公共图书馆数字资源部门电子文件管理策略
⇨⇦
【摘要】本文结合实际工作，分析了电子文件管理存在搜寻困难、存储空间有限、长期保存工作欠缺和归档机制不完善等问题，提出制定管理规范提高管理意识、将元数据著录工作落实到位、建立电子文件长期保存机制和合理使用媒体资产管理系统的建议。
【关键词】电子文件管理；公共图书馆；数字资源；媒体资产管理系统
我国《电子文件管理暂行办法》总则第二条定义电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件是信息社会交往的基本工具，它是完整的业务凭证和业务过程的真实记录，是业务活动高效持续开展的助推器，也是记录人类社会记忆的新型载体。
公共图书馆数字资源部门信息化时间较早，办公文件以电子文件为主导，纸质文件占比较低，电子文件管理是一项十分重要却易被忽略的工作。电子文件如果仅着眼于眼前操作的方便，未从文件管理的角度加以思考，会导致工作基础的根基不牢固。
一、电子文件的特点
数字资源部门电子文件具有涉及内容广泛、文件类型复杂、多媒体文件数量多、体量大等特点。内容主要涉及各项会议、培训、读者活动的图片和视频记录，图书馆网站和子网站群及其数据库文件、部门行政事务文件、自建数字资源数据库、国家公共数字文化工程文件以及其他办公和多媒体制作软件等电子文件。其中图片、视频、数据库等多媒体文件相较其他业务部门数量多、占用存储空间大。同时数字资源部门的电子文件类型较为复杂，主要分为以下几种类型，见＂表1＂：
二、电子文件管理存在的问题
（一）搜寻困难。随着业务的发展，电子文件越来越多，造成查找困难。从实际操作来看，主要包含两方面的问题：一是缺乏统一科学的电子文件保存规范。现有的电子文件保存规范比较注重保存功能，轻视查找功能，使得工作人员在储存电子文件的时候较为简便易行，查找的时候却较为繁琐。二是缺乏电子文件存储系统。现有电子文件的存储，仅是为其配套了独立的硬件设施，例如采购大容量硬盘。虽然硬件设施的提供是电子文件存储的基础，但是软件的发展水平制约着电子文件的利用水平。没有相应的软件进行管理，电子文件的搜索还采用人工搜索的旧模式，例如靠形成日期进行查找，靠题目进行查找，靠工作人员记忆查找等，查找耗时且查准率低，有时还会遇到寻找含有某人的图片或者视频镜头无从下手的情况，影响了工作效率。
（二）存储空间有限，长期保存工作欠缺。数字资源部门存储的多媒体文件尤其是视频文件由于要保存摄像机原始记录和不同格式的加工成品，体量大，增长速度快，用于存储视频文件的移动硬盘消耗速度快。硬盘的不稳定性决定了其不适合作为长期保存的介质。移动硬盘具有删除后文件直接丢弃的特点，误删或者误操作可能带来不可挽回的损失。加之科技的不断进步，移动硬盘的USB接口也在不断升级，不同版本的接口兼容性和传输速度也会出现不一致等问题，一旦原装数据线出现问题，替代品能否正常快速工作，也是不确定因素之一。移动硬盘有时会交给外包公司将其所完成的工作任务拷贝到其中，这又加大了硬盘感染病毒、震动损坏的风险。
（三）归档机制不完善。由于电子文件存在易储存、易修改、易转移和易损坏等特点，归档机制的不完善会造成以下几方面的问题：一是电子文件的易储存性，如果没有明确的归档时间要求，造成电子文档的积压，会加大搜寻的难度。二是电子文件的易修改性，文件和数字资源在形成终版的过程中往往需要多层级审批和多次修改，大量的废弃电子文件产生，使得终版往往淹没在废弃的文件中，这样就极易造成工作人员的误存，也是一些部门选择将纸质版文件作为正式归档文件的原因。三是电子文件的易转移性，造成其档案安全性不够。即使有专业的防火墙来保证电子文件的安全，但是也有存在漏洞的可能，未及时归档的电子文档的安全性受到了挑战。四是电子文件易损坏性，在存储介质转移过程中，电子文档查阅过程中，人为误操作或硬件设施自然损坏等情况都可能造成文件损坏。
三、电子文件管理的对策
（一）制定管理规范，提高管理意识。从工作实践出发，制定较为详细的工作流程和有效的操作规范，并用于业务工作的指导。例如：规范存储空间申请的操作流程，规范操作人员的流程，规范长期保存数字资源的数据提交、数据核查、数据保存，临时存储介质规划等业务流程，规定对馆藏数字资源、原生数字资源、网络采集数字资源及合作建设特色文化资源等电子文件进行长期保存的机制，采用更新和迁移等方式保证数字资源的安全存储和永久获取，建立详细的资源保存清单，制定电子文件日常管理方案和应急预案，做到电子文件管理的制度化和常态化。在实际业务工作中，随着数据复杂度的提高、业務系统重要性的提高、业务复杂程度的提高，要及时地完善长期保存管理制度，在流程控制、规范审核、人员选择、业务管理等多方面进行不断改进和提升，从而建立合理的保存系统，适应公共图书馆的发展。
