企业办公室工作效率提升策略探讨

　　摘 要：本文首先对企业办工作工作效率问题进行了探讨，说明导致办公室工作效率问题的原因，指出提升工作效率的基础。接着从这一系列讨论入手，说明了提升办公事工作效率的策略，最后对实施策略时需要注意的问题进行了总结。希望本文能够为企业办公室工作的发展提供帮助和建议。
　　关键词：企业办公室;工作效率;提升
　　引言：企业办公室是针对企业内外事务、企业上下级关系以及企业管理、生产工作的发展所建立的具有服务性质和监督性质的部门。对于银行来说，办公室工作的效力直接影响着整个银行员工的工作能动性和银行对外合作的表现。
　　1.企业办公室工作效率的问题概述
　　1.1 企业办公室工作效率问题的表现形式
　　办公室的工作效率指的是办公室员工完成工作任务和所花费的时间的比值，以办公室工作的成功度为协同考量的标准，也就是说，办公室工作人员在较短的时间内出色地完成较多的事务，即表示办公室工作效率较高。然而在银行企业中，常常出现这些情况，对员工的会议安排不及时使得银行比较重要的会议精神不能被完全传达，此类情况的发生实际上就是办公室工作效率不高的表现，这意味着，办公室在日常工作中并没有做到工作时间和结果成正比。
　　1.2 企业办公室工作效率问题的主要原因
　　导致银行企业办公室工作效率出现问题主要有以下三个原因：第一，银行大多数员工，包括办公室内部员工，都对办公室的工作不重视，很多时候，办公室工作人员已经将企业领导命令下达了，但是员工还充耳不闻;第二，办公室工作复杂，但工作责任不明确，存在着劳动分工不平均的现象，个别员工担负太多工作，很容易造成工作失误;第三，办公室工作内容琐碎，连续性不强，而办公室工作人员精力有限，因此造成遗漏，并且，对办公室工作的监督也难以实现，办公室工作缺乏准绳，因此导致效率问题。要解决办公室工作的效率问题，进一步提升办公室工作质量，也需要从以上三个方面入手，去实施相应的解决策略。
　　2. 提升企业办公室工作效率的策略
　　2.1 加强办公室工作的宣传
　　为了使办公室的日常工作能有效作用于银行各职位的员工中间，办公室有必要对自身的工作进行一系列的宣传，使银行企业上下对办公室的重视程度提高，使办公室工作能够获得更多的支持、使日常工作的效率提高。首先，建议办公室通过企业网站和企业文化的建设，渗透办公室工作的重要性，如制作办公室日常工作的视频、网页等，使更多的银行员工了解办公室作为行政中枢的职能;其次，建议办公室采取主动交流的方法，例如在企业文化活动中提出＂岗位调换＂的活动方案，请其他部门员工担任几小时或一天的办公室职员，通过这种方式，使企业其他员工直接理解办公室工作的难处和辛苦，通过这种宣传，使企业全员对办公室工作产生深刻地认识，使他们更支持办公室工作。
　　2.2 制定办公室工作的标准化程序
　　办公室的工作缺乏具体规范的程序和明确固定的标准，只靠老员工的身传口授，经常出现工作反复，导致办公室工作效率低。因此，要制定出体现办公室工作特色的工作标准，使办公室工作规范化，减少不必要的行为，以此提高办公室工作效率。首先，办公室全体员工应对自身所负责的工作以及相关规章制度进行全面详细的梳理，制定每项工作的规范流程，确定各个流程的工作内容、方法、数量、质量要求及完成期限，规定各流程相关人员的责任与权限。企业管理部门和领导则对相关岗位的协调、信息传递方式、工作人员的考核与奖惩方法等都提出明确要求;其次，标准化程序的实施需要办公室全员参与，除了制定标准化程序之外，办公室工作人员还应该意识到＂标准化＂程序的＂标准＂不是一成不变的，随着办公室工作日趋复杂，标准化程序也应该不断发展，这就要求办公室工作人员不断对自身工作进行反思，对标准化程序不断完善;最后，标准化程序的实施以办公室信息反馈通畅为基础，这要求办公室工作人员与办公室领导之间能够紧密联系，不断沟通和交流，上下一心，共同完成办公室标准化程序的建设和执行。
　　2.3 实现网络化和信息化办公
　　随着互联网与科技的不断发展，企业办公室应建立起完善的网上办公平台，其工作方法与工作手段也应做出与时俱进的转变，在保证工作效率、工作质量的基础上，使企业全体职员的信息意识得到提高，促进企业人员的信息化素质。这对于银行企业办公室来说极为重要，目前银行已经实现了网络金融业务的开展和覆盖，如果办公室工作不能做到网络化和信息化，则意味着处于企业中枢位置的办公室落后于企业其他部门，这非但不利于办公室自身的发展，同时也影响了办公室的工作效率。因此，建立网络办公平台、实现办公室工作人员职业能力以及办公设备的信息化，是提升企业办公室工作效率的重要策略。网络办公平台主要是建立企业内部网站，凡企业办公室职员均可获得独属的网络办公室，拥有独立的账号、密码，可自行登录企业内部网站。网络办公平台中涉及日常办公、考勤管理、事务提醒、审批、系统维护等功能，以模块的形式显示在企业内部网界面上（见图1），这些功能能够帮助办公室工作人员顺利地理顺每天的工作任务和工作进程;保证办公室工作中审批等程序公正透明;保证办公室工作能够被实时地监督和评价，使整个企业办公室的工作真正表现出秩序性、连续性，使办公室工作效率全面提高。
　　3.提升办公室工作效率过程中应注意的问题
　　3.1 合理利用企业资源
　　银行企业处于发展的过程中，对于我们来说，可用于信息化建设的资源是有限的，因此，企业在权衡发展状况的过程中，可能不会分配给办公室足够的资源。这就需要办公室工作人员在实际工作中注意对企业资源进行合理的利用，使有限的资金和设备发挥最大的作用。
　　3.2 以素质提升为办公室工作效率提升的基础
　　办公室工作效率的提高离不开办公室工作人员整体素质的提高，因此，在提升办公室工作效率的过程中应始终注意这样一个环节，即不断加强工作人员自身素质的建设。不仅要求办公室员工的业务素质提高，还要求办公室工作人员的职业道德感不断增强、职业责任感不断增强，只有这样，提高办公室工作效率的策略才能够有效实施。
　　4. 结语
　　综上所述，要提高企业办公室的工作效率，就必须要明确办公室工作效率问题之所在、分析产生问题的原因并一一进行解决。对办公室工作进行全面宣传、制定标准化的工作程序、实现网络化和信息化都是有助于工作效率提高的，值得我们进行进一步的实践和探索。
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　　作者简介：马冬梅（1974.11.12—），女，回族，本科，黑龙江省宁安市人，中国邮政储蓄银行股份有限公司宁夏回族自治区分行办公室，主要从事工作：办公室综合。