规范化管理在医院风险管理档案中的应用效果分析
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【摘要】本文通过对医院风险管理档案进行规范化管理的重要性以及目前存在的问题进行探讨，并对规范化管理在医院风险档案管理中的应用效果进行了分析，希望能够为未来医院风险管理档案工作的发展提供参考。
【关键词】医院; 风险管理档案; 规范化管理
随着我国医疗卫生事业的发展以及人们对于身体健康重视程度的提高，医院的医疗卫生服务事业也面临着巨大的压力。因此，医院在医疗事故、药物不良反应、爆发大范围感染事件等风险事件方面的重视程度也在不断增强。档案作为医院重要的信息资源，对于医院的发展有着非常重要的意义。特别是对于医院风险管理档案来说，能够为医院管理层分析风险事件发生的原因并提出相应的改进措施提供重要的参考和辅助作用，对于医院服务质量和服务水平的提高有着重要的促进作用。只有对医院风险管理档案进行规范化的管理才能够使其价值得到充分的挖掘和发挥，从而为医疗工作的开展和医疗纠纷的解决提供重要的参考依据，实现医院的稳定和可持续发展。
一、医院风险管理档案内容
医院风险管理档案的内容所涉及的方面较多，主要可以从以下3个方面进行分析：
（一）管理性文件。主要指对医院的风险管理具有重要意义或者效果的资料文件。具体可以分为风险管理程序文件、风险管理目标文件、医院委员会及各分会的责任授权以及变动文件、任务报表文件、事故报告文件、法律文件等。管理性文件的主要作用是对医院的风险管理程序和过程进行全面记录，使医院的风险管理有据可查，从而使医院风险档案管理的工作效率得到良好的保障和提高。
（二）操作性文件。该类文件主要是指对医院内各项事务资料、指标、医院的风险管理决策、实施情况和实施结果等相关资料进行收集的档案。具体可以分为资料性收集档案、指标档案、风险确定档案、改进措施档案、实施档案、有效性测量档案，群体事件处置过程记录，风险报告和培训资料。其中资料性收集档案是指医院病人相关病历资料、医疗事件（员工伤害、药物不良反应，暴力事件等）、风险调查监测等相关资料。指标档案是由国家、医院确定的风险指标的档案。风险确定档案以及改进措施档案是指院内相关部门对医院内的风险进行评估和预期的相关资料。实施档案以及有效性测量档案是指针对相关的风险改进措施的落实情况以及实施效果的相关资料。群体事件处置过程记录是指医院在安排处置群体性事件和大范围爆发的感染事件过程的详细记录以及领导处置批示记录等等。风险报告培训资料则是通过记录医院风险管理措施来实现对医院风险进行持续改进的资料。
（三）决策性文件。主要是指医院针对风险问题提出的改进措施和落实情况等方面的相关资料。主要内容包括风险管理部门在与其他部门进行交流时发现的问题和接受到的意见反馈，据此提出的风险趋势预测和相关改进措施，以及这次措施的有效性评价。
二、医院风险管理档案规范化的重要性
医院风险管理档案是对自医院建立开始一直到现在的业务情况、技术水平、器械使用以及医疗事故等进行的详细记录，是医院管理方面的珍贵材料。对医院风险档案进行规范化管理，一方面能够有效监督医院的运行、管理，提高医院的工作效率，为医院发展和医疗改革提供重要的参考依据。另一方面，风险档案对医疗过程的详细记录，决定了其是发生医疗事故或者医疗纠纷时的重要法律凭证和原始证据，是对医院、医生是否存在过失进行确定的重要材料。因此，加强对医院风险档案的规范化管理对于医院业务水平的提高以及医疗风险的降低有着非常重要的意义。
三、医院档案规范化管理中存在的问题
如上文所述，医院风险管理的档案内容较为繁杂，且档案的规范化管理对于医院服务质量和服务水平的提高有着非常重要的意义。然而目前在部分医院的风险档案规范化管理中还存在着一些问题，使其应有的价值和作用无法得到充分发挥，主要体现在以下两个方面：
（一）风险档案管理制度不健全。医院的风险档案往往分散于各个管理部门，由于缺乏统一的管理标准制度，导致不同部门所采取的管理方式各不相同，例如专人管理或者岗位轮换管理等方式。其中在岗位轮换管理方式中，由于不同人员的档案记录习惯不同，加上还有自己的本职工作要完成，从而导致了档案的内容上缺乏规范性和完整性，在进行档案交接时也容易出现缺失和遗漏的现象。同时档案资料的分散也导致了档案的完整性和更新工作受到较大的影响。由此可见，由于没有统一、健全的风险档案管理制度，对档案的规范化管理造成了非常不利的影响。
（二）风险档案管理人员专业水平不高。相较于医院的医疗业务，档案管理工作的地位要相对较低，在部分医院中往往没有对其进行足够的重视。一方面，由于档案管理人员专业知识较为缺乏，管理人员流动性较大，整体管理素质水平较低，导致其不能正确认识到风险档案管理工作的重要性，把档案管理工作简单认为是保管和整理，使得档案管理工作的效率十分低下，同时对档案的规范化管理也造成了一定的影响。另一方面，由于档案管理工作的相关设备较为落后，導致档案的储存、检索工作较为繁琐，使得档案的价值无法得到有效发挥。
