大智移云背景下在财务共享中心的应用探索
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唐琦 姚晓林 官毅
【摘要】 大数据背景下，对财务业务进行有效整合、流程再造，实现组织结构优化和流程标准化的新型财务管理模式，已逐步成为企业财务共享中心提高管理效率、压缩财务核算成本并提升服务质量的目标。文章对企业财务共享中心费用报销、采购、资金管理、预算管理等重要环节的RPA具体流程进行了详细阐述与分析，并结合对账和财报审批的RPA应用案例，为企业财务共享中心的财务管理流程自动化提供借鉴与参考，以期推动财务向数字化、自动化和智能化方向发展。
【关键词】 机器人流程自动化;财务共享;财务转型
【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2019）24-0118-04
一、引言
现如今，财务转型已正式迈入智能化阶段，这一阶段是继财务集成软件阶段、财务业务集成阶段之后财务信息化发展的新方向。财务智能化基于大数据、云技术、物联网、区块链、人工智能等信息技术，利用技术引擎和大数据等信息技术手段，赋能集团企业财务数字化转型。智能财务满足了集团企业财务管理的四大新需求：无纸化报销流程、跨地区/跨国分支机构费用管理、智能财务分析和预算可控，通过ERP智能财务系统打破集团内横向和纵向的信息壁垒，使得流程与系统的结合方式从固化向敏捷流程发生再一次跃迁，在战略财务、專业财务、业务财务及共享服务等方面呈现出一系列智能化应用场景。
财务共享是近年来集团企业财务转型的焦点，创新技术应用的聚集地，也是构建面向未来的财务的基石。目前，我国企业对财务共享模式的应用从广度和深度上都已呈现出明显的差异，不仅体现在业务流程、核心技术、信息系统、组织架构等设计方面，更重要的是经营模式、管理理念、战略管理等方面的不同。信息系统、业务流程、核心技术、组织架构的设计和优化，支撑着财务共享的战略、管理理念、经营模式等。随着信息技术的发展，财务共享模式在未来的三到五年中，将围绕云计算、大数据、智能财务、＂互联网+＂众包、管理会计和全球化等多个方面，实现面向未来的突破，财务共享中心也将得到进一步提升，数字化、智能化的时机已经成熟，有助于财务共享中心实现流程化、标准化、专业化和自动化。
RPA（Robotic Process Automation，机器人流程自动化），是在人工智能和自动化技术的基础上建立的，以机器人作为虚拟劳动力，依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期任务的技术，将基于规则的常规操作自动化，例如读取邮件和系统、计算生成文件和报告、检查文件等。2017年，以德勤为代表的国际四大会计师事务所相继推出了财务机器人及流程自动化解决方案，标志着机器人流程自动化（RPA）开始应用于财务领域。RPA的应用不仅仅体现在财务领域，还体现在电信通讯、证券交易、产品零售、保险、银行、制造业、医疗卫生等领域。RPA的引入，将为财务共享模式下财务核算全流程的优化注入新的活力。RPA除了可以通过提高工作任务的准确性来提升工作质量，还可以提供审计跟踪、节省时间、节省成本和提高组织中员工的技能。通过使用软件机器人取代人工劳动，企业员工可以花费更多的时间专注于价值更高的工作。
本文基于＂大智移云＂的时代背景，阐述了财务转型、财务共享和财务机器人的关系，结合财务机器人的技术原理和功能特点，对RPA在财务共享中心的应用流程进行分析，并通过实际案例说明财务机器人的具体应用效果，以期推动企业财务向数字化、自动化和智能化发展。
二、RPA在财务共享中心的应用流程
财务机器人的应用场景需要符合两大要点：大量重复、规则明确。财务机器人最适用于具有清晰定义和极少例外情况下的重复和确定性过程，即适用于大量规则既定的交易活动，利用特定的软件算法，与多个应用程序交互，自动完成各类管理任务，在用户界面（即UI层）执行事务流程。常见的财务流程包括员工费用报销、采购到付款、订单至收款、固定资产核算、存货到成本、总账到报表、资金结算等。
（一）费用报销
费用报销流程是财务共享中心实施的最为普遍的流程，也是财务机器人使用最为广泛的流程，具体包括以下子流程，如图1所示。
1.接收报销单据。支持多渠道采集发票信息，财务机器人自动识别各类发票和单据，分类汇总并分发传递，同时自动生成报销单并发起审批申请。
