浅析中文图书加工外包工作的质量控制

　　【摘要】近年来，我国各大普通高校图书馆由于经费不足，对价格高昂的外文原版图书需求量减少，相对的中文图书的采购逐年增长。中文图书加工工作的负担日益加重。与此同时，市场上出现了很多图书公司，图书馆可以选择将中文图书加工外包。本文将通过对中文图书加工外包工作中工作流程和人员配置等方面的分析，进一步论述中文图书加工外包工作对图书馆建设的推动性作用。并就如何控制工作质量进行阐述。
　　【关键词】质量控制 图书馆工作 加工外包 相关措施
　　图书馆中文图书的采购量逐年递增，而且同一年需要完成关于图书上架的所有工作。包括编目、加工、上架流通等等工作，这些工作量很大，而图书馆的人员有限，不可能在有限的时间内完成。在市场经济的环境下，图书馆可以选择公开招标，将中文图书加工工作交给中标的图书公司，让他们负责这其中繁杂的工作。要想保证中文图书加工外包的工作质量，应该在各些方面采取怎样的措施呢？
　　一、做好成本分析
　　（一）招标价格控制。1.规定折扣率。图书馆的业务招标是图书馆业务外包的第一步，而招标最终目的是从招标中求得优惠来降低成本。走了外包服务图书馆的业务会变得相对轻松一些。图书馆在享受轻松的同时应当保持警觉，在相应的书面招标文件要明确规定折扣率，可以适当放宽折扣，但切记业务外包不可以作为附加项。2.产生规模效益。因为业务外包的过程較多，如果每一个过程中都有些价格波动，那么总体的成本就会有很大的变化。业务外包具有规模效益，可以参考相关的经济学知识。大规模图书商和小规模图书商是有区别的。相对来说，大规模图书商所需要的成本较低。总体上，将普通采购和外包业务成本的格动控制在2%左右，就可以产生规模效益，实现双赢。
　　（二）选择值得信赖的图书商。因为图书外包业务是需要花费较大成本的，因此，若是一味地只追求高折扣率风险也会变得不可估量。在选择合作商的时候要重点考察各个公司的商业成绩。在报价相似的情况下，业绩好、信誉高的企业有优先取得的权力。特别注重图书商管理系统的优劣，经验丰富的书商可能在报价上比其他书商高，也不能轻易忽视它们，实际操作后这些值得信赖的公司的作用会被体现出来。
　　二、把握好图书订阅与现场采购的质量
　　（一）建立专门文献采访队伍。在图书馆相应业务被外包后，图书的选取环节对图书馆来说也是不可少的。普通情况下错定了书可以允许少量退换，可是业务外包图书经过包装，退还工作会变得难以实现。所以这对图书选择的准确性提出了严格的要求，图书馆应该成立专门选择书目的小组，他们的职责与其说是选书不如说是在监控。他们主要对相应负责人订阅的书目进行核对和汇总工作，而且根据数目对图书馆相关经费有着大体上的把握。
　　（二）做好图书的整合报告与报订。图书搜集的速度和完整性是数目选定的关键，图书相关信息的组织需要具有科学性以方便浏览。很多图书馆都建立了电子图书的选定管理系统。图书商可以把电子书总目录存入电子图书管理系统，采访人员通过系统就可以看到书目，用电子版的书目也会更全面地让采购人员了解各类图书，并且根据具体需要整合，增大图书资源的利用率。有必要的时候需要进行现场的图书选定工作，现场对图书的打包抽样调查，让外包的公司不敢草率行事。
　　三、数目的验收和加工质量的检测
　　（一）验收工作。为了防止图书的误买或者是中间过程故意多买，图书经历了图书馆看不到的包装过程，图书馆需要向图书商索要图书清单，根据清单来检查图书，不定期派人来到包装数的车间根据书单检查书目，如果发现不在清单上的数目，立刻追究外包商的责任。
　　（二）采用标记加工。为了防止图书在加工的时候被偷工减料，比如在加工的时候选择质量不过硬的磁条或条码。这些偷工减料的工作会为日后图书馆图书的管理增添不必要的麻烦。所以应该要求在每一份加工的图书上做标记，注明具体部件的供应商，事先和外包商商量好标签的具体放置位置，不给他们投机取巧的机会。可以为每一本书设计索引号，让图书有源可追究。
　　四、图书分编工作的控制
　　图书的分类是图书馆工作的重要组成部分，图书分类也是图书加工工作的重要环节，它能直接反映出图书馆的服务水平，图书馆应该对书商负责图书的分类人员进行集中培训，让承包者充分把握分类规则。特别是异地加工的图书加工工作，要做好验收工作。对图书进行编目工作，把信息存入图书数据中，重点检查自制的数据。
　　图书外包加工的最终环节是图书的上架工作，作为外包工作的最后环节，这是图书馆最后需要重点把关的环节。直到把每一本书都录入到典藏库中，外包工作才算结束。总之，图书外包加工工作每一个环节都需要进行相对应的质量控制，这关系着图书馆的长远发展。以上是笔者就中文图书加工外包工作的质量控制提出的一些建议，如有不当将虚心求教。
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