吴鹏 张瀚文 【摘要】秘书人员的能力素质直接决定着公文质量。我们要以高度的责任心和使命感,以如履薄冰、如临深渊的警醒态度,扎扎实实、认认真真地做好公文处理的各项工作,为机关高效顺畅运转提供坚实保障。 【关键词】四种意识;公文处理 公文是具有法定权威性和规范体式的应用文体,代表着党委政府的形象。随着政务公开的全面推进,公文面向全社会公开发布已成常态。在信息时代,一篇存在瑕疵和错误的公文如果通过网络传播,造成的负面影响不可估量。所以,秘书要强化四种意识: 一、强化学习意识,提升办文基本素质 练就扎实的基本功是做好工作的第一步。"木桶效应"众所周知,公文处理头绪多、涉及广,办文的最终效果往往取决于秘书知识储备中最薄弱的环节。因此,我们要進一步加强学习,夯实公文处理的基础。一是在学习上下功夫。公文在文种、格式等方面有严格的规定,要坚持不断学习,及时掌握最新的公文知识。同时,各单位在实际工作中,对公文的具体应用还有细节上的差别,要学习本单位的范文,熟悉各种公文的规范格式、语言风格和写作手法。二是在积累上下功夫。注意学习党和国家最新的路线方针政策,确保正确把握工作中涉及到的相关方针政策和法规,确保吃透上情,避免公文带有"硬伤"。平时要捕捉领导讲话中的闪光点,积累领导在平时工作中的基本观点、重要论述、关键词等。此外,还要注意收集工作基本情况、工作计划、相关数据等,用来联系实际,确保吃透下情,避免出现空话、外行话。三是在练习上下功夫。重点是把握好多写、多改、多问三个关键词,主动争取练写机会,勤于动笔。撰写的文稿要反复修改,多向领导、同事请教,不懂就问,通过实战提高能力水平。 二、强化精品意识,提升公文起草能力 公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具,在传达贯彻党和国家的方针政策,指导和推进各项工作上,具有不可替代的作用。起草公文必须坚持质量第一的原则,做到精雕细琢,精益求精,确保文稿符合"高、准、深、实、新"标准。"高",即站位要高,主动换位思考,以"身在兵位、胸为帅谋"的岗位意识,多出大主意、好主意,当好"智库"和"高参";"准",即定位精准,主要指吃透上级政策,把握基层情况,摸清领导意图,保证公文有的放矢、一语中的;"深",即深度思考,能够多分析、多挖掘,善于透过现象抓住本质,将上级的有关部署和领导的工作思路清晰化、系统化、深刻化;"实",即厚重实在,文字干净,言之有物,提出贴近实际、具有可行性的对策措施;"新",即常写常新,杜绝照抄照搬等现象,以原有素材为基础,注重在思路、举措、文风上有所创新,进一步激发文字的活力,增强公文的执行效果。初稿完成后,事实清楚需要一丝不苟地加以修改,常用的方法有:通读修改法,通过朗读发现语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等常见毛病;冷藏修改法,对不急的公文先放一放,待思路进一步理清后再"复看";互评修改法,邀请未参考起草工作的第三方参与审阅,明确问题与不足,为修改公文拓宽思路。 三、强化质量意识,提升公文审核水平 公文审核是公文制作过程中承上启下的关键环节。我们应当对照《党政机关公文处理工作条例》的相关要求,对每一篇公文的审核都做到准确、细致、严谨、周到,努力实现公文的高质量、零差错。重点把好三关:一是把好内容关,做好"五看"。一看行文的理由是否充分、行文依据是否准确。二看内容是否符合党和国家的路线、方针政策、法律法规以及上级机关的有关指标、规定。三看观点是否鲜明,是否准确体现了发文机关的意图。四看同现行有关公文衔接情况如何,即在同一问题上,各公文之间不能互相矛盾。五看内容是否完整,提出的政策、措施是不是切实可行。二是把好文字关,做好"三看"。一看篇章结构是否严谨,各层次之间是否相互连贯。二看语言表述有没有做到准确严密。三看文字是否精确、简练、朴实、庄重和规范。三是把好格式关,做好"三看"。一看行文关系和行文方式是否合理。二看文种是否正确,特别注意避免请示一文多事、报告夹带请示事项或者生造文种等常见问题。三看格式是否规范,重点审查有无漏项,还要特别注意跟《条例》出台前的老办法区分开来,严格按照国家新格式标准执行。 四、强化责任意识,提升公文运转效率 公文运转是一项常做常新、永无止境的工作。目前,有些机关公文积压、滞办、推诿等问题仍然屡见不鲜,文秘人员对此应主动担当,勇于创新,进一步提升收文办理效率,力求各项工作都能做得更细致、更扎实。一是完善签收机制,通过来电提醒、全天候值守、收发室催收等方式,保证公文即到即收。二是严把初审关口,主要有三方面:业务审查,即是否应当由本机关办理;规范审查,即是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签;法务审查,即是否符合法律法规和上级相关政策。经初审不符合规定的公文,坚决予以退回。三是提高拟办质量。充分做好提炼文件要求、熟知职能分工、对照先例比较等前期准备工作,提出责任单位、落实要求等工作建议,供领导审签时参考,保障公文得到妥善办理。四是主动协调办理。针对公文流转中易出现的"中梗阻"问题,坚持程序严谨性和细节灵活性的高度统一,及时提醒催办。对按正常程序流转,无法保证按期办结的,遵循急事急办、特事特办的原则,认真做好跟踪,最大限度地提高文件传递效率,确保事事有回音、件件有落实。