2.智能审核费用报销。设定费用报销审核规则，将其内嵌至费用报销系统，财务机器人自动按照设定的逻辑执行审核操作，如校验发票真伪、检查发票是否重复报销、进行预算控制、审查报销标准等，并记录合规检查结果;对于有问题的申请，邮件通知申请人并记录财务检查结果。
3.自动付款。报销单通过审核后自动生成付款单;付款单进入待付款中心，财务机器人依据付款计划执行付款操作。
4.账务处理及报告。付款单依据记账规则自动生成凭证，凭证自动提交、过账，并生成账务报告，财务报告和分析报表自动汇报至管理层。
（二）采购到付款
实现从供应商管理、供应商对账到发票处理及付款整个过程的无缝衔接是采购到付款流程的重点，财务机器人可使采购到付款流程中重复率高、业务量大的工作实现自动化，如图2所示。
1.处理请款单。通过OCR扫描请款单并识别相关信息，由财务机器人将请款单信息输入ERP系统，对订单信息、发票信息、入库单信息进行匹配校验。
2.采购付款。财务机器人自动完成审核、数据输入和付款准备，提取付款申请系统的付款信息（付款账号、户名等），并提交网银等资金付款系统进行付款操作。
3.账务处理及报告。财务机器人将应付模块的凭证信息导入总账，进行账务处理，如对应付和预付进行重分类等，并生成财务报告。
4.供应商对账。人工设置好对账触发时间，财务机器人登录财务模块，查询供应商信息并导出，自动向供应商发送邮件，完成对账提醒，并自动完成订单状态查询、发货状态查询。
5.供应商主数据维护。财务机器人将供应商提供的资料信息上传至系统中，比如获取营业执照影像并识别指定位置上的字段信息，到供应商主数据管理系统填写信息，并上传相关附件等。
6.供应商资质审核。财务机器人自动、定期审核供应商资质信息并反馈结果信息。
（三）资金管理
资金管理是日常性和重复性较高的工作，利用财务机器人进行资金管理可以减少人工劳动量，具体子流程如下：
1.银企对账。财务机器人取得银行流水、银行财务数据，并核对银行账和财务账，自动出具银行余额调节表。银企对账的具体流程如图3所示。
2.现金管理。财务机器人根据设定的现金上划线执行自动现金归集、自动现金计划信息的采集与处理等;引入智能算法，按照预设的规则，根据支付方式、支付策略、支付金额等因素，计算最优组合，自动完成资金安排，安排结果可直接使用或供用户参考执行;同时动态监控资金收支，帮助集团企业实时掌控集团资金状况。
3.收付款处理。财务机器人根据订单信息和供应商信息，自动完成收款与付款。
4.支付指令查询。发出资金支付指令后，财务机器人可自动登录查询银行返回的支付结果，并邮件反馈查询结果。
（四）预算管理
预算管理在某种程度上较依赖人为判断，但财务机器人仍可借助于预先设置的模型，为预算决策提供参考。预算管理具体子流程如图4所示。
1.预算编制。预算管理人员预置集团企业预算业务模型，财务机器人按年统筹预算、按季度滚动预算、按月调整预算并自动分解期间费用、项目费用。
2.预算执行情况监测。在预算执行过程中，财务机器人实时监测预算的占用情况，对预算使用情况进行定时和不定时的检查审计。
3.创建预算报告。财务机器人使用历史和市场数据生成预算报告，并创建预算与实际的差异报告。
三、基于RPA的财务共享中心实践案例
（一）RPA在电商企业的应用案例
对账核算是一项非常繁琐的工作，尤其是对电商平台来说，庞大的日订单无形中给财务团队带来了巨大的压力和工作量。国内某知名烘焙食品企业，一直深耕线下实体门店，目前在全国已开设300多家直营连锁门店。智慧零售时代，该企业紧跟时代脚步，线上线下业务共同发展。在取得丰硕成果的同时，该企业也面临着一些挑战，线上线下订单突增导致的对账困难问题尤为明显。一方面，线上线下业务的对账逻辑不一样;另一方面，财务人员对规则复杂的电商业务形态不甚了解，经常加班加点仍对不清账，遇电商活动时甚至无法对账。在不改变现有IT系统的前提下，为加快企业数字化转型、提升系统处理效能，该企业选择了RPA对账机器人，通过RPA开展业务流程化和提效。
