知名咨询公司麦肯锡,有这样一条规定: 员工讲任何业务,都要在30秒内把结果表达清楚,然后给上司30秒时间作出判断。在麦肯锡内部,叫"30秒电梯理论"。 主要是为了提醒员工,工作沟通必须简单、有效,如果在30秒内讲不清楚,就说明没有把握到工作重点。 那么,如何用30秒讲清楚工作内容?麦肯锡公司总结了3个要点: 要点一、现状的掌握情况; 要点二、对现状的解释及理由; 要点三、结论,以及解决方法。 接下来,我们通过一个例子加深理解。 假设你接到一位重要客户的投诉,必须立刻向上级报告。就可以这样应用: 先讲你对现状的掌握情况: 某公司负责人赵总,认为我们工作的进展缓慢。 接着讲对现状的解释和理由: 我们是按照预定计划进行的,对方也同意了,可能什么地方发生了误会。但这样下去会破坏客户对我们的信任,也不利于整体工作进展。 最后讲出你的结论以及解决方法: 我建议和对方负责人重新确认一下整体流程,我们先在公司内部开个会,然后定个时间和对方见面聊一下。 这3点是汇报工作前的思考过程。而实际工作中,应该先告诉对方结论,然后再告诉对方理由,顺序可以变更为:从结论到理由。 这个例子就可以这样说: 经理,我们能否开个内部会议,定一下与某公司负责人赵总的见面时间? 因为刚刚接到赵总投诉,认为我们工作进展缓慢。但我们工作都是按照约定计划进行的,对方也同意过,可能是哪里出了误会。 这样下去容易影响客户对我们的信任,也不利于整体工作进展。 像这种简单的信息,就算慢慢地说,也只需要30秒。 当然,30秒只是一个标准,并不意味着一定要限制在这么短的时间内。 关键在于,将传达的信息集中在真正重要的3件事儿上,让对方更容易理解。 再举个例子,领导突然找你,问你项目进度,你可以这样说: 结论: 目前项目已经到了最后阶段,客户方面对整体结果非常满意,只有一些细节需要再优化一下,有3个人在做最后的收尾工作,其他人已经开始新项目。 对现状的解释和理由: 因为这项工作始终是按照最初计划进行,所以一直没出现过大问题,而且有希望比原定计划提前完成,客户对我们也越来越信任。 现状的掌握情况: 现在我们在等待客户的反馈意见,看看是否有需要再完善的地方。 当然,这是比较笼统的说法,你可以按照实际工作内容再展开细节。 重点是养成把先说结论,一次讲清楚三个要点的习惯,清晰、简洁、直击重点。 补充一句,这也是领导能力的基本要求。