践，在未来你可以和现在比较，看看你的效能有着怎样的提高。
　　习惯一：坚决去掉不重要的部分（并且注重重要的那一部分）
　　第一件事就是去分析并且去掉那些不重要的事情。任何我准备工作的时候，我都会写下那天要做的事情，然后挑出最重要的那些，然后再对这些进行排列。在此之后我将会反复考量这些事，看他们是否是充分利用时间的最好选择。做这些事有什么作用呢？我能不能做更多更有价值的事呢？这么做有助于确保我在这一天中所做的事是绝对极其重要的。然后，对那些不怎么重要的事，我会将它排在以后的安排上，或者找出一个实现方法将他们从列表中删掉（学会对别人说不在这里十分重要）。这些体验过30天敏捷生活的人在第八天的时候会通过20/80这一列表的方式来实现这个体验。这是我最喜欢的日常个人管理的方法。
　　从现在开始，你每做一件事，你都要问问自己这件事到底有多重要。它是否让你更靠近你的梦想？从长远的角度看，它是否能为你生活创造任何价值？它是不是你花费时间最好的选择又或者你能不能做比这更有价值的事。如果不是这样的话，是时候放弃它了。没有必要去做不重要的事。说你在处理一些事情对你的人生产生不了任何影响。不管你是花了一个小时，三个小时，一个星期或者根本没有去做它，这都没有任何影响。
　　这个部分是关于了解你的最终目标是什么，并且为了这个最终目标而不断努力。请读＂请记住你的最终目标＂。
　　很多人错误的认为：有规律的工作就是有很高价值的工作。时间管理矩阵（Time management matrix，注1） 是个能将这两者分开来的很好的工具。它将我们日常活动分为了四种不同的象限。你的那些最重要的事被放在了第二象限下面。我曾用图表和如何处理各个象限的介绍广泛完整的说明了这个问题：
　　（注1：
　　把一个人要处理的事按照紧急程度(urgent)和重要程度(important)分为4个Quadrant
　　Quadrant I 代表既重要又紧急的事情，比如家里水管爆了，天花板漏水等，给你造成危机感的事情
　　Quadrant II 代表重要但不紧急的事情，比如，复习，做作业，这些需要持之以恒的事情
　　Quadrant III 代表紧急但不重要的事情，比如，接电话，开会
　　Quadrant IV 代表及不重要，也不紧急的事，比如上网，聊天，看电视
　　如何interpret(理解)这个矩阵呢？
　　落在Q3和Q4里面的事情是我们可以忽略的事情
　　而落在Q1是需要马上处理的，这些事情因为很紧急，也很重要，并对你造成危机感，人们一般都会首先处理
　　而我们如果想真正有效的管理时间，就需要把重点放在Q2的事务里
　　因为，落在Q2里的事务，如果不及时处理，将会向Q1发展，后果是灾难性的
　　比如说，你的作业明天就要交了，但你还没做，那它就会变成Q1级的事务
　　再比如说，你很久没洗衣服，衣服堆了一堆，快发霉了，那它也会变成Q1级的事务
　　Q1的事务增多的结果是，导致你手忙脚乱
　　而真正处理Q2事务的技巧就是把他均匀的落实到每一天，而不要等他们都积累到最后一天。 ）
　　通过以上我提到的这些问题，当我在处理我所选出来的那些在我认为最重要的事情时，我离我的最终目标又更近了一步。比如说，通过我的博客能让我认识很多不同地方的人，这就能让我实现帮助他人挖掘他们内心最深处的潜力，让他们过最好的人生这一最终目标。当你在读这篇文章的时候，我会很高兴的认为你能找到我的博客有一部分是因为我不断结识不同地方人的努力，还有一部分因为这个世界。谢谢你来到我的博客。这就是为什么我将个人优化培训的博客发展置于所有事情的前面的原因，比如写些特邀文章，参与博客里的讨论等等。尽管其他的一些事也能让我离我的目标更近一步，但他们并不像我的博客一样有效。
