论档案管理中现代化方式的运用

　　【摘 要】科学技术的发展为档案工作现代化提供了物质基础。由于经济的迅速发展，各种信息都在大量地、迅速地增加。档案信息也同样大量的增长，这样就给我们收集、整理、保管和提供档案信息带来诸多的不便和困难。比如大量的档案信息出现，使原有的档案馆储藏量迅速膨胀造成库房的拥挤以至于超载。同时，储存量越大查找起来就越困难，解决这些问题的最好办法就是采用现代化技术，运用现代化技术与设备是档案管理实现高质量、高效率的重要手段。将计算机技术、缩微技术和光盘技术等应用到档案领域，为档案管理现代化开辟了广阔的前景。
　　【关键词】档案管理；现代化方式；运用分析
　　目前，我国档案工作正由封闭、半封闭型向开放型转变，我国的档案资源，日益显示出数量大、门类多、时期长、范围广的趋势。传统的手工操作管理方式已经不能满足当今社会档案管理工作的需要，加快档案管理工作的现代化建设，加强档案管理现代化技术的研究与应用已经成为社会主义建设事业的历史必然。
　　一、对档案管理的现代化进行剖析
　　1.档案管理的现代化技术的基本内容
　　一是管理思想现代化，它包括科学化思想，高效化思想等等。二是管理组织现代化，将管理目标做出系统的安排，包括工作中权力分配与责任，人事安排与配合等等。三是管理方法现代化，运用现代决策方法、实行目标管理、质量管理、全面提高工作效率。四是管理手段现代化。它包括采用现代化设备，像电子计算机、采取法律、经济等手段进行指导和监督。五是管理人才现代化。档案管理人才队伍应具备较高较好的政治、思想、知识素质，创新和发展档案事业。
　　2.档案管理现代化技术的必要性与原则
　　首先，档案管理现代化技术是档案工作自身发展的客观需要。其次，档案管理现代化技术是实现档案工作现代化管理的重要步骤。档案管理现代化技术的原则首先坚持继承与创新相结合的原则。其次，注意量力而行，稳步前进。
　　3.档案管理现代化技术的重点和发展趋势
　　在当前和今后相当长的时期里，档案管理工作现代化的重点是研究档案保护技术，缩微技术以及档案计算机管理的应用。关于檔案保护技术的发展趋势，将使用先进的技术手段和科学方法，对制成档案以及环境当中产生的各种因素进行统计调查，为档案保护研究提供依据。关于档案缩微技术研究的发展趋势。研究档案缩微工作今后的发展情况，改革档案缩微问题提高技术，进一步使缩微设备发挥效能。关于计算机管理档案技术研究的发展趋势。从应用项目看，计算机管理档案的研究与实践已从单纯编目向联机检索和其它方面扩展，我国计算机管理档案正逐步向实用化阶段转化，其应用软件也日益深入，正向较高层次伸展，再有就是计算机技术的发展日益迅速，尤其是在汉字输入、输出等方面，已出现了实用的中文语音输入、手写模式输入等等。
　　二、档案管理工作中现代化技术的应用分析
　　1.计算机技术应用于档案管理
　　传统的人工档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列繁琐不休的工作。为了提高工作效率，适应新时期市场经济快速发展的需要，把计算机技术应用于档案管理是十分必要的。计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。在人工管理中的分类、组卷、卷内的文件排列、卷内目录、卷内页号、卷皮、案卷目录、案卷装订等一系列与案卷有关的东西也就不复存在了。由于电子档案的存储信息容量很大，所以只需要有很小的一点空间就可以保存大量的信息。
　　2.缩微技术应用于档案管理
　　缩微技术是一种涉及多学科、多部门、综合性强且技术成熟的现代化信息处理技术。它采用专门的设备、材料和工艺，把原始信息原封不动地以缩小影像的形式摄影记录在感光材料（通常是胶片）上，经加工制作成缩微品保存、传播和使用。目前，随着科学技术的发展，金融系统、卫生系统、保险系统、工业系统均采用缩微技术复制了纸质载体的文件，改变了过去传统管理方法，提高了档案文件、文献资料的管理水平，提高了经济效益。缩微影像技术在档案管理应用中有其自身的优势：记录效果好，寿命长。用缩微摄影技术拍摄档案、图书和资料时，可将原件的形状、内容、格式、字体以及图形等的原貌忠实地记录在缩微胶片上，形成与原件完全相同的缩小影像。缩微技术有完整的国际国内标准，不仅能保证制作的质量，也给广泛应用带来方便。适用范围广。缩微品是利用摄影的方法将原件上的信息记录在缩微胶片上的信息载体。由于缩微摄影机镜头和缩微胶片都具有良好的成像和记录性能，因而在可见光线下，对于可读的各种原件（文字、照片和图表等）均可记录在缩微胶片上。易于还原拷贝和多功能使用。缩微胶片上的影像可方便地进行拷贝、放大阅读和复印。利用高效能的拷贝机，拷贝一盘胶片只需十几分钟，利用阅读复印机放大复印一张纸印件，也只需几秒钟，并且可以进行多份连续放大复印；也可将胶片经扫描加工成光盘，与现代技术相结合，形成一个兼容并存，介质互换，具有存取、保存、联网、阅读、检索、利用和传输的功能，满足读者及用户的多方面需要。
　　3.光盘技术应用于档案管理
　　光盘技术是一种采用激光进行读写的信息处理技术，发展史虽然短暂，但兴起的速度却是惊人的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
　　三、结语
　　由于经济的迅速发展，各种信息都在大量地、迅速地增加。档案信息也同样大量的增长，这样就给我们收集、整理、保管和提供档案信息带来诸多的不便和困难。比如大量的档案信息出现，使原有的档案馆储藏量迅速膨胀造成库房的拥挤以至于超载。同时，储存量越大查找起来就越困难，解决这些问题的最好办法就是采用现代化技术，运用现代化技术与设备是档案管理实现高质量、高效率的重要手段。将计算机技术、缩微技术和光盘技术等应用到档案领域，为档案管理现代化开辟了广阔的前景。
　　【参考文献】
　　[1]杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技创新导报，2011（04）：202+204.
　　[2]蔡喆，吴征.试论档案管理原理在档案管理现代化中的应用[J].丹东纺专学报，2000（03）：29-30.