新公文格式视阈下企业公文规范化探微
⇨⇦
【摘要】《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准的发布实施，对推进公文处理的标准化、规范化提供了基本遵循。标准基于通用性考虑，工于总体规范和宏观原则，疏于特殊个性和微观灵活，对于公文处理实践而言，存在某种程度上的缺失。文章基于公文格式新国标，从国有企业公文处理实践出发，对部分公文格式要素有关细节的规范化处理进行了深刻剖析，提出了有益的见解，对公文处理实践和公文格式规范具有良好的借鉴意义。
【关键词】公文格式；标准；规范；编排；处理
《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012，以下称＂新《格式》＂）是由原国家质量监督检验检疫总局与国家标准化管理委员会发布的关于公文规范方面的一项国家标准，是党政机关、企事业单位公文制发规范化的重要依据。新公文国标对公文格式各要素进行了统一规范和删繁就简，有助于进一步提升公文的规范性和法定性。但作为一项标准，可能在规范性和原则性层面着墨较多，在特殊性和灵活性方面难以全面兼顾，在公文实践层面势必会遇到＂无据可依＂的情形。本文基于新《格式》，结合國有企业公文工作实际，就部分公文格式要素的具体应用和处理方式进行剖析，以提高公文业务的规范化水平。
一、＂份密紧＂的约定与处理
新《格式》统一规范了＂份号、密级、保密期限和紧急程序＂的编排方式，消除了原党的机关公文和国家行政机关公文的差异性，并规定一律置于左上角。这种编排布局有助于简化操作，减少错谬，缓解公文处理者的工作压力。但新《格式》也留下了两处未约定事项，给公文实践带来诸多困扰。
（一）＂份密紧＂的字体字号标注不全面。新《格式》仅规定了＂密＂与＂紧＂两要素的字体字号为3号黑体，对＂份号＂要素仅规定了字号为3号，而未规定字体格式。在公文实践中，为统一规范起见，笔者对该字体格式进行了明确约定。基于页面和谐统一美、相邻要素对等美的考虑，再基于印制排版的方便，强制约定为3号黑体字，以消除企业公文人员随意标注或不敢标注的烦恼。
（二）＂份密紧＂的关键要素标注不严谨。新《格式》＂7.2.2密级和保密期限＂条未规定密级和保密期限同时标注时的处理方式，仅在＂11式样＂条予以举例示意，作为一项国家标准，如此处理略显随意。为体现密件的严肃与庄重，并与非密件进行有效区分，以达到警醒和注意目的，笔者在企业公文实践中对此作如下约定处理：国密件中密级和保密期限之间加标黑色实心五角星以作分隔，商密件中密级和保密期限之间加标企业徽标以作分隔。如此约定既能明显地区分国密与商密文件，又能给人以直观地警示提醒作用，从而增强阅文者的保密意识。
二、联合行文的规范与处理
企业因为业务问题，经常需要以联合行文的方式印发文件，在签署文件时就会涉及到多人签发文件的情形。新《格式》对＂多个签发人＂也进行了规定，即＂如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐＂。但是，这个规定比较笼统，＂发文机关的顺序＂到底是以何为序？有行政级别尚好处理，同级别或无级别又该如何处理？对此，公文处理者往往只能处于＂有矩不能依＂的窘境。对于多签发人如何规范问题，笔者的处理原则是有行政级别的，以行政级别大小为序，依次编排；无行政级别的，以主办单位为首，其余依业务关联度的密疏为序，依次编排。
联合行文还有一个要素需要进行再规范，即＂联合行文加盖印章＂问题。印章与发文机关一一对应，这很好理解；但多个发文机关如何编排，是与签发人顺序一致吗？考虑到公文＂庄重美观＂的原则，在实践中，建议采取以下规约：主办单位在前，每排最多三个，尾排印章居中，尾章骑年压月。
三、附件的编排与规范
新《格式》对附件的编排有两种情形的描述，即＂与公文正文一起装订＂和＂不与公文正文一起装订＂。其编排形式最明显的区别就是＂共同构成一个文档单元（在版记之前）＂和＂分别自成一个文档单元（在版记之外）＂。在这一点上，公文处理者基本都能正确理解和操作，但也有两点需要作特别处理。
（一）附件的标题编排问题。若依据新《格式》＂7.3.7 附件＂条，标准规定＂附件格式要求同正文＂，那么附件标题与正文格式相同，则应采用3号仿宋体字，如此附件标题与附件内容是完全相同的字体格式，但如此必显得不协调，有失庄重美。笔者建议，附件标题还是宜与公文标题相同，采用2号小标宋体，附件内容可与公文正文在格式上保持一致。
（二）附件的附件编排问题。这里面涉及两种情形：一种是在转发文件时，被转发文件作为公文附件另件编排，但被转发件本身也带有附件；另一种是附件层级较复杂，附件带有附图、附表或附加文件。这两种情况下，都显得附件体量较大，宜另件编排。但对于附件说明中如何标注附件之附件的问题，新《格式》未有提及，也无示例可循。笔者建议，对于前者，宜将整个附件文件作为一个文件包对待，突显其整体性，在附件说明中仅体现附件标题本身。对于后者，大多数时候也可参照前者处理，不需单独对附件的附件作附件说明，但若需体现附件之附件的特殊作用，还是有单独标注的必要性。具体操作如下：可通过层次标注的方式编排于本附件说明之后，回行并与本附件标题首字对齐，分别以＂附（1）××××＂、＂附（2）××××＂形式实现，展现附件说明的层级性和层次美。
四、图表的编排与处理
图和表作为一种图片化的表现形式，形式活泼、信息富集，比纯文字具有更高效率的信息传递能力，因而在文件中出现频率很高。但作为红头公文，格式的严肃性和编排的美观性在客观上又极大地限制了图表的使用。当图表出现时，如何规范处理，新《格式》并没有具体条款对此进行约定。笔者的处理经验说明如下：
（一）图表的标题标注问题。根据新《格式》规定，公文格式要素共使用了7种不同的字体、字号。字体、字号已相当丰富了，再使用《格式》规定之外的其他字体作为图表标题的标注格式肯定不可取。在新《格式》已规定的字体中，与公文正文段落字体有所区别，又要体现标题的醒目性，又不至于造成层次上的混乱，建议使用4号楷体字为宜。
（二）图表的位置处置问题。为体现公文＂庄重、醒目、美观＂的原则，笔者不太建议在很正式性的公文主体中穿插图或表，否则会显得有失公文的严肃和严谨性，同时也会给公文处理者的排版工作增加不少工作负担。笔者建议，在不影响信息表达结果的前提下，适当牺牲信息传递效率，尽可能以纯文字描述图或表的承载信息；若难以文字化处理，也可将图或表剥离，单独以附件的形式另件编排，以消减公文主体的臃肿度，进而提升公文的简洁度和整体美感。
五、结束语
国有企业公文是企业实施领导、履行职能、处理事务的具有特定效力和规范体式的文书。公文作为一种工具，向格式看齐，向规范靠拢，是其题中应有之义。企业公文的格式化、规范化对于展示公文权威，提高公文处理效率，展现企业形象，体现企业管治水平具有重要的现实意义和实践价值。
【参考文献】
[1]国家质量监督检验检疫总局.党政机关公文格式（GB/9704-2012）[M].国家标准化管理委员会，2012.
[2]邱惠.《党政机关公文格式》实际应用缺憾浅析[J].办公室业务，2014（7）.