　　仅仅正确分辨出高价值的事情是不够的。有很多时候，我们会被一天中各种五花八门的要求所影响。我以前经常会被这些事所影响。比如说收到了一个请求，因为它最多也只要5-10分钟的时间，我就会立刻去做这件事。同样，当收到第二条，第三条，以至于第20条的时候我也会这样做。后来我意识到，这些事浪费了我许多时间。不仅如此，我连自己那些有价值的事都还没有做完。当我完成这些无关紧要的事的时候我会觉得自己工作效率很高，但事实上，这些都是表面的，都是虚假的。
　　现在，我为那些稍稍急迫的事一张＂迟些时候做＂的列表。我丢下所有源源不断的事情，首先专注于那些20%高价值的事情。（而这占据了我日常效益的80%）。在那天快要结束的时候，我会单独分出一段时间来专门处理之前的那些事。我将那些相似的任务分类，然后分批一起处理。结果，和我之前一整天花那么多时间相比，我通常可以在一个小时或者更短的时间内解决这些事。
　　习惯二：合理分配休息时间
　　我认为高效能并不意味着你要像个机器人一样不停地工作。相反，这是当你效率低下的时候才应该做的事。当你花在工作上的时间越多，你能完成的工作数量却会以极慢的速度增长，平均每段时间你所做的工作的数量都会比你平均数量要少。不仅如此，你每段时间所做的工作数量实际上都在减少。
　　如果你觉得我上面所说的有点难以理解，不用担心。我可以举一个简单的例子来说明。就比如说你准备写一本书。通常你一个小时里可以打1000个字。在最初的两个小时里一切都进行得很顺利，并且你平均每个小时可以打1000个字。但是，在第三个小时，你会逐渐感觉到疲惫，因而在第三个小时里你就打了500个字。与之前相比，你比平常速度少打了500个字。这就像经济学中的报酬递减法则。
　　休息是很重要的。不管你有多想工作，但它不可能满足你生命中的各个方面。比如说爱情，家庭，健康。这就是为什么我们的人生是由很多部分所组成的而并不是仅仅一个部分。每一部分都是独一无二的，不能被其他所替代。至于休息，我指的是在你事业，工作，学习之外的任何部分。休息一段时间让你的电池充电，当你重新开始工作时，你可以全力前进。
　　今年的早些时候，我做了个实验。我连续工作了一段时间，没有任何休息（除了那些必要的休息像是睡觉，吃饭什么的）。而在另一段时间，我也工作，但会在工作期间休息一段时间，比如说看看邮件，锻炼锻炼，绕着房子走几圈，看看书，去散个步，联系联系朋友，小睡一段时间等等。我发现：
　　在不停工作没有休息的那段时间，工作效率随着时间而不断减少。（直到到了报酬递减的那个点）
　　而在有休息时间的那段时间里，工作效率始终保持在很高的水准。
　　图片有些抽象，但你应该可以理解。
　　我们可以从中看到，当我不停工作的时候，我的工作效率在不停的降低，最终趋近于0。但当我休息了一段时间后，我的工作效率又回到了很高的水平。尽管在休息期间会有一段停工期，但高质量的结果完全可以弥补那段空窗期。此后，通过合理的分配休息时间让我能够最大限度的提高的效率。并且休息并没有阻碍我完成更多的工作。相反它确保了我能够完成更多的工作。花再多的时间在工作上也不一定能做更多的工作，但将合理分配休息时间和长时间工作相结合可以大幅度提高你的工作效率。
　　如果你并不受雇于别人或者有着灵活的时间表，你可以很容易的将其付诸于实践。即使你身兼数职，你仍然可以随时做到。只要你感到工作效率低下，你就可以停下来休息一会儿。离开办公桌，去食品室拿杯饮料，去上个厕所，或者和同事讨论讨论工作。当你回到工作上时，你会比之前更加振作。
　　习惯三：去掉效率障碍（即分心）
　　效率障碍是指那些限制你工作效率的事物。他们有可能是你工作时听的音乐，你慢速度的电脑，意外的来电，邮件提醒，网络。优酷，微博，人人网等等。这些事都会对你产生阻碍，让你不能完成工作。