（二）将元数据著录工作落实到位。电子文件的管理就是元数据的完善和管理。根据实际工作情况，电子文件元数据可分为电子业务元数据、保管元数据和资源描述元数据三种类型。其中电子业务文件需要确定一份简单合理的命名规则并能够做到人人遵守；保管元数据需要设立专人进行随时登记和定期维护；资源描述元数据可以根据电子文件不同类型参照国家图书馆数字图书馆对象数据的元数据标准进行著录，这需要具备一定知识和经验的工作人员来完成。
（三）建立电子文件长期保存机制。我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》中指出存储电子文件的介质为光盘、磁带、硬磁盘等。异质备份是把电子文件拷贝到不同性质的介质上，如分别存储在磁性载体和光学记录载体上，而同一类型的储存介质也应选择不同厂商的产品或者同一厂商不同批次的产品，降低因特定制造商或是特定批次产品出现问题的风险。海量的数字资源作为图书馆服务的根基与保障，为存储规划、存储管理、存储系统建设等都提出了严峻的挑战。因而，要学习最新的存储技术，汲取成功的技术方案和经验成果，从而为资源的保存提供坚实的技术保障。建立电子文件长期保存机制，策略为光盘一套，磁带一套，硬盘一套。磁带的保存性能比较稳定，性价比较高，所以使用磁带作为数字资源长期保存的介质。在进行长期保存工作中要防止电子文件的变更和破坏，也要保持其可获得性。
（四）合理使用媒体资产管理系统。媒体资产管理系统是一套专业的数字化软硬件系统，其在电子文件的管理和使用过程中具备以下特色和优势：
1.上载文件和格式转换。通过专业的格式转换处理服务器完成上载音视频、图片、文档的格式转换和添加数字水印等任务。音视频编码格式转换可以将高清晰度视频转换为可用于网络播放的H.264，FLV文件。视频可以在重要的时间节点进行关键帧抽取，方便后期查找。
2.元数据编目。媒资系统提供文件编目功能，支持xml、 excel等元数据格式文件的批量导入。不同类型的文件提供不同元数据著录结构，且可根据实际文件自定义编目。系统对图片文件可以直接读取EXIF信息，自动映射到相应的元数据字段。
3.存储机制和数据安全。数据冗余是实现数据安全的最基本手段，媒资系统采用在线、近线和离线三级存储方式，将重要的电子文件备份存储在两盘数据流磁带上，对一份数据创建多份副本来保障数据安全。
4.检索功能。媒资系统可以实现文档的全文检索，并且提供以创建修改时间、格式、大小、标签、逻辑关系等条件进行电子文件的高级搜索，实现文章的准确便捷搜寻。
5.系統管理。系统审计提供对电子文件使用、下载、搜索、登录历史等信息的日志。系统管理员通过查看操作记录能够追溯安全事故的原因。
6.系统安全。为保证电子文件的安全，系统管理员可以对用户查看、编辑、下载、删除等权限进行分配和控制。媒资系统还具备回收站功能，可在一定时间内恢复删除的数据，防止用户误操作带来的损失。合理使用媒资管理系统作为管理多媒体电子文件的辅助工具，能够帮助数字资源建设部门有效管理电子文件。
四、结论和展望
电子文件管理是一项重要的管理工作，从领导者到员工都应提高对这项工作的重视并将其落实到每一项具体工作内容中，加以辅助适应实际需求的电子文件管理系统，才能有效的提高工作效率。
【参考文献】
[1]电子文件管理暂行办法[EB/OL].[2018-07-05].http：//www.qgdaj.gov.cn/zcfg/html/26.html.
[2]冯惠玲.电子文件管理100问[M].北京：中国人民大学出版社，2014.
[3]电子文件归档与电子档案管理规范[EB/OL].[2017-07-05].http：//www.doc88.com/p-0731399704122.html.
[4]大洋媒体资产管理系统[EB/OL].[2018-07-11].http：//www.doc88.com/p-7078977755859.html.
[5]肖秋会.电子文件长期保存：理论与实践[M].北京：社会科学文献出版社，2014.
[6]郭梅娜.图书馆电子业务文档长期保存方案研究[J].河南图书馆学刊，2016，36（5）：98-99.
[7]金玲.图书馆电子业务文件归档研究[J].兰台世界，2016 （10）：98-99.