关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考
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【摘 要】在企业全面发展的过程中，越来越多的人意识到文书档案保密工作的重要性，其保密工作开展的好坏和企业的发展有着千丝万缕的关系。尤其是在新的形势下，我们需要不断强化企业文书档案保密工作，以期能够有效促进企业的发展。
【关键词】新形势；企业档案保密管理；问题；对策
一、前言
档案保密工作的好坏，直接影响到党和国家及企业的稳定和利益。文书档案管理的水平决定了企业生产、经营、管理能否正常运转，企业的各项决策取决于文书档案信息的准确性和机密性。
二、我国文书档案保密工作中存在的问题和不足
（一）文书档案保密管理信息化建设工作一直处于较低水平
现在随着时代的发展和人们需求的改变，各大企业文书档案工作都做出了一定的改善，但是传统思想对其的影响是非常长远的，直到现在还是有一部分企业文书档案采用的是年度归档的旧方式，并且关于整理归档、查阅借用等的规章制度完整性很差。除此之外，文件归档等一系列的工作环节，还是坚持的人工手动操作，增加了出错的可能性。同时，在个别企业能够发现不设置专门文书档案员的情况，该职务一般是由职能部门人员兼职，这部分人因为接受专业且系统的文书档案知识学习较少，在现代文书档案信息化要求面前力不从心。
（二）关于文书档案保密管理制度建设工作存在的漏洞
部分企业方案意识有待提升，一些必要的管理原则，比如文书档案保密管理原则、保密的具体方式等等都没有形成制度化的文件，并且和文档管理相关的收集、整理、保管等细化内容几乎不会涉及，各级领导对于文书档案保密管理工作不够重视，没有明确的监督分工，导致监督工作落实不到实处。除外，部分企业虽然制定了文书档案保密管理制度，但是无论是基层的工作人员还是相关领导，都这些管理制度的熟悉度让人担忧，更不会将制度中的标准和要求落实到实际工作中去，最终导致文书档案保密管理制度建设一片混乱。
（三）领导和基层员工的保密意识都需要进一步提升
在新的历史时期，无论是企业领导还是文书档案保密管理人员，对企业文书档案保密工作的重要性始终没有一个清晰、全面的认识，所以两者的保密意识都比较差。一些企业的部分领导甚至都认为，只要能够满足自己的查阅，并且在有需要的时候能够直接复印相关文书档案就可以，没有必要制定合理的审批手续，但是实际情况却是一些需要保密的文件在被人们使用后做不到及时的归档，企业机密以这种方式被泄漏的情况非常常见，需要我们重视起来。
三、加强企业文书档案保密管理的有效措施
（一）做好文书档案库房管理中的保密工作
一般来说，文件档案的机密性主要是由于文件档案的仓库管理应严格按照国家有关规定建设。从档案保密的角度来看，将仓库放在办公楼底部是不合适的。仓库建成时，仓库应配备三个铁杆，仓库与办公室尽量分开，仓库与阅览室应分开。文件档案库应指定专人负责管理，制定严格的仓库管理制度和保密管理制度，不得让所有无关人员进入仓库。这是维护档案机密性和维护档案安全的基本保证。借用和查看文件档案，必须建立严格的规章制度和审批制度，防止档案备案后遗失秘密的发生。这不仅有利于日常工作，而且也确保了国家机密的安全。
（二）机密级以上文书档案的管理和保密工作
秘密级别以上的机密文件是党和国家的核心秘密，涉及国家的政治，军事，经济发展，关系到公司内部的生产经营活动和管理决策。因此，为确保国家核心机密的安全，有必要严格管理档案。在保密级以上文件管理中，首先是提高档案管理人员的素质和保密意识，使他们能够深入地认识自己的责任和义务，使他们的工作作风严谨，加强保密意识。这项工作是细致而实际的，对涉及的秘密保密。二是增加保险柜，防盗设备，视频监控器和烟雾报警器，确保机密文件和保密设备文件的安全。三是加强对保密级以上文件的日常管理。保密及以上文件的借用，转让和销毁应严格按照规定程序办理。认真执行登记和审批程序，必须经负责人批准后才能查询和借阅。否则，任何人都无权擅自查询或借阅文件。在使用保密级以上的文件后，应及时检查，检查并回复。如果发现应及时报告机密信息的丢失，找出原因并解决问题。发现的问题应该相互推断，问题的根源应当纠正。
（三）做好文书档案保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是根据企业工作需要正确分析和核实文件内容的实际作用，并根据文件的价值准确确定文件的保管期限。他们的使用和文件的保存价值；如果确定秘密保密期限的规定，秘密期限是国家秘密事务受国家有关保密法律法规的法律保护的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年标密，在一年以内的以月标密。这里所说的＂特殊规定＂是指制定保密范围的国家机关或上级机关，可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为＂长期＂。对规定为＂长期＂的国家秘密的文件、资料，在制作机关或上级单位未作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保管的保密管理措施，不得擅自给予解密和随意对外提供及销毁。
（四）档案管理人员的职责
做为一个文书档案管理人员必须努力学习，不断提高自身素质与修养，严格执行《档案法》，依法管理檔案。对党政管理和其他各项活动中形成的具有查考作用的材料及时收集，整理，评价，归类，归档销毁在党政领导和其他活动中查处形成的资料。同时要严格执行档案管理制度，对档案的保管和保密承担责任。及时发现问题报告并及时解决问题是文档文件管理员必须遵循的原则。就具体任务而言，每个文件档案管理员必须保持档案的完整性和安全性。这既是档案保存的基本任务，也是档案保存的目的。在日常的纪录片档案管理工作中，它必须在没有损坏，遗失，散布或垃圾的情况下完成。
四、对现有的文书档案监督机制进行完善
首先，企业要建立健全文书档案保密工作制度。企业想要获得长久的发展离不开制度的＂庇护＂，为了更好地做好文书档案保密工作，我们要根据实际需要，不断建立和健全文书档案保密工作制度，但是必须强调，制度的制定是建立在一切从实际出发的原则上的，这样才能保证制度的可行性和有效性，规范档案工作行为，不断加强保密工作。与此同时要切记，时代和企业都是处于不断变化发展中的，我们制定的规章制度也要紧跟发展不断做出相应的调整，实事求是，与时俱进，确保文书档案保密工作能够在实践中不断被完善和更新，进而全面促进我国保密工作的发展。
其次，企业要有效完善监督管理机制：其一。务必在办公区域安装一些先进的监督设备，这样可以方便对文书档案的查阅、利用和管理等人员进行监督；其二，不断完善各种监督制度。常见的有企业涉密文书档案的调阅管理等等，需要严格制定管理制度，任何人都没有权利在没有经过批示的情况下对档案进行调阅；其三，认真明确监督职责。建立健全档案管理人员监督体系，通过各种各样的方式和途径对文书档案的各个环节进行检查，目前常见的方式有突击检查、专项检查，从多个角度不断加大监督管理制度，在检查的过程中一旦发现违法违规行为，一定要依法进行查处，任何人都不能有例外，全方位做好文书档案保密工作。
五、结束语
做好文书档案保密工作，任务是艰巨而光荣的，为此我们每一位文书档案管理人员要在工作中不断积累经验，根据本企业特点制定和完善档案管理中的各项保密制度和监督措施，不断提高文书档案管理水平，既确保国家秘密安全，又满足企业日常利用需求。
【参考文献】
[1]常媛姿，康伟.新形势下企业文书档案的保密工作探析[J].企业文化，2015（2）：30