　　你应该怎么去处理呢？当然是去掉这些障碍。或者去一个他们不起作用的地方。比如说，对我而言，其中一个大的效率障碍就是网络。当我在线写文章的时候，我都会想要去点其他的网页。当我被新邮件提醒打断的时候，我都会去看看我的邮箱。这封邮件会将我引向接来下的其他工作以及回信，这将会浪费时间。当我完成这一系列事情的时候，15-20分钟已经过去了。在接下的工作时间里，都会如此循环。所以，当我写作的时候，我将网线从我的电脑上拔下来，并且将我的电脑搬到床上（这也是我在写这篇文章时正在做的事），这样工作速度比以前快多了。
　　回顾你每天的工作，看看你在什么时候工作速度变慢了。是什么让你分心了？你可以怎样去避免它？试试在不同的地方工作，适应你周围的环境。在这里试试，在那里试试。除去越多的效率障碍，你的工作效率就会变得越来越好。
　　习惯四：充分发挥你的灵感
　　我无法强调这对提高你的工作效率的是有多么的重要。不管你在哪个领域，你的灵感都是提高你工作效率的一个关键。比如说，一个充满灵感的作品可以让人们的人生更加美好。一个充满灵感的结构工程师能够设计出更具有实用性的建筑结构。一个充满灵感的买卖人能创造出能打动人心的、具有突破性的市场方案。一个充满灵感的作者能够不停的创作，一个充满灵感的音乐家可以接二连三的写出美妙的歌曲。
　　当我开始自己的事业，并且安排自己的时间表的时候，我觉得自己充满灵感。我意识到当我充满灵感的时候，工作是件非常简单的事。就拿写作来说，文字就自然而然的涌现出来，我甚至不需要努力去想。他们好像就直接从我的脑海里转移到我的电脑里。我上一篇文章 《如何结束由你开始 》就是在一个晚上完成的，这比我正常完成文章所花的一周时间快多了（特别是对于系列文章）。那是因为当我在写那篇文章的时候，我充满了灵感。另一方面，当我没有灵感的时候，什么事情都想不起来。这就像打开水龙头，可是却发现没有水，只流下1到2滴。
　　随后你打算怎么做呢？在你做任何事之前，你难道就是仅仅闲散的，等着灵感的来临？
　　这关乎于你如何安排你对自身客观世界的控制，而这并不是这个博客所关注的。我经常听到人们在讨论说他们不打算写作，因为他们没有灵感。我觉得这不是等着灵感来临的问题，而是你要学会去挖掘你的灵感。
　　你如何做到找到灵感呢？其实很简单，想想生活中能激发你灵感的事。帮助他人成长？还是和朋友联系？意识到你工作的意义？和比你弱的一起工作？帮助那些不幸的人？成为你工作领域中的第一名？你要怎么去实现他们呢？找到你的动力，然后利用他们去激励你自己。
　　我最大的灵感来源是看着人们实现他们最深层次的潜在价值，并且充分过好他们的生活。我喜欢看到每个人都能走到他们人生的顶点，如果有任何事阻碍了他们，我感觉自己时刻准备好为他们去除这些障碍，所以我利用这一点激励自己不断创作。当我在设计博客条目的时候，我就会在想人们此时在面临怎样一个困境，然后我就充满动力。
　　我注意到很多人追求自助，可是却不知道怎样才能将这个想法变为现实，所以我创造了 这个网站。我想到建立一个个人发展的项目来概述我对最好生活的理念与想法。这个项目将会由一系列的任务组成，每天有计划的完成一个任务，这将会促使人们即刻行动，创造切实的成果。由此，30天敏捷生活网站应运而生。
　　习惯五：为自己创造可进入的堡垒
　　今天的世界有个特别的好处就是你可以很容易的接触到其他人。人们可以通过sms、电话、邮件、微博这些方式传递信息。同时，这也让很多人为此而分心。每过几分钟，都会有信息进来。你的手机响了，是个手机推销员。你从觉得工作无聊的朋友那收到sms信息，你收到一些无关紧要的邮件，你从一些你根本不认识的人那里收到了活动的邀请。你的日历发给你一个你已经知道的会议的提醒...等等
　　连续不断的信息从四面八方不断涌来，分散你的注意力。他们每一个都在遵循着不属于你的日程表。每一次你将注意力放在这些事情上面，你必然从你正在做的那些重要的事情上分心了。