四、规范化管理在医院风险管理档案中的应用效果
目前医院风险管理档案规范化管理中存在的问题导致了医院的发展受到了较大的影响。因此，如何针对这些问题采取相应的措施进行解决就成为了医院管理工作中一个重要的问题。要想使规范化管理在医院风险管理档案方面发挥良好的应用效果，可以从以下几个方面入手进行改进。
（一）完善档案管理制度。完善的管理制度是一切工作顺利进行的重要保障。在医院风险管理档案的规范化管理上，要找到目前的档案管理制度中存在的缺陷和漏洞并进行完善，对档案管理的流程和程序进行改进，保证其合理性、高效性。对于不同部门的风险档案管理，要制定出统一的标准和要求，并根据各部门的实际情况提出具体的工作要求。要明确档案的记录、保存和使用等各环节的要求.1.档案记录要使用黑色碳素笔或钢笔在专门的档案记录纸上进行书写，并保证记录工作及时、全面和详细，不得出现内容上的遗漏，同时做好电子备份。2.在档案的保存上要实行多种载体存档，并按照档案部门、档案内容和重要程度进行三级分类，档案内容要按照文字-图标-声像等顺序进行排列，从而方便后期进行档案的查询和使用。3.在档案的使用上，要对档案的质量进行评定，发现问题及时反馈给相关部门进行解决。对于发生医疗纠纷等情况需要复印档案时，要保证档案复印件的文字清晰，不能出现缺页或者漏页，并做好复印记录。
（二）建立风险管理档案管理组织。为了解决医院风险管理档案分散在各个部门而导致的档案记录缺乏完整性和系统性的问题，医院要通过建立专门的风险管理档案管理组织。以院长作为组织领导，主持组织内部的各项事务，并参与和监督风险管理政策的制定。各科室主任和部门主管作为管理组织成员，对风险管理档案的规范化管理质量进行负责。定期召开会议，对管理工作中遇到的问题以及风险管理档案中所反映出的管理风险进行讨论和评估，对院內不良事件进行调查分析，并提出相应的处理和应对措施，使风险管理档案管理工作的系统性、规范性以及管理效率大大提高。
（三）提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作归根到底还是人来进行管理，因此档案管理人员的素质水平高低就成为了决定档案管理工作水平高低的关键之一。针对档案管理人员专业素质水平不够的问题，医院要重视并加强对档案管理人员的培训工作，使档案管理工作的水平得到切实提高。一方面，要提高管理人员的专业知识水平，通过参加国家、省、市档案局组织的专门课程培训使档案管理能力得到有效提高，也可以通过网络学习的形式吸取其他医院在档案管理工作上的经验和成果，并转化为自己的知识运用到档案管理工作当中。另一方面，更要对档案管理人员的责任意识进行提高，增强他们对于档案管理工作的重视程度，使其能够尽职尽责完成档案管理工作，自觉遵守相关的规定和纪律，从而使医院风险管理档案规范化管理工作得到进一步的推动和发展。此外，除了加强对现有档案管理人员的培训以外，还要加强对档案管理方面人才的引进，从而使档案管理队伍的整体素质得到提高，促进医院风险管理档案更快实现规范化管理。
（四）加大资金投入。由于部分医院对于风险档案管理工作的重视程度不够，不能正确认识风险档案管理工作对医院发展所具有的重要作用，因此在档案管理方面的人力、物力投入不足，档案管理设施落后，使得风险档案管理工作的效率较差。无法发挥其应有的作用。因此，医院要加大在风险档案管理方面的资金投入，通过建设专门的档案室和档案柜，并在档案室内划分出保管室、办公室以及阅览室等区域，并引进先进的档案管理系统和硬件设施，提高档案的查询、检索和使用的效率。另外还要完善档案保护设施，做好＂防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防紫外线＂的档案八防工作，使档案的保存时间能够得到延长，更好地为医院发展服务。
五、结语
综上所述，随着我国经济社会的发展，医院在医疗卫生安全方面面临着巨大的压力。而通过医院风险管理档案，帮助医院有效地解决医疗风险事件。由此可见，对医院风险管理档案进行规范化管理对于医院的发展有着十分重要的作用。然而由于风险管理档案较为繁杂，且存在着档案管理人员素质水平不高、档案管理制度不完善等问题，导致医院风险管理档案的价值和作用无法得到充分有效的发挥。因此，针对目前存在的一些问题，医院应当通过建立健全档案管理制度，明确档案管理内容，提高管理人员的专业素养等措施，使档案管理工作能够为医院的发展起到更好的推动作用。
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