新时期人事档案的电子信息化管理探析

　　张夏萍 雷越麟
　　【摘 要】新时期人事档案电子信息化管理现状为：硬件设施不足；工作效率低下；管理人员综合素质有待提高。当前电子信息化应用于人事档案管理的有其优点及必要性：企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求；建立电子档案可以有效保护原始档案；完善企业内部管理的必然要求。因此提出新时期企业人事档案实施信息化管理的优化路径：不断完善电子信息化系统；建立企业人事档案的信息数据库；转变档案管理人员的意识；企业需要加强对档案管理人员的培训
　　【关键词】人事档案；电子信息化管理；新时期
　　一、新时期人事档案电子信息化管理的现状
　　1.硬件设施不足
　　由于我国企业的人事档案管理正处在向电子信息化逐步过渡的阶段，所以各方面的工作都不完善，尤其是在硬件设施上，虽然部分企业已经开始使用了电子信息化的管理方式，但是并没有根据实际的发展需求对设备及相关管理系统进行更新和升级[1]，硬件设施跟不上所以其他的软件系统也就得不到提升。从而也就造成了现阶段企业的人事档案电子信息化管理方式得不到很大的提升，人事档案管理工作效率依然较低。
　　2.工作效率低下
　　由于电子信息化管理方式是一种比较新颖的管理方式，所以各企业的人事档案管理人员还没有形成成熟的电子档案管理意识，在工作中还是会使用一些传统的人事档案管理方法来进行工作，降低了人事档案管理工作的质量。除此之外，管理人员刚刚接触到信息化管理这种新的管理方法，对各种设备的使用方法掌握不熟练，这也是造成企业人事档案管理工作效率低下的主要原因。
　　3.管理人员综合素质有待提高
　　大多数企业对人事档案管理工作的重视程度不高，所以进行这项工作的管理人员大多都不是专业的人事档案管理人员。由于他们自身的专业知识欠缺，所以将这些人安排在该岗位上容易出现各种问题。尤其是在人事档案电子信息化管理转型过程中，对管理人员的综合素质要求更高、更严格，要求他们同时具备丰富的人事档案管理经验和熟练的计算机操作技能[2]。因此，现阶段，要想更好地完成人事档案管理工作就必须要不断地提高管理人员的综合素质。
　　二、电子信息化应用于人事档案管理的优点及必要性
　　企业人事档案采用电子信息化管理，可以实现对各类资源的收集和共享，有利于强化企业各部门之间、企业之间的聯系与合作，全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值，帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候，利用计算机、互联网和电子信息系统，可以减少新人资料的搜索时间，方面快捷，节省时间，同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后，可有效减少信息的传输环节，减少纸质档案的使用效率，节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性，在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外，人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量，提高了企业人事档案管理速度。具体来说，企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。
　　1.企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求
　　如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。
　　2.建立电子档案可以有效保护原始档案
　　传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下山计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。
　　3.完善企业内部管理的必然要求
　　通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。
　　三、新时期企业人事档案实施信息化管理的优化路径
　　1.不断完善电子信息化系统
　　要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。
　　为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。
　　2.建立企业人事档案的信息数据库
　　人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是山于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套山数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。
　　3.转变档案管理人员的意识
　　在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防比黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。
　　4.企业需要加强对档案管理人员的培训
　　企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。
　　四、结语
　　人事档案管理工作的顺利进行能够更好地推动人才资源的流动，保证人才资源的合理充分利用，避免人才资源的浪费。所以为了充分发挥出人事档案的作用，使其价值最大化，就要在进行人事档案管理工作时改革以往传统的人事档案管理方式，加快推动管理规范制度的建立，推动人事档案管理朝着电子信息化管理的方向发展，从而极大提高我国的人事档案管理工作效率。时间的发展，电子信息化管理可以广泛普及各个企业，全面实现资源共享。
　　【参考文献】
　　[2]张好.浅谈人事档案电子信息化管理[[J].办公室业务，2017（07）：55.
　　[3]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[[J].办公室业务，2017（01）：28+46.