　　然后，你要怎么办呢？为了能让你完成那些真正重要事，我建议你为自己筑建一个堡垒，这样那些事就不会轻易的打扰到你。拔掉电话线，关掉手机，关掉收件箱，为自己设立一个x天后回复那些邮件的规矩。我并不是说从这个世界上完全的消失，而是至少在你工作的时候，特别是你在做一件特别重要的事的时候，像我上文说的那样去做。过了一段时间，人们会逐渐习惯，并且会为了想要联系到你而遵循那些规矩。
　　比如说上个月当我专心于30天敏捷生活的这个项目上时，我关掉了日历上其他约会的提醒。当我的朋友想要约我的时候，我会跟他们解释说我正在做一件很重要的事，并且在几个星期内都不会有空。
　　每一天，我有的时候会关掉我的手机，在这一天快要结束的时候再拿起它，回复短信和电话（当我关机的时候，我的手机会将我的未接来电用短信的形式发给我）我将我的博客当作我工作时的联系方式，并且通过那些常见问题页面来过滤掉大部分的信息。我仍然会定期接收邮件，并且这些将邮件寄来的人知道他们至少要等五天我才能回信（如果是有必要的话）。
　　（9.11日更新：我已经关掉了我所有的联系方式，并且希望所有读者以后用facebook与我联系，如果你可以翻墙的话 ：P）
　　为了让别人不那么容易联系到你，你需要过滤掉外界一切不重要的＂杂音＂，这样可以让你专心于你的目标（详见习惯1）。这并非是十分困难或者将自己凌驾于其他人（没有这回事）。这是让你专注于对你重要的事，创造你人生中真正想要的价值，因此你以后可以试试这样对待其他人。
　　习惯六：充分利用那些零碎时间
　　零碎时间是指在夹在一些事情中间的那些空闲时间。当等别人，或者跟他人交流，从一个地方去另一个地方的时候等等，你会有一些空闲时间。这些空闲时间可以怎样被更好地利用呢？你可以准备好一些可以在这段空闲时间所做的事，比如说听听广播，看看书，为接下来的事做打算之类。你会很惊讶的发现在那段空闲时间里你可以做那么多事。
　　就比如，我花了很长时间去聊天。尽管办公室里还有一大堆工作没有做，我还是在那里多谈了一会儿，聊什么时候去拜访好友，说说话，说说生意/午餐/个人的约会，组织讲座等等这些事。尽管我想把他们都安排在方便的地方，但从一个地方到另一个地方还是有很长一段距离，期间还要等车，走路。
　　所以与其让时间白白溜走浪费掉，倒不如将他们用在工作上。我去年买了个智能手机（有着标准的传统键盘）这样我就可以在路上继续写我的文章。我同时也安装了一个数据管理系统，这样不管我在哪我都可以查收我的邮件。最后，我同时也习惯出门的时候随身带一个笔记本。用来记下一些想法。
　　令人惊讶的是，在这些零碎时间中我的工作效率非常高。因为在这15，30，45分钟里我没有其他事情可以做，我非常专注于我正在做的事。就在几天前，我完成了我12月10号到2月11号这三个月的工作计划，同时为我明年的的新书构思出了新的想法和大纲，而这些全部都是在午餐期间完成的。如果我仅仅是发呆，睡觉或者闲散的度过那些零碎时间，与此相比，后者无疑有着很大的进步。
　　习惯七：设定时间表
　　这是一项最为基础有效的习惯。根据帕金森定律，完成一件工作所需的时间，会扩大至填满所容许的时限。这就意味着，如果你不制定一个时间表，你会花很长一段时间来完成你的工作。如果你制订了两个星期的时间表，那你就会花两个星期的时间。如果你只制定了一个小时的，你也就会在一个小时内完成这项工作，如果你是真这么打算的话。因此，制定一个时间表。当你制订了时间表，你就会有想在那个时间段内完成工作的意图，因此这就会为你目标的实现而铺平道路。
　　我会有规律的制定时间表来提高我的工作效率。因为我之前就已经为30天敏捷生活的发布制定了时间表，上个月这个项目就已经发表了。如果我没有这么做，那么现在他有可能还在筹备当中，也许会这个月发表，也许是下个月，又或者永远都不会发表。这个月我已经为其他的工作制订了时间表，比如说一个正在准备的讲座，开始写我的新书，写新的文章，为个人优化培训项目开一个纪念庆祝会，发表个人优化系列培训观点，在体育馆开展读者见面会。通过制定这些目标，并且努力实现他们，和之前我从不设立任何目标相比，我的工作效率已经有了显著的提高。