目前该企业对账流程的痛点在于：第一，线上业务订单量大，月订单基本10W级起步，通过表单处理对账操作，Excel表格在处理函数时的响应速度严重影响了对账工作。电商活动期间，订单量甚至大到无法打开Excel表格。第二，对账操作繁琐。对账工作人员需要登录不同系统，获取不同数据，如订单、发货单、流水单、银行明细等，统一在Excel表格中进行人工匹配，匹配成功后，对于差异进行处理，人工处理效率低下。第三，重复性高，易出错。在对账数据量大、重复、耗时长的情况下，人工对账方式极易出错，难以满足财务合规性要求，而且无法支撑业务系统进行准确的数据决策。第四，财务人员缺乏业务经验。无论是在对账过程中，还是在判断差异时，都要求财务人员对业务逻辑、电商规则有一定了解，可以幫助财务人员更清晰地了解信息流与资金流的来源与去路。目前，财务人员对这些方面还有所欠缺。针对上述问题进行流程优化：
原对账流程如下：（1）登录网银系统;（2）选择不同参数获取账户余额、明细、对账单等数据;（3）编辑整理获取的交易流水、余额等数据;（4）匹配相关信息，将处理后的相关信息以邮件方式发送给相应的财务人员;（5）重新认领并审核通过后，进行不同的差异处理;（6）差异处理后制作头寸管理日报表等管理报表。
优化后的流程如下：（1）运行RPA系统;（2）一键运行登录，自动完成数据抓取、匹配、核实、发送邮件;（3）审核通过后自动生成报表。
优化后的应用效果如下：（1）财务效果。单单核对：用最简单的对账逻辑，避免账务漏对的情况;单滚动核对：解决了交易跟踪问题和长期账务混杂问题;差异账单信息可以清晰留存，方便快速查找;电商数据分类清晰，便于取用分析。（2）降本增效。对账工作从原来2人全天候24h的工作量降低到1人1h即可完成;效率提升了95.8%。（3）流程标准。原有对账流程复杂、无法得到标准数据，通过RPA重新梳理和规范业务流程，使得企业业务数据清晰、流程统一，易于复用和管理。（4）企业发展。通过RPA加强了企业管理的科学性、发展性和高效性，使企业能够快速应用信息化来适应时代和市场需求的不断变化。同时，企业计划利用账单数据进行大数据分析，实现数字化转型。
（二）RPA在金融企业的应用案例
某大型金融机构需要对贷款客户进行贷后管理，通过财务报表以及相关信息对贷款客户进行管控和分析。由于财务报表和相关信息均发布在巨潮资讯网以及一些第三方平台上，需要人工分别进行多次登录，下载对应PDF格式财务报表后，再人工绘制贷后管理相关报表，用于分析和审计。由于贷出客户较多，该金融机构需要定期投入大批量人力处理这项业务，效率较低。该金融机构选择通过RPA进行业务流程优化提效，解放了人力，并保证了工作的准确性。
目前该金融机构财报审批流程的痛点在于：（1）业务量大，生成的PDF格式文件无法编辑，人工操作繁琐，无法进行自动化;（2）人工操作编辑数据，对输出质量稳定的结果存在较大挑战;（3）业务频次高，占用人力成本较高;（4）整个流程共投入10人进行操作，每家客户的处理时间大约为8小时。针对上述问题进行优化：
原财报审批流程如下：（1）人工登录巨潮资讯网等平台;（2）根据公司、时间等维度下载需要的财务报表信息;（3）打开Excel表格，按照模板填入已下载的PDF格式财务报表中的信息;（4）编辑以及汇总报表;（5）给相关人员发送邮件。
优化后的财报审批流程如下：（1）运行RPA系统;（2）一键运行登录，自动下载符合条件的PDF格式财务报表，获取内容，填充编辑Excel表格，编辑生成汇总报表;（3）发送邮件通知结果。
优化后的应用效果如下：（1）降低操作风险。全流程由机器人自动完成，避免了人工干预。所有调度都登记审计日志，可追溯历史执行过程及结果。（2）及时性。每月定时自动处理，7×24小时跑批，确保报送和结果反馈的及时性。（3）降低成本。由原来的10人操作减少至1人操作，每家客户的处理时间由原来的8小时减少至5分钟。
四、研究启示与展望
本文通过对RPA在财务共享中心的适用流程进行分析，并结合实际案例说明财务机器人在企业财务流程中的具体应用效果。在RPA应用取得成果的同时，企业也必须清楚地认识到RPA的局限性，结合RPA的功能及业务特点进行科学部署。为了保障RPA正常、有序运行，快速、高质量地响应业务需求变化，企业需要针对RPA设计更完整、详细的跟踪优化机制，从而最大限度地发挥RPA的效用，实现应用RPA的最大收益。
未来RPA的发展方向，将是运用人工智能、机器学习以及自然语言处理等技术，以实现非结构化数据的处理、预测规范分析、自动任务接受处理等功能。伴随着RPA技术的飞速发展，RPA+AI的结合，将会在更多的行业掀起变革的潮流。
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【作者简介】
姚晓林，大连东软信息学院信息与商务管理学院副教授，财务管理博士。