浅析新时期秘书人员应必备的素养

　　摘 要：在二十一世纪，伴随着信息社会的发展和经济的全球一体化，社会竞争变得日趋激烈。处在这样的社会大背景下，秘书人员作为领导的参谋和助手，仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的。因此，对他们综合素质的要求也越来越高。为了适应新形势的要求，秘书人员应该审时度势，不断提高自身的素养，在继承和发扬优良传统的基础上不断加以创新。本文从秘书人员的智能素养、秘书人员的工作技巧以及秘书人员的社会认知等不同视角，较深入地分析了秘书人员在新时期应该必备的素养…
　　关键字：新时期;秘书人员;必备;素养
　　中图分类号：C931.46 文献标识码：A
　　素养是素质和修养的总称，是一个人的品质和能力的总和。素质包括一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等;比如：一个艺术家具有艺术家的风范，一位经理具有经理的风度;修养通常是指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面达到的水平，这种水平是靠长期的学习与实践积累获得。二者关系密切，相辅相成，互为条件，互为影响素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养;修养则可以弥补素质的不足，比如：一个先天赢弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮;一个脾气暴躁的人，经过长期的学习，也会有所改变，等等。新时期合格的秘书人员，应努力提高自身的素养。
　　一、秘书人员的知识素养
　　1.基础知识和理论
　　基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造的潜力就越大。是否具备一定的基础知识是衡量秘书人员是否称职的首要条件。基础知识主要包括这样几个方面的内容：
　　哲学知识：秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。
　　文史知识：这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识，更重要的是提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术;语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说，它是不可忽视的知识基点;历史知识对于秘书人员来说，历史知识有利于引导他们摒弃封建＂奴性＂思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。
　　计算机及相关的办公软件、互联网知识：先进的电子技术设备使秘书人员的工作效率大幅度提高。而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到＂秀才不出门，而知天下事＂。这点是当今社会对秘书人才提出的新要求。
　　2.专业知识
　　精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识（如秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等）和工作方法技能（如公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等）。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋和助手。如在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识;在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识;在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识。其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。
　　二、良好的社交素养
　　随着改革开放的不断扩大，国内外交往越来越频繁，接待活动越来越多。秘书需要经常随同领导或代替领导接待来自不同地区或兄弟单位的来访者，甚至国外来宾，接触的事情广泛。这些社会交往工作，对提高本单位的知名度、扩大对外影响有着直接的关系。秘书人员在这些交往工作中起着沟通渠道、宣传形象、促进友谊的作用。所以，秘书人员一定要具有良好的社交素质，才能发挥其应有的作用。此外，由于秘书在行政管理工作中起着联系上下、协调左右的作用，因此，在一个单位中，同事与领导、同事与同事、秘书与领导、秘书与同事的关系如何，与秘书的工作和秘书的人际关系处理能力有极大关系。秘书人员如果没有较强人际关系处理能力和社会交际能力，是很难当好领导的参谋与助手的。
　　三、良好的心理素养
　　作为秘书人员必须具备有坚强果断的性格。随着我国改革开放不断扩大深入，内外交往、联系、合作越来越多，越来越扩大，理所当然，秘书的任务和遇到的矛盾也会越来越多，问题也会越来越复杂。面对这种情况，秘书人员一定要具有克服困难的勇气和解决矛盾的办法，对事业充满信心。尤其在改革开放的今天，由于情况千变万化，随时都有可能出现一些始料不到的突发和偶发事情，作为秘书人员一定要有应急精神和应变能力以及果断的性格，才能适应各种的变化，完成各项任务。
　　四、结语
　　综上，新时期的秘书人员一定是一个全能型的助手，同时还要注意秘书人员要加强素养的培养，积极创造条件加强学习和强化训练，努力产生气质，形成人格魅力，既是通才，又是专才，多才多艺八面玲珑左右逢源，在其领域内大显身手，成为尽职尽责能够为领导独当一面的得力助手。
　　参考文献：
　　[1] 吴欢章.秘书[M]秘书编辑部出版，2011.
　　[2] 陆瑜芳.秘书学概论[M].上海：复旦大学出版社.2001 年