　　对你想要实现的事保持明确的目标，然后为实现这些目标制定你自己的时间表。这个月你想做什么？这会让你回过头去思考这是不是你度过今天最好的安排，有没有更好的时间安排能让你充分利用这一天？制定你自己的目标，从现在开始，先制定你每周的目标。最后，你可以制定你的日常目标，这将成为你每天的目的。
　　习惯八：尽可能自动化完成事情
　　今天的科技让自动化对我们所作的许多事情来说成为了可能。尽管不能完全的用自动化完成任务，我们仍可以利用这些系统为我们完成许多工作。
　　记下你今天做的事，看看你可以怎样利用自动化系统完成他们。一些我们所作的不怎么高效的事有：
　　删除，接受，分类邮件
　　删除垃圾邮件
　　付账单
　　会议日程
　　安排我们日常/每周/每月的工作（不怎么高效因为它仍然是处于计划状态而并非行动状态）
　　这里有一个我设定自动化完成工作的部分列表：
　　设置邮件：我设置了一个过滤系统，这样所有固定的邮件，读者来信都会自动分类到我稍后回复的文件夹。当我查看我的邮箱时，我不会看见他们，除非我已经准备好要回复这些邮件。
　　安排：我的时间表有一部分是自动生成的。我为我每天、每周或者每个月必须要做的事设置了循环程序，比如说付账单，公布30DLBL每日新的海报（为了12月的30DLBL）
　　锻炼（每天），讲座等等，这样我就不会再为这些而担心。我得首先设置一个条目，这部分并不是完全自动的，但一旦它设立了，我就不需要在做任何关于这些的事了。
　　推特/facebook：我将我的推特设置为自动公布新一期的海报，一旦新的海报设计好了，我的推特就会自动将它公布出来，这同时也会在我的facebook上张贴出来。
　　稿费：我的稿费是自动收付的。任何时候任何人买了我的书，e-junkie（我稿费的厂商）就会自动的生成一张发票，一个下载链接以及一个证明邮件并且将它们发给购买者。稿费会自动发给Paypal（支付平台）。
　　指导报酬：同样的方法也适用于我的1-1指导课程，它的支付系统同样也是自动的。
　　指导课程时间表：每个客户的指导教程都在固定的时间，每个星期都会有固定时间。像之前提到的第二条，我必须得先设置好一些事情，在那之后就完全自动化处理了。这样我们就不用每周安排具体时间了，并且可以每周连续不断的进行指导教程。
　　网站维护：我已经设立了博客和论坛在一定程度上尽可能地的低维护。在其中我的工作就是写稿子，发表文章，回复评论等等。许多其他的事像是统计，种类数目（在工具条中）之类的都是由博客系统自动完成的。
　　邮件过滤：我对那些新邮件和订阅邮件都设置了过滤系统，根据种类它们会被放到不同的文件夹中。而我唯一的工作就是读这些邮件，并从中发现价值，而并不是分类。（请读邮件有效管理的十一个秘诀）
　　我仍然在连续不断的寻找那些可以帮助我的自动化的方法，这样我就可以用更多的时间去完成更有价值的事，而不是被困在繁忙的工作里。通过尽可能的根据你的设置列表自动完成工作，你可以将你的时间用在更为重要的事情上。当你在做你任务表上的某些事情的时候感到了似曾相识的感觉，这就是可以通过自动化完成的工作的一个根据。
　　充分运用高效率人群的这八大习惯
　　有什么习惯是你可以运用在你现在的工作或者生活中的呢？练习这上面提到的八个习惯，迅速提高你的工作效率。如果你认为这篇文章有用的话，请将它与你认为有可能会从中获得帮助的人分享。你可以通过微博，QQ空间分享这篇文章，也可以通过下面的链接将这篇文章分享给你各种圈里的朋友。
　　译者/nimo1992 来源：personalexcellence
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　　心理延伸
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